Sběr a schvalování podkladů pro HR a mzdovou administrativu v HLDS

Zákazník

Hradecká lesní a dřevařská společnost (HLDS) a.s. je obchodní organizace s přibližně 70 zaměstnanci a ročním obratem přes čtyři miliardy korun. Naprostá většina jejích aktivit je zaměřena na velkoobchod dřevem svého klíčového akcionáře, jímž jsou Lesy České republiky. Podstatnou část zaměstnanců tvoří obchodníci, kteří se většinou pohybují v terénu.

Situace před zahájením projektu

Výkazy práce, vyúčtování cest, dovolenky a podobné agendy byly řešeny tak, že zaměstnanec si stáhl z intranetu vzor dokumentu v kancelářském programu, vyplnil, vytiskl, předložil nadřízeného k podpisu a donesl do účtárny nebo na oddělení lidských zdrojů. Pro obchodníka to znamenalo nutnost jet kvůli tomu do centrály společnosti v Hradci Králové.

V roce 2004 dospělo vedení podniku k tomu, že zaměstnanci věnují administrativě příliš mnoho času a rozhodlo situaci řešit. Představitelé HLDS tedy hledali vhodné formulářové řešení, posoudili několik technologií a nakonec zvolili inteligentní formuláře 602XML.

Situace po nasazení řešení

Všem zaměstnancům jsou k dispozici vzory nejčastějších žádanek a výkazů v kancelářských programech i jako inteligentní formuláře 602XML. Je na každém pracovníku, která nástroj si vybere, nicméně téměř všichni volí 602XML. Inteligence vestavěná ve formuláři totiž zaměstnance provede vyplněním (kontextová nápověda, logická kontrola, automatické kalkulace apod.). Někteří zaměstnanci uchovávají rozvyplněné inteligentní formuláře ve svém počítači, takže při každém podání doplňují jen minimum údajů.

Po vytvoření dokumentu jej zaměstnanec může vytisknout, většinou však podepíše elektronickým podpisem (všichni uživatelé mají podpisy vydané interní certifikační autoritou HLDS) a odešle. Díky funkci parciálních podpisů („zapečetění“ pouze jedné sekce dokumentu“ je totiž možné schvalovat žádanku v několika krocích. To je výhoda významná zvláště pro lidi v terénu, kteří už nemusí chodit do účtárny osobně.

V současné době je takto pokryto několik nejčastějších procesů, jako jsou pracovní lístky (výkazy práce), schvalování dovolených, vyúčtovávání služebních cest či vykazování spotřeby pohonných hmot.

IT manažer HLDS Ing. Michal Půža průběžně vytváří další elektronické formuláře – tak, jak se objevuje jejich potřeba a jak mu to čas dovolí.

Dodané projekty a služby

•    602XML Designer nástroj pro vytváření formulářů a jejich úpravy
•    Vytvoření prvního ukázkového formuláře
•    Školení a podpora
•    602XML Filler bezplatná aplikace pro vyplňování formulářů

Průběh projektu a hodnocení

První formulář, kterým byl pracovní list (výkaz docházky do zaměstnání) vytvořil expert Software602, druhý formulář (vyúčtování služební cesty) již vytvořil IT manažer HLDS. Nasazení formuláře a předávání know-how proběhlo bez problémů, nyní jsou postupně pokrývány další procesy.

„Naši uživatelé jsou poměrně konzervativní, ale třeba pracovní lístek přijali velice snadno. Každá jiná varianta má totiž nějakou významnou nevýhodu. Při vyplňování inteligentních elektronických formulářů se prakticky nedá udělat chyba. Je to velice pohodlné. A vyúčtování cest jakbysmet. Stačí vyťukat kdy, odkud a kam a hned vypadne výsledek,“ komentuje reakce uživatelů Ing. Michal Půža. „Když vytvářím nový, vracím se zpravidla k 602XML Designer pro delší přestávce, takže si musím zvykat, ale je to nástroj, který se mi líbí. Pracuje se mi s tím dobře. Jsem fanda té technologie.“