Elektronická podání přehledů o příjmech OSVČ v České správě sociálního zabezpečení

Jaké získávají klienti výhody?

O tom, že převádění agendy státní správy na levnější a efektivnější elektronickou komunikaci má pro plátce-klienty-občany přínosy, svědčí jejich prokazatelný zájem o tyto efektivní formy zpracování agendy. Potvrzením nového trendu je tato případová studie z ČSSZ, ve které letos zpracovávají téměř polovinu všech podání elektronickou cestou. Proto se ČSSZ rozhodla, že tyto výhody nabídne také OSVČ, a použila pro to řešení 602XML, s kterým se zaměstnanci na vlastní kůži seznámili při svých podáních na Centrální adresu České pošty.

Historie papíru skončila

Sociální a důchodová agenda představuje základní činnost CŠSZ a po dlouhá léta byla charakterizována zpracováním papírových dokumentů. V ČSSZ se scházejí různé formuláře: OSVČ podávají přehledy, organizace údaje o svých zaměstnancích (přihlášky /odhlášky a evidentní listy důchodového pojištění)

„Změna přišla na přelomu milénia, někdy v roce 2001, kdy jsme zrychlili proces digitalizace veškeré archivované agendy. Cílem bylo zkrátit dobu potřebnou pro získání dokumentů a mít k dispozici aktuální informace o pojištěncích,“ vysvětlila důvody pro změnu Radka Poláková, ředitelka odboru koncepcí a systémové integrace České správy sociálního zabezpečení.

Když máme elektronicky archiv, proč nemít elektronický celý řetězec?

Digitalizace archivu zjednodušila a zrychlila přístup k dokumentům, od plátců však stále přicházely papírové formuláře. Psal se rok 2003 a rozhodnutí, jak dále zpracovávat miliony dokumentů, na sebe vzalo vedení ČSSZ. „Věděli jsme, že jediná cesta jak agendu zásadně zjednodušit, není jen její digitalizace, to byl pouze první krok. V té době padlo rozhodnutí, že musíme celou agendu převést do elektronické podoby – od plátce až po naše zpracování. Tehdy nám nahrálo také spouštění transakčního systému Portálu veřejné správy, takže nebyl problém se k němu později připojit.“ ČSSZ stanovila formát předávaných dat a uspořádala konferenci, kam pozvala vývojáře ERP a účetních systémů. Ti dostali celou řadu informací a podkladů, aby mohli přizpůsobit své aplikace a umožnit svým zákazníkům podávat informace ČSSZ přes internet zcela elektronicky.

První milion v roce 2006

Na začátku roku 2005 se v plně elektronickém systému začala objevovat první podání a už v polovině roku jich bylo 100 tisíc. Když jsme si naplánovali, že chceme dosáhnout 60 procent elektronických podání od velkých zaměstnavatelů, věděla jsem, že se jedná o optimistickou hranici. Když se podívám do statistik dnes, dostáváme se přes milion podání, tedy 65 procent. Kdybychom na počátku váhali a nepřevedli celý archiv do elektronické podoby, nemohli bychom dnes se stejným počtem lidí zpracovat enormní nárůst podání,“ dodává Radka Poláková.

Proč nepodat pomocnou ruku také OSVČ?

Příznivý vývoj počtu e-Podání přivedl na svět myšlenku o přípravě prostředku, jež by usnadnil komunikaci s ČSSZ také osobám samostatně výdělečně činným. Radka Poláková a její tým ovšem museli vyřešit několik rozdílů proti agendě podnikové:

• u OSVČ nebylo zřejmé, jaké počítače a systémy používají;
• nebylo jisté, jak jsou znalí agendy a zda ji pro ně nezpracovává například účetní firma;
• muselo se zajistit, aby vyplňování podkladů splňovalo potřebné parametry;
• kontrola správnosti musela proběhnout již na straně OSVČ.

Takové potřeby splňovala pouze dvě řešení dostupná na trhu: od společnosti Adobe a Software602. „Zvažovali jsme, že pokud y tuto agendu přijali všichni živnostníci, kterých máme zhruba 700 tisíc, řešení Adobe by pro nás bylo neúměrně drahé. Proto jsme zvolili 602XML Forms a máme jistotu, že aplikace pro vyplňování formuláře bude zadarmo komukoliv k dispozici,“ dodala Radka Poláková.

ČSSZ si nechala pomocí 602XML Designeru navrhnotu tři z nejčastějších formulářů, aby je nabídla živnostníkům. Díky použití technologie XML dokázala společnost Software602 vložit do formulářů „inteligence“, která poplatníkovi usnadňuje práci s formulářem. Například mu poskytuje číselníky a kontroluje za něj, zda jsou vyplněné hodnoty v povoleném rozsahu nebo za něj vypočte vyměřovací základ za předcházející rok a zálohu na stávající rok. Pokud by se růst počtu podání přes Portál veřejné správy opakoval i v případě OSVČ, bude ČSSZ slavit milionté podání už v roce 2009.

Přínosy řešení:

• Dostupnost 24 hodin denně, sedm dní v týdnu
• plátci nemusí jezdit na úřady, z čehož plyne úspora času i peněz
• klient získá automatickou odezvu, zda bylo poslední e-Podání přijato nebo zamítnuto
• má možnost okamžité opravy a vložení nového e-Podání
• odpadají možné problémy s tiskem
• přenosy dat jsou důkladně zabezpečené.