S většinou technologických revolucí je spojeno přechodné období, kdy staré a nové žijí vedle sebe. Poměr sil se postupně mění ve prospěch nového, až se užívání starší technologie omezí na některé velmi speciální oblasti.
Je tomu tak i s přechodem od listin k důvěryhodným elektronickým dokumentům. V současné době je možné rozlišit v zásadě čtyři typy (vývojová stadia) dokumentů.
Tradiční listina. Uživatel vyplní papírový tiskopis a ten je archivován, předáván partnerovi, případně obíhá a je opatřován dalšími podpisy a razítky. Do této kategorie řadíme i dokumenty, které vznikly tak, že byly vytvořeny v počítači, vytištěny a opatřeny ručním podpisem. Pokud je dokument skenován, vzniká tak pouze kopie bez právního účinku. Data z dokumentu nejsou k dispozici pro další strojové zpracování.
Listina převáděná do elektronické podoby. Listina z předchozího stadia je v určité fázi procesu převedena do plnohodnotné elektronické kopie. Může se to dít například cestou autorizované konverze na stanovišti Czech POINTu.
Elektronický dokument převáděný do listinné podoby. Je vytvořen elektronický originál opatřený elektronickým podpisem a případně dalšími náležitostmi. Dokument je elektronicky také archivován. Tam, kde to vyžaduje zákazník nebo je to z jiného důvodu užitečné, je dokument vytištěn a opatřen ručním podpisem a fyzickým razítkem.
Čistě elektronický dokument. Elektronický originál absolvuje celý životní cyklus až po konečnou archivaci bez toho, že byl převáděn do listinné podoby.
Organizace je pak možné rozdělit do dvou skupin:
- Ty, kde převažuje práce s listinami. Elektronické dokumenty hrají jen doplňkovou úlohu a většinou jsou konvertovány do listin.
- Ty, kde převažují důvěryhodné elektronické dokumenty a kde se tudíž nepracuje s velkými objemy listin.
Dobře to ilustruje pyramidový graf:
Naprostá většina dokumentů je vytvářena a archivována v listinné podobě. Navzdory tomu, že vznikají tiskem z počítače a často jsou později skenovány. Menší část listin je konvertována do elektronické podoby. Skutečné elektronické dokumenty hrají jen okrajovou úlohu.
Většina dokumentů je vytvářena, zpracovávána a archivována čistě elektronicky. Tyto dokumenty mají právní závaznost, ale zároveň jsou interaktivní a data do nich vložená mohou být dále zpracovávána strojově. Papírové výjezdy jsou vytvářeny pouze tam, kde to občan nebo zákazník požaduje. Listiny jsou vytvářeny spíše výjimečně.
Zpracováno podle článku Jana Petra, který uveřejnil časopis Bankovnictví. (zde)
Verze pro tisk
