Když byli účastníci jedné nedávné personalistické konference na závěr akce dotázáni na nejzajímavější část programu, skoro polovina uvedla technologii umožňující nahradit oběh papírových žádanek a výkazů. V konkurenci takových témat jako motivace, hodnocení, vývoj trhu práce, různé aspekty propouštění zaměstnanců apod. To neznamená, že by se zájem manažerů lidských zdrojů přesunul z lidí na počítačové programy. Spíš jde o to, že je tu konečně reálná šance naplnění potřeby, která existovala už řadu let.
Přijďte na seminář pořádaný společností Software602 a portálem www.bezpapiru.cz. Legislativa, procesy, technologie, praktické aspekty. Využijte našich zkušeností!
Jak připomněl jeden z řečníků, výzkumy ukazují, že pracovníci útvarů lidských zdrojů tráví téměř 90 % papírováním a na vlastní práci s lidmi jim zbývá jen maličký zlomek pracovní doby. Což je tím palčivější, že v mnoha organizacích dnes musí oddělení zvládat tutéž práci s méně lidmi než donedávna.
Navíc nejde jen o jedno oddělení, ale o spokojenost zaměstnanců v celém podniku. Ostatně, v každé učebnici personalistiky najdete Herzbergovu tezi o tom, že příliš mnoho byrokratických požadavků vede k nespokojenosti i těch zaměstnanců, kteří mají zajímavou práci a vidí perspektivu osobního růstu. Natož v situaci, kdy se nevyplácí bonusy, benefity jsou seškrtány a po lidech se chce, aby pracovali intenzivněji než kdykoliv předtím.
...většina ředitelů si dokáže představit produktivnější vyplnění pracovní doby než hledání, který formulář je správný, vyplňování, dohledávání, upomínání či opravování chyb v nepřesně vyplněné žádance.
Spolehlivá návratnost
Není tedy divu, že nahrazení interních žádanek a výkazů je jedním z nejčastějších využití formulářových řešení. Tomu nahrává i spolehlivá návratnost, a to i u relativně malých podniků. Už při stovce zaměstnanců totiž zabírá vyřizování interní administrativy několik tisíc člověkohodin ročně. A většina ředitelů si dokáže představit produktivnější vyplnění pracovní doby než hledání, který formulář je správný, vyplňování, dohledávání, upomínání, opravování chyb v nepřesně vyplněné žádance, schvalování apod.
Vhodné flexibilní a uživatelsky přívětivé doplnění informačních systémů. Sady formulářů podložené zkušenostmi ze stovek projektů
Formulářová řešení tuto problematiku pokrývají daleko lépe, než by to dokázal jakýkoliv informační systém. Zaměstnanci mají na obrazovce přesný obrázek tiskopisu, na který jsou zvyklí, ale vyplňování je řádově rychlejší (výběr ze škál, automatické doplňování kolonek, kontrola správnosti, nápověda atd.) „Při vyplňování inteligentních formulářů se prakticky nedá udělat chyba. Je to velice pohodlné,“ vyjádřil se v minulém čísle SWět602 manažer IT v Hradecké lesní a dřevařské společnosti Michal Půža. „Každá jiná varianta má nějakou významnou nevýhodu“.
Někteří šéfové IT si stěžují, že poté, co se zaměstnanci seznámili s inteligentními formuláři 602XML, klesla ochota používat vzory v kancelářských programech.
Hraní si s procesy a formuláři
Celý oběh dokumentu až po archivaci a přenos dat do ERP nebo personálního systému navíc může být automatizován. Pokud se objeví nový proces či nový vykazovací požadavek, k úpravě formuláře zpravidla stačí pár hodin. Externího dodavatele je třeba volat jen v hodně komplikovaných případech. Jaký to má skrytý háček? Někteří šéfové IT si stěžují, že poté, co se zaměstnanci seznámili s inteligentními formuláři 602XML, klesla ochota používat vzory v kancelářských programech. A pokud k těmto zaměstnancům patří i výkonný ředitel, nebývá vysvětlování, že na některé formuláře ještě nepřišla řada, moc příjemné.
Výhodou je naopak možnost si s procesy „hrát“ – zjednodušovat procesy, spojovat formuláře, přenášet data z jednoho do druhého… záleží jen na fantazii. V Import Volkswagen Group tak například pokryli veškeré procesy související s nepřítomností na pracovišti do jediného formuláře propojeného s výkazem práce. V úřadu Zlínského kraje zase propojili žádost o služební cestu s vykazováním cesty a s plánováním kapacity automobilů. Jaký komplexní formulář byste si udělali u vás?
Verze pro tisk
