Dotace na Zlínsku bez papírování

Jako každé hejtmanství, i Krajský úřad Zlínského kraje poskytuje podpory obcím, spolkům, neziskovým organizacím i podnikatelům prostřednictvím dotačních programů.  V rámci těchto programů jsou každý rok rozděleny desítky milionů korun. Kraj tak v souladu s cíli základních strategických rozvojových dokumentů podporuje obnovu mateřských škol, dětských hřišť nebo jiného obecního majetku, programy prevence kriminality nebo třeba rozvoj některých odvětví (v posledních letech to bylo včelařství).

Noci probdělé nad stohy papírů

Není asi zapotřebí zdůrazňovat, jak je důležité, aby byla dodržena veškerá pravidla a aby byl proces posuzování každé žádosti korektně zdokumentován. A že s tím jsou spojeny obrovské nároky na administrativu. V papírových dobách to znamenalo, že na úřad přišly stovky obálek s vyplněnými formuláři, z nichž některé měly až 100 kolonek.

Operátoři programů (specializovaní úředníci) museli každou obálku otevřít, vytvořit záznam o příchodu žádosti, přepsat data do tabulky, přečíst, zkontrolovat, posoudit a data z tabulky převést do dokumentů pro odpověď – smlouvy o přidělení dotace nebo rozhodnutí o zamítnutí žádosti.  Jen samotné kontrolování bylo časově nesmírně náročné, protože pokrývalo jak chyby při opisování, tak kontrolu, zda žadatel splňuje formální podmínky (typ programu, velikost obce, velikost investice, výše vlastních vložených prostředků, dotace přijaté v minulosti apod.). 

Už se to nedalo vydržet

Rozhodování o přidělení prostředků tak vlastně bylo jen malou částí procesu. Rozsah administrativy je ještě lépe patrný, když si uvědomíme, že kvůli žádosti včelaře o několikatisícovou podporu na nový úl je třeba vyřídit obdobné papírování, jako kvůli obecní žádosti o milionový příspěvek na rekonstrukci stadionu.

V roce 2007 padlo rozhodnutí nahradit mechanickou lidskou práci elektronickým řešením. „Hlavními důvody byly nepružnost, náročnost a chybovost. Kolegové tady seděli dlouho do noci a kvůli papírování neměli čas na svou hlavní práci. Bylo jasné, že s tím musíme něco udělat,“ vzpomínají na odboru strategického rozvoje. krajského úřadu. To byl přesně ten okamžik, kdy by jinde nejspíš uvažovali o nákupu nového informačního systému.  V úřadu Zlínského kraje už ale měli licence a pozitivní zkušenosti s technologií 602XML, takže neváhali.

I včelaři vyplňují elektronicky

Pilotním formulářem, kde byl wordový vzor nahrazen inteligentním formulářem 602XML, byl rovnou nejsložitější dotační program. Tím bylo dáno, že příprava trvala několik měsíců. Nešlo ani tak o výrobu formuláře, i když i ten se musel projít několika úpravami, ale především o úpravu metodiky, proškolení operátorů podprogramů, zorganizování  školení žadatelů o dotace, kterému pracovníci krajského úřadu Zlínského kraje věnovali velkou pozornost.

„S obcemi problém nebyl. Ale měli jsme obavu z některých občanských sdružení. Nicméně navzdory obavám se vše naučili rychle a bez problémů. Stížnosti nebyly téměř žádné,"říkají dnes pracovníci krajského úřadu.

Místo přepisování čárový kód

Po úspěšném zpracování první vlny přicházely postupně na řadu další formuláře. V současné době jsou takto pokryty všechny krajské dotační podprogramy a řeší se programy financované z Fondu kultury a Fondu sportu. 

„Ještě to není čistokrevně elektronická komunikace,“ podotýká Ing. Pavel Kopecký z oddělení informatiky. „Dostaneme strukturovaná data, nicméně po žadateli chceme, aby nám poslal formulář ještě vytištěný a podepsaný. Při vyplňování se na každé stránce vytvoří čárový kód, provádí se kontrola čárových kódu namísto všech polí ve formuláři, jestliže jsou shodné, data v systému odpovídají tomu, co je uvedeno na papíře.“ 

Budoucnost - datové schránky a integrace

Jak vysvětluje, je to dáno tím, že v době, kdy se inteligentní formuláře zaváděly, byl elektronický podpis málo rozšířený a o datových schránkách se ještě nevědělo. V budoucnu úřad určitě umožní i čistě elektronická podání. V tomto roce proběhlo dotažení elektronizace celého procesu od vyhodnocení žádosti až po zpracování dokumentu „Závěrečná zpráva“ o tom, že podporovaná akce řádně proběhla a vyplacení peněz také.

I v tom hrají roli inteligentní formuláře 602XML, v integraci s aplikací KEVIS od Marbes Consulting. Dále se pracuje na integraci s  ekonomickým systémem Gordic, hlavně s modulem: spisová služba, veřejná finanční podpora a evidence smluv.

Úspěšně, ale bez happy endu

Ale už v současné podobě je přínos inteligentních formulářů nesporný. Nejen, že šetří čas při zpracování žádostí, ale eliminují také ta podání, kde žadatel nesplňuje základní předpoklady. Pokud například obec určité velikosti nemůže žádat o dotaci v rámci určitého programu, chytrý formulář neumožní žádost odeslat. 

„Máme kvalitnější  a rychlejší data. Zaměstnancům se uvolnily ruce, takže se konečně dělají věci, které se měly dělat, ale nebyl na ně čas.“  Což není happy end, ale jeden z dílů nekonečného příběhu. Mění se totiž objemy peněz, vypsané programy, a tudíž i formuláře. To neznamená, že z krajského úřadu museli neustále volat dodavatele, ale některé úpravy formulářů řeší vlastními silami.