Rok inteligentního formuláře ve Forezu

Elektronický formulář pro schvalování objednávek pokrývá veškeré nákupy, které jsou v organizaci uskutečňovány.  A v souladu s trendem poslední doby, i ve FOREZu jsou formuláře úzce propojeny s účetním (ERP) systémem.  Požadavek na objednávku je dokonce vypisován v prostředí ERP systému, až v dalším kroku jsou data exportována do formuláře, v němž proběhne schvalovací kolečko. Po jeho dokončení jdou data nazpět do ERP a žadatel dostane emailovou notifikaci, že požadavek byl schválen. „Nemusí o tom vůbec přemýšlet. Prostě zadá požadavek a další cesta je nastavená ve formuláři,“ popisuje jeden z šikovných rysů elektronického řešení správce podnikové informatiky Jiří Hudec.

Faktury, dovolenky i výrobní formuláře

Elektronická likvidace faktur bude vlastně logickým pokračováním tohoto procesu. Už brzy budou příchozí daňové doklady zpracovávány tak, že účetní doklad naskenuje a vyplní inteligentní formulář, který bude hrát roli průvodní košilky, při schvalování k proplacení. Podstatná část této košilky bude vyplněna importem z ERP. Importem těch dat, která byla zadána při vytváření objednávky. Při tomto úvodním zadání faktury do systému tak zároveň proběhne párování se schválenou objednávkou. Následovat bude elektronické schvalování. „Ten formulář už je v podstatě připravený, ale to neznamená, že by před námi nebyl ještě pořádný kus práce,“ říká Jiří Hudec. „Otestovat, zanést připomínky managementu a uživatelů, poučit a proškolit uživatele.“

Zatím počítají s tím, že faktury budou do podniku přicházet převážně na papíře. Až se více prosadí elektronické daňové doklady, ušetří jim to další kus práce. Ani s formátem ISDOC by neměli problémy. Až to bude zapotřebí, dokážou svůj informační systém rychle přizpůsobit.

Paralelně s těmito formuláři připravují ve Forezu i pokrytí některých personálních agend (první přijde na řadu dovolenka) a nahrazení papírových provozních formulářů. Elektronická sběrová rozpiska bude navázána na ERP, CAD i na aplikaci pro řízení a plánování výroby a bude řešit poměrně složitý proces registrace, které položky jsou zapotřebí pro jednotlivé projekty. A také objednání těchto komponent, pokud je firma nemá skladem.

Rozvoj místo krize

Této rychlé elektronizaci interních procesů předcházela delší a důkladná příprava. Nahrazení oběhu papírových žádanek je totiž jednou z priorit rozvoje podniku, který má téměř 200 zaměstnanců a pracuje pro zákazníky jako Bosch, Hella a Automotive Lightning. Dodává jim kovové a plastové výlisky, ale také pro ně připravuje formy a nástroje. Ač se podnik svou velikostí řadí do kategorie SMB, kapacitou zařízení a technologickou vyspělostí patří mezi ty nejpokročilejší.. Díky tomu se vyhnul dramatickému poklesu, jakým prošli jiné dodavatelé automobilového průmyslu. Výpadek zaviněný snižováním výroby v automobilkách (a tudíž sníženým odběrem hotových výlisků) kompenzovaly projekty přípravy nových modelů (a tudíž vytváření nových forem a nástrojů). Ani v těžkém roce se tedy rozvoj společnosti nezastavil.

 

„V minulosti jsme všechno řešili papíry a dost jsme s tím válčili. Chyběl přehled, kde je který papír a občas se dokonce stávalo, že se žádanka ztratila dřív, než došla na vedení,“ vzpomíná správce podnikové informatiky.  Management podniku měl o elektronizaci zájem, a když se přidala i možnost získat příspěvek z evropského strukturálního fondu, nebylo o čem přemýšlet. Vlastně ani o výběru produktu. Zaměstnanci Forezu se o inteligentních formulářích 602XML dočetli na internetu a po prvním setkání se zástupci Software602 bylo jasno.

Důkladná péče o uživatele

První inteligentní formulář vytvořili experti dodavatele, na dalších se již podíleli pracovníci FOREZu a formuláře personální agendy dnes řeší úplně vlastními silami. Dokážou si ale udělat dostatek času i na koncové uživatele. Ladí s nimi každý formulář a před každým uvedením do provozu provádějí důkladné zaškolení. Možná i proto si uživatelé poměrně rychle zvykli na elektronické řešení, i když to zpočátku pro některé nebylo snadné. Hlavně proto, že si bez papírů s inkoustovým podpisem šéfa připadali trochu nejistí.

Pan Hudec neskrývá spokojenost s dosavadním postupem elektronizace. I když, jak říká, čekal, že rozjezd bude rychlejší. Některé věci v podniku nepostupovaly dost rychle, další čas ztratili čekáním na novější verzi systému pro řízení oběhu formulářů 602XML Form Server. Ani vytváření formulářů nebylo zpočátku snadné. Pochvaluje si naopak jednání s lidmi z 602. V každém případě se jim podařilo dosáhnout stavu, kdy jsou schopni poměrně rychle pokrývat další a další procesy.