Leoš Svatoš: Potřebovali jsme omezit papírování a odbourat poštovné

Ing. Leoš Svatoš je IT manažerem české pobočky globální průmyslové skupiny Hennlich Industrientechnik. Tato firma se jakojedna z prvních na českém trhu rozhodla nahradit papírové faktury elektronickými soubory zasílanými ve formátu PDF.

Přechod od papírových faktur k elektronickým patří k těm krokům, o kterých téměř každý ví, že jsou potřebné a že se vyplatí, ale přesto mnozí ještě váhají. Jak se stalo, že právě ve vašem podniku jste to rozhodnutí přijali?

Nemyslím, že by to bylo spojené s něčím speciálním. Prostě jsme přemýšleli o tom, kolik nás stojí posílání faktur a když jsme si uvědomili, jaké náklady to představuje a že se dají snížit, rozhodnutí pro elektronickou fakturaci bylo jasné.

Jak daleko jste v současné době (začátek prosince)?

Řešení je připravené a probíhá jeho ověřování. Skutečné zasílání elektronických faktur začne v prvních měsících příštího roku. Ještě před tím proběhne e-mailová akce, kdy zákazníky upozorníme, že faktury začnou chodit elektronicky.

Jakou předpokládáte návratnost?

Myslíme si, že návratnost bude kratší než jeden rok. A to pochopitelně nepočítáme s tím, že by se nám podařilo převést celých 100% zákazníků na elektronickou fakturaci. Prostě začneme a chceme procentní podíl postupně zvyšovat.

Ročně rozesíláme kolem 20 000 faktur pro asi tisícovku zákazníků. Od stokorunových částek až po miliony.  K tomu, abychom dosáhli očekávané návratnosti, měla by elektronické faktury akceptovat alespoň polovina zákazníků.

Jak reagují ti zákazníci, který již vědí, že budete posílat faktury elektronicky?

Velká část to akceptuje, ale nejsou to všichni. Když třeba dodáváme velké celky pro elektrárenské společnosti, těžko předpokládat, že by daňové doklady akceptovali elektronickou cestou.

Když jste přijali rozhodnutí pro elektronické faktury, jaké byly další kroky?

Dalším klíčovým krokem bylo, že jsme si udělali představu, jak by fakturace měla vypadat. Pod elektronicky zasílanou fakturou se totiž mohou myslet různé věci. Někteří to jen naskenují a pošlou, jiní to dělají opravdu sofistikovaným způsobem. My jsme nechtěli jít do řešení za několik milionů, to nám přišlo zbytečně velké. Ale říkali jsme si, že by měl zákazník dostat kvalitní doklad. To znamená, že by to mělo být na hlavičkovém papíře a zákazník by měl mít jistotu, že je ta faktura skutečně od nás. Měl by tam tedy být elektronický podpis. Faktura by také měla, po případném vytištění zákazníkem, vypadat úplně stejně jako faktura zaslaná poštou.

Když jsme si ujasnili tohle, hledali jsme dodavatele. Byli jsme v kontaktu s různými firmami, ale většinou nám byly schopny nabídnout jen velká a drahá řešení. Uvažovali jsme i o tom, že to uděláme vlastními silami a nakonec jsme se rozhodli pro takovou zlatou střední cestu. To znamená, že jsme si vybrali řešení pro převod do formátu PDF od Software602,  a druhou část práce jsme udělali společně s naším dodavatelem podnikového informačního systému.

Uvažovali jste o jiném formátu než PDF?

Ano, přemýšleli jsme nad tím. Jednali jsme s dodavateli, kteří nabízeli EDI a podobné typy řešení. Nicméně pak se ukázalo, že by taková řešení byla příliš nákladná a my jsme takovou cestou nechtěli jít. My jsme potřebovali v první řadě omezit papírování a odbourat poštovné. Aby zákazník dostal kvalitní elektronický doklad a bylo zřejmé, že je od nás. To je pro tento okamžik dostačující .Případné zavedení EDI formátu jsme si nechali do budoucna, pokud ho začne používat více firem.

Co bylo na celém projektu nejtěžší?

Asi nejobtížnější úkol souvisel s tím, že máme více odštěpných závodů, které mají různé hlavičkové papíry. Nebylo úplně snadné propojit výstupy z informačního systému s hlavičkovým podkladem tak, aby měla každá faktura tu správnou hlavičku. Nakonec jsme to vyřešili ve spolupráci s programátorem ze Software602, který tu funkčnost prostě dodělal.

Jak se s lidmi z 602 pracovalo?

Mně osobně se pracovalo dobře. Dokonce musím i přiznat, že v některých okamžicích to byli oni, kdo projekt tlačili dopředu.

Obsahuje řešení něco, na co jste obzvláště hrdí?

Myslím, že to je právě ta jednoduchost. Není to zbytečně velký systém, ale je to něco, co přesně pokrývá naše potřeby. Je to jednoduché, nastavitelné, parametrizovatelné a rychle implementovatelné.

Máte představu, jakým směrem by se to řešení mělo dále rozvíjet?

To je předčasné, protože zatím není v živém provozu ani to, o čem mluvíme. Ale naše představa je, že dalším krokem by mohla být digitalizace nákupních faktur pro naší potřebu. To znamená, že bychom si odbourali další papírování ve firmě.

Kdybyste měl něco poradit těm, kdo se do podobného podniku pustí po vás, co by to bylo?
Moje zásada je, že když už něco dělám, tak to dělám pořádně. A to je něco, co je dobré aplikovat i v téhle oblasti. Takže bych určitě poradil, když už chcete posílat faktury elektronicky, ať to není jen obyčejné PDF, ale ať je to taky podepsáno. To je čistě bezpečnostní hledisko. Druhá rada by zněla, aby si nevybírali zbytečně velké řešení. Pokud nepotřebují něco opravdu obrovského a robustního, existují jednodušší způsoby.