Oldřich Kolínský: Inteligentní formuláře přinášejí výhody úřadu i zaměstnavatelům

Od začátku letošního roku mohou podniky podávat Záznamy o pracovních úrazech nejen na papíře, ale také elektronicky. Slouží k tomu inteligentní formuláře publikované na stránkách Ministerstva práce a sociálních věcí (zde). Elektronické řešení, které využívá Státní úřad inspekce práce, připravili ve Výzkumném ústavu bezpečnosti práce, v.v.i.  (VÚBP), což je specializovaná vědeckovýzkumná instituce zřizovaná ministerstvem práce.  Dodavatelem technologie byla firma Software602. Na podrobnosti jsme se zeptali šéfa IT ve VÚBP Ing. Oldřicha Kolínského.

O jaké výkazy se jedná a co předcházelo zprovoznění elektronického řešení?

Jde o data, která sbírají Orgány inspekce práce (Státní úřad inspekce práce a Oblastní inspektoráty práce) – na základě Zákoníku práce a nařízení vlády 201/2010 Sb. Jde o to, že když dojde k pracovnímu úrazu, v jehož důsledku vznikne pracovní neschopnost delší než tři dny, zaměstnavatel má povinnost vyplnit formulář tzv. záznamu o pracovním úrazu. To je čtyřstránkový dokument, kam se vyplňují různé údaje pro statistiku a prevenci rizik. V roce 2008, když se uvažovalo o  aktualizaci nařízení vlády, bylo poprvé rozhodnuto o zavedení možnosti podávat tyto výkazy papírem i elektronicky.

Často se stává, že uživatel ve firmě vyplňuje formulář a narazí na požadavek na informaci, kterou nezná. Teprve ji musí vyšetřit. Naše řešení mu v té chvíli umožní, aby rozpracovaný formulář uložil a později se k němu vrátil.

Náš ústav dostal za úkol připravit řešení pro elektronický sběr. Realizovali jsme případovou studii, jak celý proces zefektivnit. Nejdřív na teoretické rovině, pak jsme zkoušeli technologie a narazili jsme na inteligentní formuláře od Software602.  V květnu 2010, když vyšlo nařízení vlády, pustili jsme se do práce naplno.

Proč právě inteligentní formuláře?

Nejdříve jsme skutečně uvažovali o možnosti řešit to webovým formulářem, jenže jsme narazili na následující problém. Často se stává, že uživatel ve firmě vyplňuje formulář a narazí na požadavek na informaci, kterou nezná. Teprve ji musí vyšetřit.

Naše řešení mu v té chvíli umožní, aby rozpracovaný formulář uložil a později se k němu vrátil. Webový formulář by navíc nebylo možné odeslat datovou schránkou.
Určitou roli hrálo i to, že jsme věděli, že inteligentní formuláře od Software602 využívá Ministerstvo práce a sociálních věcí i Česká správa sociálního zabezpečení a že jsou s nimi dobré zkušenosti.  

Zkoušeli jste i nějakou jinou technologii? Třeba řešení Microsoftu nebo nějaké jiné globální korporace?

Skutečně jsme vyzkoušeli InfoPath od Microsoftu a náš závěr byl, že pro tento účel není příliš vhodný. Navíc by si uživatelé museli kupovat softwarové licence a to jsme rozhodně nechtěli.  S  námi zvoleným řešením si uživatel nemusí kupovat nic, kromě kvalifikovaného elektronického podpisu. Pokud formulář posílají datovou schránkou, nepotřebují ani ten podpis.

Jaká byla odezva podnikové sféry?

Právě té jsme věnovali velikou pozornost. Proběhla asi desítka seminářů, kde jsme lidem z podniků ukázali formuláře, sesbírali zpětnou vazbu a formuláře upravili. Takhle proběhlo osm vln úprav, než jsme řešení mohli pustit do živého provozu.

Osm verzí? To musí být formulář opravdu „vymazlený“.

Ano, dali jsme si s ním hodně práce. Tam, kde to bylo možné, tam jsme připomínky podniků zohlednili. Třeba v tom, jak má vypadat kontextová nápověda. V řadě případů ovšem chtěli přidávat rubriky nebo jiné změny, které by už byly v rozporu s nařízením vlády. Tam jsme jim vyhovět nemohli.  Papírový a elektronický formulář musí být „zrcadlo“. Třeba Jméno a Příjmení jsme v elektronické verzi rozdělili do dvou rubrik. Ale není možné zadávat informace navíc.

Jak probíhala koordinace s lidmi ze Software602?

Vždycky to bylo v pohodě. My jsme dali nějaké připomínky, oni na základě toho upravili formulář.  My jsme si výsledek  proklikali, zkonzultovali s právníkem nebo uživateli a poslali jim další připomínky. Nikde nebyl problém. Spolupráce byla perfektní.

Jaká byla celková reakce na elektronické formuláře?

Řekl bych, že takovým 80% zaměstnavatelům se to líbí, protože jim to šetří práci. Vybírají z číselníků, je tam integrovaná kontextová nápověda…

Lidem z podniků jsme ukázali formuláře, sesbírali zpětnou vazbu a formuláře upravili. Takhle proběhlo osm vln úprav.

Problém je v tom, že elektronický podpis a přístup do datové schránky mají spíš statutární orgány a za vyplňování těchto formulářů je odpovědný bezpečnostní manažer nebo bezpečnostní technik. Takže 90% uživatelů elektronický formulář pravděpodobně nakonec stejně vytiskne a pošle poštou.

Tím se ale ztratí hlavní výhoda pro úřad! Budou přece muset data přepisovat.

I pro to už máme řešení. Zaměstnavatel vyplní formulář a tím odešle data do systému Státního úřadu inspekce práce (Software602 Form Server – pozn.redakce). Uživatel formulář vytiskne, podepíše a do pěti dnů odešle na úřad. Tam na základě jednoznačně generovaného ID zkontrolují, že data ve formuláři odpovídají zaslaným datům. Papírový formulář založí a budou pracovat s daty v systému. Tato funkcionalita je v současné chvíli pro testovací účely nasazena v naší organizaci. V průběhu prvního pololetí tohoto roku se pravděpodobně s tímto řešením setkáme v reálném provozu.

Tedy situace výhodná pro obě strany.

Přesně tak. Na straně orgánů inspekce práce ale nejde jen o přepisování na vstupu.  Jde taky o statistiky, které posíláme do EUROSTATu. S použitím původního papírového formuláře to znamenalo, že jsme museli každý rok překódovat 20 000 záznamů o úrazu, aby bylo možné data o pracovní úrazovosti odeslat do EUROSTATu.  Takovou práci není možné svěřit brigádníkům. Někdo musí přečíst formulář, pochopit, co vlastně proběhlo za úrazový děj a na základě toho zadat určitý kód.  Něco takového nemůžete dělat příliš mechanicky. Uděláte třeba 10 záznamů a pak si musíte dát pauzu. Díky využití elektronických formulářů se sice ručnímu kódování určitých údajů nevyhneme, ale práci nám v určitých směrech ulehčí.