Velké konzultační projekty bez papírování

V pojetí Facility, což je česká poradenská firma, která má za sebou téměř 400 projektů pro víc než 150 velkých podniků a úřadů, takový procesně-organizační audit velmi často vypadá tak, že zaměstnanci vyplní výkazy o své činnosti. V nich uvedou, čemu se věnují, a jak velkou část své pracovní doby na to spotřebují. Tyto výkazy se pak souhrnně vyhodnocují. Jak vysvětluje manažer Facility Bořivoj Pražák, výsledkem může být zjištění, že nějaká činnost se dělá na příliš mnoha místech a že je zbytečně roztříštěná. Nebo, že se jedna a tatáž činnost dělá víckrát. Nebo, že někteří zaměstnanci mají příliš mnoho úkolů, takže jim klesá efektivita. Nebo zjištění, že celkové náklady spojené s určitou činností jsou vyšší než odpovídá jejímu významu nebo než je u podobných organizací obvyklé.

Podobně se mapují i informační toky. Zaměstnanci uvádějí, jaké zprávy a výkazy dostávají, jak jsou pro ně důležité a jaké naopak sami vytvářejí. Umožní to pohled na toky informací v celé organizaci. A třeba zjištění, že se věnuje spousta hodin vytváření nějakého výkazu, který vlastně nikdo nepotřebuje.

Jenže takový konzultační projekt, to nejsou jen koncepty, metodiky, procesní mapy, benchmarky a nejlepší praktiky. Kromě toho všeho je zapotřebí vytvořit stovky nebo tisíce dotazníků (zpravidla dostávají zaměstnanci na každé pozici dotazníky určené pouze pro ně), rozdat je zaměstnancům, dohlédnout na to, že je opravdu vyplní, kontrolovat správnost a žádat o doplnění, a nakonec údaje přepsat do databáze. Tedy tisíce hodin papírování. A je paradoxem, že většina firem, které se samy živí zvyšováním cizí efektivity, se s něčím takovým ochotně smíří. „Často je to proto, že prostě nevědí, že existuje vhodný nástroj pro takové účely. A málokomu by se chtělo investovat do vývoje úplně nového systému,“ vysvětluje Bořivoj Pražák. Rozumí této oblasti velice dobře. V manažerském poradenství se pohybuje více než 10 let, před příchodem do Facility působil v globálních  konzultačních firmách slavných jmen.  

Pomoc pro konzultanty, manažery i řadové zaměstnance

Inteligentní formuláře 602XML Bořivoj Pražák využívá již několik let. „Pomohlo mi, že jsem se během své kariéry dostal do kontaktu s lidmi ze 602 a viděl jejich inteligentní formuláře. Bylo mi jasné, že nám taková věc může ušetřit spoustu práce,“ říká. S technologií 602XML vypadá projekt tak, že po ukončení přípravné fáze pošlou konzultanti do Software602 dva seznamy. V jednom jsou činnosti (je důležité, aby všichni vybírali ze stejného seznamu) setříděné do skupin a  v druhém zaměstnanci s vyznačením nadřízený – podřízený. Během několika dnů dostanou manažeři e-maily s odkazy na inteligentní formuláře. Manažer formulář otevře a vyznačí v něm, které činnosti a zdroje informací se mohou týkat jeho různých podřízených. Na základě toho jsou automaticky vytvářeny další formuláře pro tyto podřízené. Sběr dat opět probíhá elektronicky, inteligence vestavěná ve formuláři hlídá úplnost a správnost vyplnění, existuje centrální přehled o postupu sběru dat. A systém poskytuje i další možnosti – třeba v některých případech nechat nadřízeného okomentovat výkaz svého podřízeného.

„Je to jednodušší i pro zaměstnance. Na papíře by musel spoustu věcí vypisovat, s kalkulačkou počítat rozdělení své kapacity mezi činnosti a kdyby se přepočítal, celý výkaz předělávat. Inteligentní formulář to vše dělá za něj. Zaměstnanec v podstatě jen vybírá z číselníků klikáním myší a doplňuje čísla. Navíc je to uživatelsky velice jednoduché, nikdo se nemusí učit novou technologii,“ říká manažer Facility.

Tato spolupráce se už osvědčila na několika projektech, v letošním roce například při organizačním auditu PRE. „Oceňuji, že se s lidmi z 602 dobře spolupracuje i neformálně. Samozřejmě, existuje smlouva. Ale když si vymyslíme něco navíc, není to problém.  A za ty roky se ještě nestalo, že bychom narazili na něco, co by formuláře a Form Server neuměl,“ uzavírá Bořivoj Pražák.