Zákazník:
Industrial Business Services (IBS) je obchodní společností specializovanou na poskytování služeb pro průmyslové podniky. Předmětem služeb je outsourcing zaměřený na Engineering Commodity Procurement, tedy systém nakupování náhradních a montážních dílů pro stroje a technologická zařízení. Spravuje rozsáhlou databázi výrobců a dodavatelů dílů a zařízení, od nichž pro své zákazníky nakupuje.
IBS má 15 zaměstnanců a řadu externích spolupracovníků.
Dodané produkty a služby:
• Publikační licence 602XML
• Aplikace pro řízení vztahů se zákazníky 602 eBiz
• Návrh a vytvoření řady vzájemně provázaných formulářů
Situace před zahájením projektu:
Společnost IBS se připravovala na expanzi a proto se potřebovala zbavit omezení daných papírovým zpracováním dokumentů. Jednalo se zejména o pokrytí následujících činností:
• sběr požadavků zákazníků na nákup technických dílů
• komunikace s dodavateli, včetně sběru a zpracování nabídek
• posouzení nabídek a výběr optimálních variant
• předložení vybraných nabídek zákazníkovi
• kompletní řešení systému nákupu (objednávka, fakturace atd.)
Zaměstnanci IBS byli schopni tyto procesy realizovat včas a správně, ale nebylo by už v jejich silách pokrýt výrazně více zakázek. V takovém případě by byla IBS nucena najmout další lidi.
Vedle toho chtělo vedení IBS poskytnout zákazníkům větší uživatelský komfort a současně nástroj k on-line sledování stavu zpracování zakázky.
Současná situace:
Výše zmíněné procesy jsou automatizovány pomocí inteligentních formulářů 602XML. Poté co zákazník zadá do formuláře požadavky, jsou údaje přeneseny do centrální databáze, kde jsou automaticky generovány formuláře pro dodavatele. Ti do nich vyplní informace o ceně, termínu a technických vlastnostech nabízených dílů, údaje jsou opět automaticky přeneseny do databáze, připraveny k porovnání a nakonec je vygenerován finální dokument, který je zákazníkovi předložen ke schválení (nebo k výběru z několika variant). Obdobným způsobem jsou vytvářeny i objednávky a faktury.
V případech, kdy některý výrobce není ochoten elektronický formulář vyplnit (a pošle nabídku například faxem), pracovníci IBS údaje do příslušného formuláře prostě přepíší.
Všechny údaje jsou uchovávány v centrální databázi, takže při řešení každé další zakázky mají zaměstnanci k dispozici kompletní informaci o tom, kdy byly podobné položky nakupovány, od koho a za jakých podmínek, což jim pomáhá při oslovování a výběru dodavatelů a při vyjednávání s nimi.
Další formuláře umožňují zákazníkům nahlížet do části CRM systému tak, že v každém okamžiku vidí aktuální stav práce na zakázce.
Podle vyjádření ředitele IBS Petra Holubce by ke zpracování stejného objemu zakázek potřebovali bez formulářového řešení několikanásobek současného počtu zaměstnanců.
Verze pro tisk
