Elektronizace personální a mzdové agendy

Zákazník:

Společnost Import VOLKSWAGEN Group je největším dovozcem automobilů do České republiky. Zabývá se dovozem značek Audi, Seat a Volkswagen a je odpovědná za jednání s orgány státní správy, marketing, řízení dealerské sítě a související činnosti. Má více než 100 zaměstnanců, z nichž část tráví většinu času mimo kancelář. Používá, mimo jiné, provozně-ekonomický systém (ERP) SAP a personální systém Nugget.

Situace před zahájením projektu:

Ve společnosti se vyplňovala a schvalovala řada tiskopisů – tak, jak to vyžaduje legislativa a pravidla korporace.  S tím souvisely v zásadě dva problémy:

• Zaměstnanci trávili příliš mnoho času administrativou. Zvláště výrazné to bylo u složitějších tiskopisů typu vyúčtování zahraniční cesty, kde pracovník musel procházet složitý formulář, zjišťovat pravidla a s kalkulačkou počítat hodnoty jednotlivých položek.  Největší tíha administrativy ležela na finančním oddělení, kde museli hodnoty počítat znovu, počítat správnost vyplnění a případně řešit s žadatelem doplnění či opravu informací.
• Schvalovací procesy často trvaly příliš dlouho.
• Zvláště nepříjemná byla situace pro ty zaměstnance, kteří tráví většinu času v terénu.

Situace po nasazení řešení:

Zaměstnanci jsou vybavení elektronickými podpisy. Nejčastěji používané tiskopisy byly nahrazeny inteligentními formuláři 602XML s automatizovaným řízením schvalovacího oběhu. Jedná se o následující formuláře:

• požadavek na služební cestu (vnitrostátní i zahraniční)
• vyúčtování služební cesty (vnitrostátní i zahraniční)
• nepřítomnost na pracovišti
• výkaz docházky

Zprovoznění dalších inteligentních formulářů se připravuje.

Vyplnění formulářů je velmi snadné a rychlé. Uživatel formulář otevře ze svého uživatelského účtu a některé kolonky jsou okamžitě automaticky předvyplněny daty z personálního systému nebo daty dříve vyplněnými do jiných elektronických formulářů.  Hodnoty rubrik jsou automaticky kalkulovány, formulář poskytuje kontextovou nápovědu a neumožní odeslání bez vyplnění povinných polí atd.  Vytvoření a odeslání žádanky nyní nezabere více než řádově jednotky nebo desítky vteřin.

Změna přinesla úlevu finančnímu oddělení, kde nemusí podání přepočítávat, ale provádějí jen letmou vizuální kontrolu. Kromě toho bylo eliminováno přepisování z žádanek do informačních systémů.

Uživatelé průběžně přicházejí s dalšími nápady a podněty, jak odbourat mechanickou administrativní práci (více automatizace, provazování formulářů apod.). Některé tyto nápady jsou postupně uváděny v život.  Kromě toho jsou inteligentní formuláře doplňovány pokaždé, když nastane situace, se kterou původní definice procesu nepočítala.

Dodané produkty a služby:

• vytvoření sady inteligentních formulářů 602XML
• systém pro řízení oběhu inteligentních formulářů 602XML Form Server
• poradenství a podpora

Průběh projektu a hodnocení:

Záměr nahradit tiskopisy elektronickým řešením vyšel původně z finančního oddělení. Ve spolupráci s útvarem IT bylo zorganizováno výběrové řízení, na jehož základě se firma rozhodla pro technologii 602XML.

Pokrytí každého procesu vypadá tak, že se vyjde z jeho stávající definice a stávajících tiskopisů a pracovníci Import VOLKSWAGEN Group a Software602 společně hledají možnosti, jak automatizovat co nejvíce činností.  Důraz je kladen i na to, aby vzhled inteligentních formulářů odpovídal tiskopisům, na něž jsou uživatelé zvyklí. Pilotní provoz každého formuláře probíhá ve finančním oddělení, poté je řešení zprovozněno v celé firmě.

Podle Michaely Srbové, která je v účetním oddělení pověřena koordinací rozvoje řešení, přijímají uživatelé elektronické formuláře velmi dobře. Spolupráci s lidmi z 602 hodnotí jako „úžasnou“ a bezproblémovou. „Většina úprav, které nezasahují do logiky formuláře, je provedena ještě týž den, kdy si o ně řekneme. A jsou dny, kdy je takových připomínek několik,“ uvedla ve vyjádření pro časopis Swět602.