Konverze dokumentů a elektronizace procesů

eGovernment, leden 2009

Ze souboru na papír a zpět

Je důležité mít na mysli, že neřešíme situaci živnostníka, který ročně zpracuje několik listů či souborů, ale hovoříme o problematice, jejíž rozsáhlost vyžaduje systémové řešení. Větší úřady zpracovávají ročně desetitisíce dokumentů s právními důsledky, u magistrátů větších měst pak toto číslo může výrazně překročit 100 000. V tomto okamžiku má ještě drtivá většina z nich listinnou formu, od července bude významná část (pravděpodobně více než polovina) elektronická. Prakticky veškerá odchozí úřední korespondence s jinými úřady, podřízenými organizacemi, orgány veřejné moci, podniky i některými fyzickými osobami bude realizována prostřednictvím datových schránek, bude se tedy jednat o elektronické dokumenty nejčastěji ve formátu PDF. Elektronické dokumenty budou převažovat i na vstupu – ať už je bude úřad dostávat od jiných organizací veřejné správy či podniků nebo občanů a ať už budou přicházet přes datovou schránku či elektronickou podatelnou. Navíc je řada důvodů domnívat se, že i část podnikové sféry bude směřovat k co nejrychlejšímu nahrazení papírových doporučených dopisů elektronickými soubory.

Prakticky všechny české úřady tedy budou v situaci, kdy budou muset zpracovávat papírové i elektronické dokumenty, přičemž těch druhých bude postupně přibývat. Již zmíněná konverze dokumentů je tedy klíčovým krokem ke sjednocení jejich zpracování. Tuto konverzi si orgány veřejné moci budou schopny provádět samy z moci úřední, způsobem analogickým tomu, jakým bude probíhat konverze pro veřejnost na pracovištích Czech POINTu. Služba veřejnosti bude vypadat tak, že elektronická verze papírového originálu (například tabulka, jejímž vytištěním dokument vznikl nebo naskenovaná podoba listiny) bude na pracovišti Czech POINTu zapečetěna digitálním podpisem a vložena do elektronické úschovny. Uživatel dostane podací číslo a po uplatnění tohoto čísla může z úschovny elektronický dokument stáhnout. Zároveň bude automaticky vytvořen a archivován záznam o provedení konverze konkrétního dokumentu. Konverze opačným směrem – tedy z elektronického originálu do papírové verze bude probíhat obdobným způsobem.

Jednotné zpracování bez papírování

Možnost poměrně snadné konverze dokumentů tak otevírá cestu ke sjednocení práce se všemi dokumenty. Datum 1. červenec 2009 se tak může stát rozhodujícím milníkem elektronizace interních procesů a odbourávání související mechanické práce (opakované vyplňování stejných údajů, dohledávání ve starých dokumentech, kalkulace, přepisování opravování chyb atd.). Podstatnou část dokumentů budou totiž úřady dostávat jako elektronické originály, další dokumenty mohou vznikat rovnou v elektronické formě a papírová podání mohou být do elektronické formy poměrně snadno převedena. V řadě případů se vyplatí konvertovat i veškeré stávající platné listinné dokumenty, opatřit je správnými metadaty a ušetřit tak za jejich skladování, správu a vyhledávání v nich.

To ovšem vyžaduje využít správné nástroje a v řadě případů také změnit návyky uživatelů, kteří mohou mít tendenci elektronický dokument vytisknout prostě proto, že jsou na papír zvyklí. Je proto důležité, aby zacházení s elektronickým dokumentem bylo velmi jednoduché a aby přínos pro uživatele byl rychlý a markantní. Že to je možné, o tom nejlépe svědčí případy různých organizací, které daly uživatelům na vybranou mezi papírovými tiskopisy a interaktivními elektronickými formuláři.  V mnoha případech si naprostá většina uživatelů vybrala elektronické řešení. Popis některých takových projektů je možné najít na portálu www.bezpapiru.cz

Bez lepšího PDF nástroje to nepůjde

Tato změna nemusí nutně znamenat zvýšení nároků na kapacitu spisových služeb. Prostě proto, že v řadě případů slouží spisové služby jako evidence papírových dokumentů pohybujících se fyzicky mezi stoly, a stejnou službu budou poskytovat i elektronickým dokumentům. Budou jim poskytovat jednací čísla a registrovat oběh zajištěný elektronickým řešením.

Zvýší se naopak nároky na vytváření PDF souborů.  Je těžké si představit uživatele, který by se bez nástroje pro vytváření PDF s různými profily obešel. Prostě proto, že je těžké si představit zaměstnance zpracovávajícího elektronické dokumenty, který se nikdy neocitne v situaci, kdy je třeba zachytit určitý stav zpracování případu, případně tuto informaci o momentálním stavu dokumentu někomu předat. To nejlépe ukazuje analogie s fotokopií zpracovávaného papírového dokumentu. Víte o nějaké současné kanceláři, která nepotřebuje kopírku? Uživatelé budou potřebovat vytvářet PDF s různými profily – pro uložení v dokumentovém skladu, pro vystavení na internetu, pro předání do datové schránky, pro zaslání elektronickou poštou. A pochopitelně také v PDF/A, tedy archivačním formátu definovaném normou ISO 19005-1:2005 Mimochodem, víte o tom, že podle platných předpisů má výstup v tomto formátu poskytovat každá spisová služba?

Ing. Pavel Nemrava
Obchodní ředitel Software602