Společnost ČEPRO přešla na elektronické faktury, čímž ušetřila svým zaměstnancům i zákazníkům obrovské množství mechanické práce. Protože pokládá za důležité plnit od začátku veškeré požadavky legislativy, opatřuje odesílané doklady elektronickou značkou a kvalifikovaným časovým razítkem. Využívá k tomu produkt Software602 Print2PDF a službu SecuStamp, v integraci s SAP a karetním systémem vyvinutým na míru. K instalaci Print2PDF stačilo několik hodin.
Zákazník: 850 lidí, 1100 km potrubí a 17 skladovacích středisek
Společnost ČEPRO se zabývá přepravou, skladováním a prodejem pohonných hmot. Za tím účelem provozuje infrastrukturu, která zahrnuje 1100 km produktovodů, 17 skladů pohonných hmot a 10 středisek.
Kromě toho provozuje ČEPRO síť téměř 200 čerpacích stanic EuroOil a vydává vlastní platební karty.
Přijďte na seminář pořádaný portálem bezpapiru.cz a firmou Software602! Legislativa, procesy, technologie, praktické aspekty. Využijte našich zkušeností!
Společnost zaměstnává asi 850 lidí a dosahuje obratu asi 20 miliard korun.
Srdcem IT infrastruktury je systém SAP. Kromě toho provozuje ČEPRO řadu vlastních aplikací, včetně karetního systému.
Faktury, dodací listy a další dokumenty
ČEPRO vydává ročně téměř 100 000 faktur - především za prodej pohonných hmot a související služby a za pohonné hmoty hrazené z platebních karet. K mnoha fakturám jsou připojeny povinné přílohy – například dodací nákladové listy.
Dokumenty jsou vystavovány ve formátu PDF a opatřovány elektronickou značkou (serverovým certifikátem) a kvalifikovaným časovým razítkem. Veškeré doklady jsou archivovány elektronicky, většina z nich je elektronicky také odesílána (e-mailem).
Některým zákazníkům jsou zprávy dosud zasílány na papíře, nicméně i s nimi jsou postupně uzavírány dodatky ke smlouvám, které umožňují elektronickou výměnu dokladů.
Naprostá většina zákazníků přijala možnost dostávat faktury elektronicky ve formátu vhodném pro dlouhodobou archivaci velmi pozitivně. Kvůli snadnějšímu zpracování i kvůli tomu, že to usnadňuje a urychluje podávání žádostí o vrácení DPH.
Vzhledem k tomu, že se často jedná o velké částky a že se jedná o odvětví, kde kontroly finančních úřadů (faktury) a celních úřadů (dodací listy) postupují velmi přísně, musí být doklady perfektní. Proto je součástí níže popsaného řešení několikastupňový systém automatických kontrol.
Technické řešení: Vlastní aplikace, SAP a Software602 Print2PDF
ČEPRO využívá vlastní řešení, které spojuje ekonomický systém SAP, systém pro výdej pohonných hmot do autocisteren a aplikaci pro správu platebních karet a Print2PDF od Software602. Časová razítka jsou získávána prostřednictvím služby SecuStamp.
Součástí řešení je sofistikovaný systém kontrol, který umožňuje odhalit jakoukoliv případnou chybu.
Systém umožňuje provádět některé operace manuálně (například připojování málo obvyklých příloh k fakturám), nicméně i do těchto situací je postupně zaváděna automatizace.
Hodnocení: Rychlejší, snadnější, úspornější
Naprostá většina zákazníků přijala možnost dostávat faktury elektronicky ve formátu vhodném pro dlouhodobou archivaci velmi pozitivně. Kvůli snadnějšímu zpracování i kvůli tomu, že to usnadňuje a urychluje podávání žádostí o vrácení DPH.
Vedle toho ušetřila elektronizace spoustu práce fakturantkám společnosti ČEPRO, a to zejména ve dvou oblastech:
- Kompletace faktur a příloh (k jedné faktuře je zapotřebí často připojit několik dodacích listů z různých skladů, při papírovém zpracování to bylo velmi pracné)
- Dohledávání vydaných faktur v archivech
- Dalším přínosem je úspora za poštovné.
- Nasazení systému bylo pro společnost ČEPRO zároveň impulzem k další elektronizaci.
Produkt Software602 Print2PDF 9 (s propojením na službu SecuStamp) je využíván v základní verzi, bez jakýchkoliv úprav. Jeho nasazení bylo rychlé a hladké.
Verze pro tisk
