eGovernment, 2/2009
Při přípravě na práci s datovými schránkami by nemělo uniknout, že jejich prostřednictvím budou probíhat také nejrůznější hromadné sběry dat. Dokonce i kdyby úřad preferoval dostávat některé výkazy jinou cestou, je jisté, že většina podání bude směřovat přes datové schránky. Podávající budou tuto cestu volit už proto, že za odeslání datovou schránkou nebudou platit a že dostanou elektronické potvrzení o podání. Jedná-li se o komunikaci mezi dvěma orgány veřejné moci, vychází požadavek použít datovou schránku ze zákona. Pro některé úřady to znamená, že do datové schránky budou dostávat stovky a tisíce podání, které musí roztřídit a co nejrychleji začít zpracovávat.
V ČEM STÁVAJÍCÍ FORMULÁŘE NESTAČÍ
On-line formuláře se tak stávají velmi nepraktickými, mimo jiné kvůli komplikacím s použitím elektronického podpisu. A hlavně, zkuste vložit vyplněný on-line formulář jako přílohu k datové zprávě!
Interaktivní formuláře, které sice uživateli pomáhají s vyplněním, ale předávají se uzavřené ve formátu typu PDF nebo JPG sice splňují požadavky zákona (a nadále přinášejí výhodu spočívající ve zvýšení pohodlí uživatelů a snížené chybovosti) ale práci s dokumenty v datové schránky neusnadňují.
Inteligentní formuláře 602XML, které česká veřejná správa na všech úrovních využívá již několik let, nadále zůstávají cenným a užitečným nástrojem, nicméně efektivní sběr dat přes datové schránky vyžaduje některé specifické funkce. To je důvodem, proč firma Software602 uvedla na trh „eGon ready formuláře“, které tuto oblast pokrývají. Je to krok logický i vzhledem k tomu, že inteligentní formuláře 602XML a informační systém datových schránek pracují se stejnou technologií.
Podívejme se, jak bude vypadat práci s eGon ready formulářem. Z hlediska uživatele připravujícího podání bude proti běžným inteligentním formulářům minimální rozdíl. Uživatel si interaktivní formulář stáhne do svého počítače a postupně vyplňuje. Formulář jej provádí vytvořením dokumentu, poskytuje kontextovou nápovědu, dopočítává hodnoty v některých kolonkách, upozorňuje, které rubriky jsou povinné a které přílohy je třeba dodat, kontroluje logickou správnost apod. Když uživatel dokončí práci, prostě kliknutím odešle. Automaticky je vytvořena datová zpráva s vyplněným formulářem jako přílohou, a přes datovou schránku podatele putuje do datové schránky úřadu, který sbírá data. Tam ovšem automatizace oběhu nekončí. Již v okamžiku publikace formuláře je totiž určeno, ke kterému pracovníkovi nebo do kterého útvaru mají která podání putovat. Toto určení může záviset i na vyplněných údajích. Třeba v případě, že různí zaměstnanci úřadu mají na starosti různé obce. Podatel vyplní příslušnou kolonku volbou ze škály a zadáním určité obce rozhodne i o tom, ke komu se jeho podání dostane. V okamžiku, kdy se dokument dostane do datové schránky úřadu, který sbírá data, je tak již rozhodnuto o jeho dalším oběhu. Ten může vypadat třeba takto:
1) úředník, který má záležitost na starosti, dostává e-mail o tom, že přišlo podání, klikne na odkaz a může rovnou otevřít elektronický dokument. Případně dostává souhrnný mail s přehledem všech podání za den nebo jiný časový úsek.
2) proběhne automatická komunikace se spisovou službou. Ta podání přidělí jednací číslo a dále registruje oběh dokumentu po organizaci a jeho zpracování
3) data z formuláře jsou automaticky přenesena do aplikace pokrývající konkrétní agendu.
Ale to není zdaleka jediná možnost pohybu formuláře. Situaci, kdy je motorem, který zprávy z datové schránky rozděluje, elektronická spisová služba, popisuje následující schéma.
ZMĚNY OBRATEM
V ideálním případě se tedy podání může začít zpracovávat několik minut poté, co bylo odesláno. Další podstatnou výhodou je – jako ostatně u technologie 602XML vždy – flexibilita. Pokud dojde k organizační změně a danou věc dostane na starosti jiný odbor nebo úředník, stačí provést změnu ve formuláři vystaveném na webové stránce úřadu. To je něco, co si pracovníci úřadu mohou provést sami, bez podpory dodavatele. Aktualizace pak proběhne i ve formulářích, které ji byly staženy do počítačů uživatelů. Dokonce i v těch, které již jsou rozvyplněny.
To neznamená, že by končila role „obyčejných“ inteligentních formulářů, které uživateli „pouze“ pomáhají s vyplněním. Jak už jsme uvedli, přínosem je pohodlí pro uživatele a snížená chybovost. Pro úřady, které zpracovávají menší počty podání, to může být dostatečné řešení. Zvláště, pokud se využije možnost vytváření čárového kódu během vyplňování. Tím odpadá přepisování, vyplněná data se prostě přenesou načtením čárového kódu, ať už tento čárový kód úřad dostane na papíře nebo jako PDF vložené do datové zprávy. Nicméně už teď je jasné, že tam, kde bude přicházet přes datové schránky větší množství dokumentů, bude to i při využití běžného interaktivního formuláře vyžadovat hodně administrativní práce. Nebo nasazení správného formuláře. Jsou vaše formuláře připravené na datové schránky?
Ing. Pavel Nemrava
Obchodní ředitel Software602
Verze pro tisk
