Portál bezpapiru.cz občas informuje o úřadech, které jsou v řadě ohledů pokročilejší a pracují efektivněji než většina komerčních organizací. Patří k nim i městský úřad v Karviné, kde připravují řešení, které by jejich zastupitelstvu mohla závidět představenstva mnoha podniků. Asi nepřekvapí, že využitou technologií jsou inteligentní dokumenty 602XML.
Tedy žádný oběh papírů, žádné přepisování, žádné zdržování či zmatky při schvalování.
Po uvedení řešení do provozu bude příprava materiálů pro radu nebo zastupitelstvo vypadat takto. Úředník připraví návrh v textovém editoru nebo podobném programu a vloží jej do „elektronické košilky“, což je inteligentní formulář 602XML. Vedoucí odboru dostane e-mailovou zprávu o tom, že je dokument připraven, rozklikne odkaz a uvidí na obrazovce dokument. Může jej autorizovat digitálním podpisem nebo vrátit k dopracování. Stejným způsobem proběhne kontrola formální správnosti kanceláří primátora a schválení náměstkem, který materiál předkládá radě či zastupitelstvu. Název materiálu a další údaje jsou automaticky přeneseny do formuláře, který pomáhá vytvářet program jednání a odpovídající pozvánku. Podobně je automatizována i tvorba zápisu z jednání (zapisující vlastně zanáší jen změny proti původnímu návrhu), přenos schválených bodů do „úkolovníku“ a archivace schválených dokumentů. Tedy žádný oběh papírů, žádné přepisování, žádné zdržování či zmatky při schvalování.
Zkušenosti, kreativita a projektové řízení
Řešení připravené ve spolupráci se Software602 by mělo být v provozu během pár týdnů (v době uzávěrky tohoto článku probíhala závěrečná vlna připomínek). Příprava probíhala poměrně hladce i proto, že mohla stavět na značných zkušenostech karvinského úřadu s automatizací částí pokrývaného procesu. První jednoduchý systém vyvinuli před přibližně 10 lety vlastními silami ještě v prostředí DOS (pokrýval hlavně evidenci dokumentů), po něm následovala další aplikace, která je využívána dodnes. „Není to špatný systém, ale chybí mu workflow. Navíc má určitá omezení, která komplikují práci, například co se týče velikosti přiložených souborů. Už delší dobu jsme si uvědomovali, že jej potřebujeme nahradit něčím pokročilejším,“ říká šéf městské informatiky Mgr. Jiří Jarema. „Se zavedením 602XML odpadne úředníkům další kus práce. Třeba usnesení musí v současné době vytvářet ručně. Po zavedení formulářů se dokument předpřipraví automaticky a úředníci pouze zanesou změny proti předloze, o kterých rozhodlo zastupitelstvo nebo rada.“
...jakmile si organizace pořídí inteligentní formuláře 602XML a zejména aplikaci pro jejich správu a oběh 602XML Form Server, netrvá dlouho a nový nástroj pokrývá další a další oblasti. Je tomu tak i v Karviné.
„Formuláře 602XML jsme znali, ale nenapadlo nás, že by se mohly použít právě pro tenhle účel,“ vzpomíná Jiří Jarema. „Přišli jsme na to více méně náhodou, při debatě s lidmi z 602.“ Z debaty nakonec vznikla společná vize, ta dostala projektovou podobu a mohlo se začít pracovat. Projekt běží podle předpokladů a karvinský informatik se netají spokojeností s produktem i přístupem lidí z 602. Jsou tedy všechny důvody předpokládat, že za pár týdnů zmizí z Karviné další kus papírování. K tomu, aby mohl celý proces probíhat úplně bez papíru, chybí vybavení radních notebooky, které by mohli mít s sebou při zasedání. Pak by se dokumenty nemusely tisknout vůbec.
Stává se, že jakmile si organizace pořídí inteligentní formuláře 602XML a zejména aplikaci pro jejich správu a oběh 602XML Form Server, netrvá dlouho a nový nástroj pokrývá další a další oblasti. Je tomu tak i v Karviné. Jak městský informatik říká, plánují ještě v letošním roce zprovoznit interní certifikační autoritu, vybavit všechny zaměstnance elektronickými podpisy a nahradit inteligentními dokumenty 602XML ty formuláře, které dnes putují na papíře nebo e-maily jako wordovské dokumenty.
Podrobnější případovou studii najdete zde.
Verze pro tisk
