Budoucnost začíná v Třinci

Veškerá korespondence, která přichází do JAP Trading a nepředstavuje vyloženě papírový spam,  je zpracována následujícím způsobem. Asistentka papír vezme, oskenuje, uloží do archivu, pomocí inteligentního formuláře 602XML vytvoří záznam o příchozí položce, vloží do něj sken jako přílohu a vybere uživatele, o kterém se domnívá, že má záležitost na starosti. Systém předá dokument tomuto uživateli a ten posoudí, zda je skutečně určen pro něj. Pokud tomu tak není, vrátí jej zpět nebo rovnou přepošle kolegovi (není asi třeba připomínat, že oběh dokumentu je řízen centrálně). Jakmile se dopis dostane ke správnému uživateli, ten jej začne řešit. Takovým řešením může být odeslání odpovědi, obchodní nabídky nebo třeba opatření dokumentu poznámkami a uložení do archivu. Nebo prostě posouzení dopisu a vyhození do koše. Systém umožňuje zpětně kontrolovat, jak který obchodník reagoval na kterou poptávku či jiný podnět, včetně kontroly košů.

Všude samé interaktivní dokumenty

Zpracování odchozí pošty začíná vytvořením dokumentu pomocí inteligentního formuláře 602XML. V těchto interaktivních vzorech jsou přednastavené fonty, grafický vzhled stránky i klíčové formulace. Všechny takto vzniklé dokumenty jsou archivovány (včetně verzování), takže není těžké dohledat, co kdy z firmy odešlo. Do tohoto archivování jsou zahrnuty i e-maily, pokud se v nich řeší něco důležitého. Ale většinou se dokument posílá ve formátu PDF nebo na papíře.

Obdobně jsou řešeny i zápisy z porad a jednání a připravují se další inteligentní formuláře pro některé výrobní procesy a zápisy z kontrol. Potom by mělo přijít na řadu hlášení denní produkce a další sběry dat do podnikového informačního systému, schvalování příchozích faktur…  „Je to vlastně pořád ještě zkušební provoz. Ale už teď je zřejmé, že to řešení šetří práci i papíry a že jsou záležitosti vyřizovány rychleji. A samozřejmě je tu možnost zpětné kontroly, kdo co dělá,“ popisuje situaci IT manažer Ing. Miroslav Wajda. Formulářové řešení je průběžně vylepšováno a až bude uživatelům plně vyhovovat, bude roztaženo i do dceřiných společností Spedex a Izotechnik.

Důkladný výběr se vyplatil

JAP Trading je dodavatelem materiálů, komponent a služeb pro hutní výrobu s obratem zhruba jeden a půl miliardy korun. Úspěšnému zavádění inteligentních formulářů napomohly i aktivity v předchozích letech, kdy se firma snažila sledovat veškerý oběh dokumentů. Používala k tomu omezené prostředky jako kopírování papírů, jednoduché dokumentové úložiště a databáze v Microsoft Access. I když možnosti takového řešení byly omezené, zaměstnanci se naučili úplně jinému chování než v dobách, kdy každý obchodník vytvářel vlastní dokumenty a uchovával je v lokálním počítači. Nicméně postupem času přestávala  technologie vyhovovat. „Začínalo to být příliš kostrbaté, neumožňovalo to centrální správu, prostě jsme věděli, že to chceme nahradit nějakým produktem,“ vypráví Miroslav Wajda. „Hledáním toho správného produktu jsme strávili víc než rok. Prošli jsme různé systémy pro správu dokumentů. Ale v podstatě všechny řešily jen příchozí poštu. Navíc jejich cena včetně implementace začíná někde na milionu korun a to nám připadalo jako vyhazování peněz.“ Jako nejvhodnější produkt se nakonec ukázaly inteligentní formuláře 602XML, byla uzavřena smlouva a projekt mohl začít. IT manažer k němu poznamenává: „Vstřícnost lidí z 602 byla mimořádná. Naopak mi chybělo nezávislé testování. Když řešení testuje stejný tým, který je vyvinul, prostě neudělá některé kroky, které by mohl provést nezkušený uživatel. Tuhle roli nezávislého testéra jsem tedy musel suplovat já. Ale společně jsme to dotáhli k naší plné spokojenosti.“

Nepodcenit datové schránky

Formulářové řešení tedy funguje, připravuje se pokrytí dalších procesů, ale vedle toho je třeba zabývat se něčím, co s poštou úzce souvisí – datové schránky. „Budu muset řešit záležitosti jako odesílání nebo ukládání elektronických originálů a čekám, že mi s tím 602 pomůže. Uvědomujeme, že to nesmíme podcenit. Do datové schránky můžeme dostat stavební povolení nebo jiný dokument, kde pár dnů nehraje roli, ale taky třeba předvolání k soudu, kde prošvihnutí termínu může způsobit problémy,“ shrnuje to Miroslav Wajda.

 

Pro nejbližší měsíce tedy čeká JAP Trading i Software602 spousta práce. A jak je vidět z dosavadních výsledků, můžeme se těšit, že opět vznikne něco inspirativního pro řadu organizací nejen v České republice.