Od ledna letošního roku mohou být datové schránky využívány nejen ke komunikaci s orgány veřejné moci, ale i pro posílání faktur mezi komerčními subjekty. Spojuje se tak pohodlí elektronické komunikace a prokazatelnost doporučeného dopisu. Přinášíme proto jednoduchý návod, jak tuto možnost začít využívat.
- Ověřte si, že váš ekonomický systém umí vytvářet faktury pro vložení do datové schránky. Pokud se jedná přímo o ISDOC (XML formát, na kterém se dohodla většina výrobců ERP na českém trhu), je vaše situace snadnější, protože poskytujete výhodu i svým zákazníkům. V opačném případě musíte sáhnout po formátu PDF.
Pokud váš informační systém umí ISDOC, je vaše situace snadnější, protože poskytujete výhodu i svým zákazníkům.
- Pokud současná verze vašeho ekonomického systému nevyhovuje, potřebujete nejdříve dořešit vytváření podkladů. V praxi to znamená nasadit nějaký softwarový nástroj, který bude brát výstupy z ERP a konvertovat je do vhodného formátu.Takovým nástrojem může být například volně dostupná formulářová aplikace od Software602.
- Připravte svou datovou schránku. To se dělá tak, že osoba s právem přístupu do datové schránky si založí uživatelský účet na www.cpost.cz a zadá v něm ID datové schránky, ze které chce faktury posílat. Do této datové schránky pak přijde heslo, které umožní službu aktivovat.
- Oznamte svým zákazníkům, že faktury budou dostávat přes datovou schránku, požádejte je o aktivaci funkce přijímání poštovních datových zpráv a zeptejte se jich na ID jejich schránky. Za čas tomu bude určitě tak, že číslo datové schránky bude patřit k běžným kontaktním údajům (podobně jako IČO), zatím však většina firem není zvyklá tento údaj běžně uvádět.
- Nepovinný krok. Ve vlastní datové schránce nastavíte, že přijímáte poštovní datové zprávy, tedy zprávy od komerčních subjektů.
Formulář pro fakturu ve formátu ISDOC zdarma
Software602 uvolnila nástroj pro tvorbu faktur ve formátu ISDOC zcela zdarma. Nejedná se pouze o formulář faktury, který lze snadno posílat do datové schránky, ale také o pokročilejší verzi provázanou s elektronickou objednávkou.
Verze pro tisk
