Zjednodušení personální a ekonomické administrativy na Akademii múzických umění

Zákazník

Akademie múzických umění v Praze je největší umělecky zaměřenou vysokou školou v České republice. Skládá se ze tří fakult: divadelní (DAMU), filmové (FAMU) a hudební (HAMU). Má celkem 1200 studentů a 700 pedagogů. Většinu z těchto vyučujících tvoří externí spolupracovníci pracující na základě krátkodobých smluv.

Mezi studenty a učiteli existují velké rozdíly ve vztahu k počítačům. Zatímco na filmové fakultě je řada pokročilých uživatelů, mnozí hudebníci je používají jen neradi a dávají přednost papírům.

Situace před zahájením projektu

Zaměstnanci AMU musí řešit poměrně rozsáhlou administrativu. Souvisí to mimo jiné s tím, že většina pedagogů spolupracuje s univerzitou dlouhodobě, ale na základě krátkodobých smluv. To znamená, že je třeba poměrně často řešit jejich uzavírání a ukončování. Vedle toho se řeší záležitosti jako zahraniční služební cesty, vykazování a schvalování odpracovaných hodin apod.

Do roku 2007 se tato agenda řešila vyplňováním tiskopisů. Podstatná část materiálů chodila na studijní oddělení nečitelně nebo neúplně vyplněna. Úředníci pak museli trávit většinu svého času luštěním rukopisů, museli znovu kontaktovat zaměstnance a žádat je o doplnění výkazů apod.

Situace po nasazení řešení

Veškerá personální a ekonomická agenda se řeší pomocí inteligentních formulářů 602XML. Uživatel si stáhne z internetové stránky školy odpovídající formulář. Když jej otevře, má na obrazovce přesný obraz tiskopisu a postupně jej vyplňuje. Inteligentní formulář poskytuje kontextovou nápovědu, upozorňuje na povinné kolonky, provádí kalkulace, kontroluje správnost vyplnění atd. Po vyplnění formuláře jej zaměstnanec vytiskne, podepíše a odnese na studijní oddělení. Jiné žádosti a výkazy než vytvořené pomocí inteligentních formulářů 602XML nejsou přijímány. Nicméně i ti uživatelé, kteří počítače nemají příliš rádi, pracují s formuláři ochotně.

Pracovníkům AMU je k dispozici přibližně 50 inteligentních formulářů – od jednoduchých žádanek až po dynamické formuláře s opakovatelnými sekcemi a pokročilými kontrolami. Veškeré tyto formuláře jsou umístěny na webové stránce (www.amu.cz/amu/formulare).

Problémy s čitelností zmizely zcela, problémy s chybami téměř úplně. Inteligentní formuláře šetří i práci učitelů. Kromě toho, že vyplnění je rychlejší, využívají mnozí i možnost uložit si rozvyplněný formulář ve svém počítači a nová podání vytvářet jeho doplněním.

Dodané produkty a služby

•    602XML Designer, nástroj pro vytváření inteligentních formulářů a jejich aktualizaci
•    602XML Filler, bezplatná aplikace pro vyplňování inteligentních formulářů

Průběh projektu a hodnocení

V roce 2007 zakoupila AMU softwarový nástroj pro vytváření inteligentních formulářů 602XML, pracovníci počítačového centra školy byli vyškoleni a začali sami vytvářet první formuláře. U složitých formulářů zpočátku využívali pomoc zaměstnanců Software602, ale postupně se naučili sami vytvářet i hodně komplikované dokumenty s opakovatelnými sekcemi, složitými kalkulacemi a pokročilými kontrolami. Ještě v průběhu roku 2007 byly zprovozněny první formuláře.

Většina formulářů byla nasazena v roce 2008. V první fázi bylo zapotřebí poskytovat uživatelům zesílenou podporu, většinou se však řešily problémy související s běžným používáním počítače. Poté, co byly zprovozněny první formuláře, začali někteří zaměstnanci naopak žádat o rychlejší přechod od tiskopisů a šablon v kancelářských programech na 602XML.

„Dnes bych stejný produkt vybral znovu. Nevím, jestli se na trhu mezitím neobjevilo jiné řešení, ale nemám důvod je hledat. 602XML nám dává, co potřebujeme a nenarazili jsme na žádný významnější problém,“ uvedl IT manažer Dr. Radim Chvála.