Do roku 2012 s méně papíry a na správné trajektorii

Jaký bude rok 2012 z hlediska elektronických a papírových dokumentů? Když budeme parafrázovat jednoho českého politika, můžeme konstatovat, že to bude rok průměrný. Bude v něm méně papírování než letos, ale více papírování než v roce 2013.

I když v posledních době tolik prognóz dramaticky selhává, trendy v oblasti zpracování dokumentů jsou dlouhodobě konsistentní a jednoznačné. Rozumíme totiž východisku a rozumíme cílovému stavu. Je zřejmé, že žijeme v epoše přechodu od stavu, kdy data jsou ukládána elektronicky, a kdy dokumenty mají listinnou podobu, ke stavu, kdy data i dokumentu budou elektronické.

Tehdejší prognóza hovořila o tom, že papírů bude ubývat a že zaměstnanci na všech úrovních budou trávit stále větší část pracovní doby činnostmi, které vyžadují zapojení kreativity nebo úsudku. To je prognóza, která se naplnila.

Je také zřejmé, že hlavní přínos nespočívá v úspoře za pár listů papíru, ale ve snížení pracnosti. Méně papírů znamená méně opisování, méně času stráveného hledáním, méně situací, kdy jsou stejné údaje zadávány dvakrát. Přínos je pochopitelně největší tam, kde se jedná o úkony časté a opakované. Nicméně i těch papírů v kancelářích ubývá.

Mimochodem, s pozoruhodnou spolehlivostí se vyplňuje prognóza, kterou firma Software602 zveřejnila přesně před třemi lety, tedy ještě v době, kdy statistiky ukazovaly pokračující nárůst počtu vytištěných stránek. Tehdejší prognóza hovořila o tom, že papírů bude ubývat a že zaměstnanci na všech úrovních budou trávit stále větší část pracovní doby činnostmi, které vyžadují zapojení kreativity nebo úsudku. To je prognóza, která se naplnila, ačkoliv nepočítala s novou technologií, jakou jsou tablety a smartphony. I když změny ušetřily někomu desítky hodin mechanického papírování a někomu zatím jen minuty měsíčně, trend je jednoznačný.

Takže třeba i náhodně prosazený a zdánlivě málo významný přístroj může ovlivnit vývoj na desítky let – všichni další budou vycházet z toho, na co je trh zvyklý.

Když se podíváme do zahraničního tisku (server bezpapiru občas některé články přetiskuje), vidíme, že něco podobného probíhá všude na světě. Ale v něčem mají Češi podstatnou výhodu – jsou na správné trajektorii. Jak před několika lety ukázali Ron Martiny a Peter Sunley v již klasické práci „Path dependence and regional economic evolution“, vývoj zpravidla nezávisí jen na možnostech a potřebách zákazníků, ale také na již zavedených technologiích.

Takže třeba i náhodně prosazený a zdánlivě málo významný přístroj může ovlivnit vývoj na desítky let – všichni další budou vycházet z toho, na co je trh zvyklý. Autoři to ukazují na příkladu klávesnice QWERTY. To je uspořádání kláves původně vyvinuté pro psací stroj, které dodnes respektuje i většina zařízení, která se psacímu stroji vůbec nepodobají. Nemá to žádný racionální důvod, kromě zvyklosti.

Česká republika má tu ohromnou výhodu, že vstoupila na trajektorii, kde práce s elektronickými dokumenty znamená elektronický podpis a jednoznačnou identifikaci původce dokumentu. Jak jinak tomu mohlo být? Tak například jedna globální korporace provozuje portál, kam se můžete zaregistrovat (nepotřebujete zadávat žádné prokazatelné údaje, stačí e-mail zřízený na google), poté do portálu vkládáte dokumenty ve formátu PDF a portál na ně připojuje ověřovací doložku. Pomůže vám i v tom, že vytvoří grafický obrázek podpisu podle jména, které jste při registraci uvedli. Jinými slovy, podpis je zcela oddělen od prokazování identity původce. A protože má tato korporace hodně peněz na reklamu, dosáhla toho, že některé větší firmy tímto způsobem řeší většinu právní ch úkonů.

Jiný region tedy nastoupil na jinou trajektorii. Na trajektorii, která znamená, že se jednou zjistí, že elektronické dokumenty jsou z principu neprůkazné.

Česká republika má tu ohromnou výhodu, že vstoupila na trajektorii, kde práce s elektronickými dokumenty znamená elektronický podpis a jednoznačnou identifikaci původce dokumentu.

Rozdíl je v tom, že u nás stát tenkrát sehrál svou úlohu. Nevyklidil místo jednotlivým firmám a jasně definoval, co bude pokládáno za právně platný elektronický dokument a jaké musí mít náležitosti. Vlastně si dnes už ani pořádně nepamatujeme, kteří ministři a kteří náměstci se na těch všech normách od zákonu o elektronickém podpisu až po datové schránky podíleli. Ale tito téměř bezejmenní politici a úředníci nás postavili na správnou trajektorii.

Takže ať máme v roce 2012 málo papírování a hodně času na důležitou práci. Budeme tu energii potřebovat.