Když asistentka odcházela na mateřskou dovolenou, odvíjely se myšlenky jejích kolegů zhruba takto: Které části její práce bude možné automatizovat? Opravdu je zapotřebí vyčleňovat čas lidí na to, aby vedli různé evidence v excelových tabulkách? To dobře ilustruje přístup řetězce Jednoty, spotřebního družstva v Hodoníně. Je-li možné něco zefektivit, pusťme se do toho, dal by se tento přístup shrnout. Za poslední rok udělali obrovský kus práce. Řešili procesy, směrnice a pochopitelně i technologii. Takže nemohly chybět inteligentní formuláře.
Člověkem, který má tyto aktivity na starosti, je IT specialista Ing. Milan Václavík. Působí v podniku už skoro 15 let, takže s ním prošel celou cestu od nákupu prvních osobních počítačů až po dnešní stav, kdy firma používá sofistikované technologie, včetně EDI. Nemá to s kolegy snadné už proto, že síť zahrnuje 72 prodejen v celém hodonínském okrese. Milana Václavíka samozřejmě těší, co se už podařilo v této oblasti realizovat Ale neskrývá ani, že stále je co řešit. „Vezměme si třeba jen evidenci majetku,“ říká. „Těch papírů, které se pohybují mezi prodejnami!“
I takhle si vše vytváříme sami, podle toho, jak to potřebujeme. A zároveň máme produkt, který má připravené zázemí. Když namaluji formulář, tak si to samo vytvoří příslušné tabulky.
Vlastní vývoj? Nesmysl!
Myšlenka nahradit některé papírové tiskopisy elektronickým řešením se objevila v první polovině roku a od začátku měla plnou podporu vedení družstva. Vedoucí IT oddělení a Milan Václavík se jeli podívat na seminář Zkuste to bez papíru. Viděli příklady jiných organizací a bylo jim jasné, že něco podobného chtějí nasadit i v hodonínské Jednotě. A protože dobře znali trh, neztráceli čas hledáním jiné technologie. „Viděli jsme, že je to hezký produkt, že to pokrývá naše potřeby a je to za přijatelnou cenu. Samozřejmě, jsou firmy, které nabízejí stovky hotových formulářů. Ale pak zjistíte, že mají velmi omezené funkce a že za vytváření na míru musíte zvlášť platit.“ A možnost vlastního vývoje systému, který by elektronizoval proces? „To je přece nesmysl!,“ odpovídá rázně zkušený IT specialista, který jako programátor dobře ví, o čem mluví. „I takhle si vše vytváříme sami, podle toho, jak to potřebujeme. A zároveň máme produkt, který má připravené zázemí. Když namaluji formulář, tak si to samo vytvoří příslušné tabulky a ostatní návaznosti v databázi. To ušetří obrovské množství práce. Jsou tam předpřipravené schvalovací cesty. A dobře se z toho tahají data.“
Ing. Václavík osobně vytvořil zajímavý formulář pro zápisy výsledků kontrol na prodejnách. Tento formulář spojuje díky chytře využitým přepínacím sekcím několik dřívějších tiskopisů. Využívá se pro vytváření zápisů o návštěvách manažerek na prodejnách, měsíčním hodnocení prodejen, výsledcích kontrol bezpečnosti práce, protipožární ochrany a HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Point – zákonem požadovaný systém řízení kvality zajišťující nezávadnost potravin). Formulář se vyplňuje přímo na prodejně a podepisuje jej vedoucí prodejny certifikátem vydaným certifikační autoritou spotřebního družstva. Za dva měsíce od uvedení do provozu bylo takto zpracováno asi 350 kontrol (psáno v prosinci 2009). Pomocí dalších inteligentních formulářů lze z těchto dat vytvářet přehledy podle nejčastěji požadovaných kritérií.
Viděli jsme, že je to hezký produkt, že to pokrývá naše potřeby a je to za přijatelnou cenu.
Poučení: Začít od procesů
Vedle toho v hodonínské Jednotě pokryli cestovní příkazy a žádanky o dovolenou. Ukončili testování, od 1.ledna 2010 spouští do provozu. Využili k tomu formuláře, které už měla šestsetdvojka připravené a kde stačila určitá úprava. Jak Milan Václavík říká, větším problémem se ukázala skutečnost, že reálné procesy příliš neodpovídaly podnikovým směrnicím. Spolu se zavedením každého inteligentního formuláře bylo třeba znovu definovat proces a upravit podnikové normy.
„Jde to dobrou cestou a budeme to dále rozvíjet,“ hodnotí Ing. Václavík stručně nasazení technologie 602XML. Jak říká, skýtají tyto formuláře obrovské možnosti. Neskrývá naopak nespokojenost s manuálem, což bylo při projektu kompenzováno obětavým přístupem obchodního manažera Software602. A rada pro ty, kdo se do podobného podniku teprve chystají pustit? Začít u procesů. Sestavit formulář dá taky nějakou práci, ale to jednoznačně nejpracnější jsou procesy a předpisy.
Verze pro tisk
