Pro některé uživatele není snadné přejít od vyplňování dokumentů na papíře ke kompletně elektronickému zpracování. Ne snad proto, že by zacházení s inteligentními formuláři bylo obtížnější, ale prostě proto, že jsou na své papíry zvyklí.
Některé instituce mohou v takové situaci prostě zastavit příjem papírových dokumentů a uživatelé, kterým nezbývá než se s novou technologií seznámit, rychle vidí, jak snadné je její používání. Tak to udělalo například Ministerstvo financí České republiky.
...jakmile se inteligentní formuláře 602XML začnou používat, uživatelé si je rychle oblíbí a sami přicházejí s návrhy, které další procesy jimi pokrýt.
Ne vždy je to ovšem tak snadné, zvláště uvnitř velkých organizací. Někde proto rozdělili zavádění inteligentních formulářů do několika kroků. Nejdřív je 602XML formulář využíván jen k vytvoření dokumentu, který je pak vytištěn a předán na papíře. Uživatelé se přesvědčí, že nové řešení je opravdu uživatelsky pohodlnější než papír - předvyplňuje či dopočítává různé kolonky, kontroluje logickou správnost, poskytuje kontextovou nápovědu apod., takže vytvoření dokumentu je mnohem rychlejší. Až poté, co se uživatelé takto přesvědčí o přednostech nové technologie, jsou zavedeny i funkce elektronického odesílání dat a podepisování. Této cesty s úspěchem využili třeba ve Fakultní nemocnici Motol.
Praktická zkušenost také ukazuje, že jakmile se inteligentní formuláře 602XML začnou používat, uživatelé si je rychle oblíbí, takže dokumenty začínají vytvářet i ti, kdo je dříve ignorovali a uživatelé sami přicházejí s návrhy, které další procesy jimi pokrýt. To dobře ukazuje příklad úřadu Moravskoslezského kraje.
Verze pro tisk
