Finanční informační systém upozorní, že faktura dosud nebyla uhrazena. Referent nechá vygenerovat upomínku, podepíše svým elektronickým podpisem a pošle šéfovi. Nadřízený schválí a odešle dokument prostřednictvím datové schránky zákazníkovi. Ještě týž den v partnerském podniku najde automat prohlížející datovou schránku doručenou upomínku a pošle ji do oběhu. Pracovník, pod nějž tato agenda spadá, najde v e-mailu link, kliknutím otevře upomínku, pustí automatické spárování s objednávkou a dodejkou a rychle vidí, že stížnost je oprávněná. Připíše tedy osobní komentář, potvrdí svým elektronickým podpisem a postoupí účtárně.
Změna s revolučními důsledky zůstala překvapivě skryta médiím, jejichž zájem se omezil na debatu, zda mají úřady v první fázi platit za odeslání zprávy 18 korun nebo jinou částku.
To není vizionářská představa, ale realistický popis, jak to může přibližně za rok vypadat úřednická práce v českých podnicích. Cestu k této změně otevírá novela zákona o eGovernmentu, kterou 6. května ve třetím čtení schválila poslanecká sněmovna. Změna s revolučními důsledky zůstala překvapivě skryta médiím, jejichž zájem se omezil na debatu, zda mají úřady v první fázi platit za odeslání zprávy 18 korun nebo jinou částku. Mnohem podstatnější je skutečnost, že datové schránky nebudou „jen“ nástrojem komunikace mezi podniky a úřady, ale stanou se garantovaným kanálem pro komunikaci všeho, co si dnes podniky (či podniky a občané) předávají doporučenými dopisy – počínaje fakturami a objednávkami přes smlouvy, výpovědi, požadavky na změnu nebo cokoliv jiného.
Co se stane letos…
Od 1. července, tedy už za přibližně pět týdnů, vstoupí zákon v platnost. K tomuto datu bude zprovozněn informační systém datových schránek, jednatelé podniků začnou dostávat obálky s přístupovými kódy ke svým datovým schránkám a fyzické osoby budou žádat o bezplatné zřizování datové schránky. Podniky a úřady si vyzkouší, jak se s nimi zachází, budou odesílány a přijímány první datové zprávy.Od listopadu již nikdo nedostane od žádného orgánu veřejné moci (úřady, soudy, policie atd.) žádný papírový dopis, až na velmi omezený okruh výjimek. Místo toho budou chodit datovou schránkou elektronické originály zabalené v datových zprávách. Podniky budou mít na výběr, jestli úřadu poslat papírový dopis nebo s ním komunikovat přes datovou schránku.
Podnik bude dostávat jak datové zprávy, tak doporučené dopisy a bude muset najít způsob jejich společného zpracování.
…a co až příští rok
Od ledna 2010 budou datové schránky i dispozici i pro mezipodnikovou komunikaci - těm, kdo se pro jejich "komerční" použití rozhodnou. V té době ovšem bude možné datovou schránku použít jen pro faktury a podobné finanční dokumenty. Prakticky to bude znamenat, že podnik bude dostávat jak elektronické, tak papírové daňové doklady, tak doporučené dopisy a bude muset najít způsob jejich společného zpracování.
Od poloviny roku 2010 budou datové schránky pokrývat veškerou mezipodnikovou garantovanou komunikaci, tedy veškeré dnešní doporučené dopisy a faxy. Samozřejmě, pokud o to bude podnik stát. Každému zůstane možnost posílat doporučené dopisy a každému zůstane možnost přijímat datové zprávy pouze od úřadů. Lze ovšem předpokládat, že takových případů bude v podnikové sféře rychle ubývat. Mimo jiné proto, že zkušenosti s datovou schránkou se nikdo nevyhne. To je situace v něčem analogická současnosti. Pokud někdo nemá rád doporučené dopisy, nikdo mu nebrání rozvážet obálky osobně. Ale nevyhne se tím povinnosti doporučené dopisy přijímat a reagovat na ně. S datovými schránkami tomu bude podobně.
Předvídatelná budoucnost
Mezitím bude zcela jistě přibývat také fyzických osob, které si nechají datovou schránku zřídit. Konec konců, její zřízení je zadarmo, odesílání zprávy bude stát méně než dopis a její obsluha rozhodně není obtížnější než obsluha elektronického bankovnictví. Proč by se tedy neměly dočkat masového rozšíření?
Velká výhoda, kterou podniky v tuto chvíli mají, spočívá v tom, že znají dopředu konečné uspořádání i harmonogram. Mohou tedy zavádět nové procesy a technologie postupně, ale zároveň tak, aby neinvestovaly do něčeho, co by se v další fázi muselo měnit.
Verze pro tisk
