Jak se podepisuje a razítkuje na ČTÚ

Centrální instituce odpovědná za regulaci trhu s telekomunikačními a poštovními službami a s tím spojené činnosti je povinna – jakožto orgán veřejné moci – komunikovat od začátku listopadu prostřednictvím datové schránky. To přináší také povinnost vytvářet místo listin elektronické originály nebo stejnopisy dokumentů ve formátu PDF a opatřovat je podpisem, popř. i časovým razítkem.

Vybíralo se tedy mezi dvěma již připravenými produkty, konkrétně Print2PDF (včetně TSA Service) a technologií Adobe. Po několika týdnech porovnávání nabídek obou dodavatelů padlo rozhodnutí ve prospěch Software602.

Přeloženo do nároků na IT to znamenalo obsloužit několik typů uživatelů. Ti první vytvářejí dokumenty v rámci správního řízení v agendovém informačním systému MOSS od společnosti Aquasoft. Ročně to obnáší více než 110 000 podání.  Další uživatelé převádějí do formátu PDF z textů, tabulek a různých aplikací.

Úplně na začátku se rýsovala možnost pro převod do formátu PDF a pro začlenění časového razítka vyvinout nový modul agendového systému, ale touto cestou v ČTÚ jít nechtěli. „Proč absolvovat vývoj a ladění, jestliže to řešení už existuje a je ověřené?,“ vysvětluje k tomu ředitel IT Ing. Petr Landkammer.

Vybíralo se tedy mezi dvěma již připravenými produkty, konkrétně Print2PDF (včetně TSA Service) a technologií Adobe. Po několika týdnech porovnávání nabídek obou dodavatelů padlo rozhodnutí ve prospěch Software602. Jak dnes šéf informatiky ČTÚ říká, podstatnou roli hrála cena, ale nebyl to zdaleka důvod jediný. „Byla pro nás také důležitá skutečnost, že jsme nástroj pro konverzi dokumentů potřebovali zapracovat do stávajícího systému, a proto byla pro nás důležitá možnost úzké spolupráce firmy Software602 a řešitelem agendového systému MOSS. U konkurenčního řešení by byla spolupráce – vzhledem k již standardizovanému produktu – složitější ,“ vysvětluje.

Z hlediska uživatelů v procesu správního řízení (je jich v současné době přibližně 200) to znamená jediné kliknutí navíc.

Námaha, která se vyplatí

Větší část elektronických dokumentů (výstupů správního řízení) dnes vzniká v ČTÚ tak, že uživatel řeší jednotlivé kroky správního řízení v agendovém systému MOSS, tedy v prostředí, na které už je zvyklý. Rozdíl je jen v tom, že na konci procesu není rozhodnutí vytištěno na papíře, ale je převedeno do formátu PDF, opatřeno elektronickým podpisem a časovým razítkem a automaticky (pomocí webových služeb) předáno do spisové služby GINIS, kterou úřad využívá i pro obsluhu datové schránky.

Z hlediska uživatelů v procesu správního řízení (je jich v současné době přibližně 200) to znamená jediné kliknutí navíc. Dalších přibližně 150 zaměstnanců ČTÚ využívá ze systému MOSS právě jen modul Print2PDF, převádí dokumenty a prostřednictvím zmíněné spisové služby je posílá do datové schránky. Všichni ostatní mohou alespoň v případě potřeby konvertovat dokumenty do formátu PDF.

K dosažení tohoto stavu nestačilo nasadit technologii a vyškolit uživatele. Ještě předtím museli v ČTÚ vyřešit procesní a právní otázky. Které dokumenty bude třeba podepisovat? Které mají být opatřovány časovým razítkem? Jak bude vypadat proces pro jejich přípravu? „Technické řešení nyní pracuje bez významnějších problémů, ale v oblasti procesů ještě budeme muset některé věci vylepšit. Řešení je funkční, ale nemůžeme říct, že je to cílový stav,“ konstatuje Petr Landkammer. To je ostatně dáno i rychlostí, s jakou musely být změny zaváděny. I když v ČTÚ znali zákon a související vyhlášky, vzhledem k měnícím se technickým podmínkám přesnou podobu některých procesů prostě nebylo možné pevně stanovit předem.

Přes všechnu námahu a obtíže je ředitel IT ČTÚ přesvědčen, že ve střednědobém a dlouhodobém horizontu se elektronizace vyplatí. Ovšem dodává k tomu, že výše úspor bude do značné míry záležet na tom, jaká část procesů se podaří převést do elektronické formy.  V celé šíři se výhody a úspory mohou projevit až po dokončení elektronizace daného procesu jako celku.