Největší český oděvní podnik posílá od listopadu 2008 podstatnou část faktur e-mailem ve formě PDF souborů chráněných elektronickým podpisem. Zákazníci takové doklady akceptují bez problémů. Nasazené řešení zároveň vytváří elektronický archiv všech faktur, ať už byly odeslány jakýmkoliv způsobem. Jak to shrnul IT manažer podniku, „Spolupráce s firmou Software602 byla dobrá. Řešení, které jsme zprovoznili za relativně nízké náklady, je životaschopné a bez problémů funguje. To není třeba dále rozvádět.“
Zákazník
OP Prostějov Profashion je jedním z nejvýznamnějších evropských producentů pánské a dámské konfekce. Podnik má centrálu v Prostějově, výrobní závody v několika dalších moravských městech, síť prodejen pokrývající území celé České republiky a dceřiné obchodní organizace v Polsku, Maďarsku a Německu.Základem IT architektury je provozně-ekonomický (ERP) systém SAP, k němuž pracovníci oděvního podniku doprogramovali vlastní nadstavbu.
OP Prostějov měsíčně vydá každý měsíc více než 1000 faktur. Významná část z nich směřuje do zahraničí.
Situace před zahájením projektu
Skupina OP Prostějov vydávala všechny daňové doklady na papíře a posílala je poštou. To způsobovalo zbytečné náklady (zejména za poštovné), pracnost a prodlužovalo dobu mezi vystavením faktury a získáním peněz. Také udržování fyzického archivu papírových faktur bylo zbytečně nákladné a pracné.Proto bylo rozhodnuto
a) přejít na elektronické faktury v největší možné míře,
b) vydávání faktur v maximální míře automatizovat,
c) vytvořit elektronický archiv vydaných faktur s nástroji pro rychlé a snadné vyhledávání.
Pracovníci OP Prostějov chtěli nejprve využít funkce, které pro tento účel nabízí SAP, ale tato cesta se brzy ukázala jako příliš komplikovaná. Proto chtěli nasadit specializované řešení, které bude přebírat data ze SAP. Zkoumali různé produkty dostupné na českém trhu, nicméně jejich cena neumožňovala dosáhnout požadované návratnosti. Nabídku Software602 zvolili zejména kvůli možnostem snadného přizpůsobení celého řešení potřebám OP Prostějov, uzpůsobit tomu cenu a zajistit rychlou návratnost.
Situace po nasazení řešení
Výsledné řešení funguje tak, že v provozně-ekonomickém systému SAP je u každého zákazníka příznak rozlišující, zda mají být daňové doklady zasílány elektronicky nebo na papíře. Data ze SAP jsou předávána do inteligentních formulářů 602XML, které z nich vytváří PDF soubory podepsané podnikovým elektronickým podpisem, dávkově odesílají e-mailem zákazníkovi (nebo posílají na tiskárnu) a zároveň ukládají do archivu.Vyhledávání funguje tak, že uživatel otevře inteligentní formulář, vyplní, které faktury ho zajímají (zákazník, středisko, datum vystavení, částka atd.) a během několika vteřin dostane soupis daňových dokladů se základními informacemi o nich. Položky tohoto seznamu jsou aktivními linky, které uživateli umožní otevřít jediným kliknutím originál faktury.
Dodané produkty a služby
• Print2PDF, podnikový nástroj pro vytváření PDF souborů• Sada inteligentních formulářů 602XML
• 602XML Form Server, nástroj pro správu a oběh inteligentních formulářů
• Integrace se systémem SAP
• Školení a podpora
Průběh projektu a hodnocení
Řešení bylo implementováno nasazeno během dvou měsíců, další dva měsíce zabralo testování. Elektronické faktury jsou rutinně vydávány od 1. listopadu.Během projektu byly vyřešeny i některé specifické problémy související s tím, že OP Prostějov přizpůsobuje strukturu faktur požadavkům zákazníků. Skutečnost, že faktury nemají stejnou strukturu, komplikovala nasazení vyhledávacích služeb. Nicméně ani řešení těchto záležitostí nezpůsobilo zpoždění projektu.
Vedoucí oddělení IT aplikací OP Prostějov RNDr. Zdeněk Provazník prohlásil: „S lidmi z 602 se spolupracovalo moc dobře. Bylo snadné se s nimi domluvit a reagovali velmi rychle.“
Sdílejte tento článek:
Verze pro tisk
