Zpřehlednění a zefektivnění interních procesů v magistrátu města Karviná

Zákazník

Město Karviná má více než 60 tisíc obyvatel. Leží východně od Ostravy na severním okraji předhůří Beskyd. Magistrát města má 350 zaměstnanců. Organizačně je členěn do 14 odborů (nepočítaje primátora a tajemníka).

Situace před zahájením projektu

Magistrát města pracoval s různými informačními systémy. Některé aplikace vyvinuli pracovníci magistrátu vlastními silami. Přesto zůstávala řada procesů nepokryta, včetně následujících:
Využívání podpory externích dodavatelů IT. Pracovníci odboru, který potřeboval změnu nějaké aplikace či jinou podporu, o to prostě požádali dodavatele. Občas se stávalo, že záležitost zapomněli konzultovat s útvarem informačních technologií magistrátu nebo že na takovou komunikaci nebyl čas.
Přidělování uživatelských práv. Běžná praxe byla taková, že nadřízený uživatele prostě poslal e-mail se stručným požadavkem na přidělení určitých práv. Velmi často se stávalo, že tento požadavek byla nepřesný, nejasný, nebyl řádně schválený nebo obsahoval jinou chybu. Pracovníci útvaru informatiky museli žadatele kontaktovat a vyjasňovat zadání. Navíc neexistovala žádná evidence těchto požadavků, což komplikovalo práci v situacích typu odchodu pracovníka.  Proběhlo několik pokusů e-maily s požadavky systematicky tisknout a zakládat, ale žádný takový pokus nevydržel dlouho.
Příprava materiálů pro zasedání rady. Tento proces byl podporován aplikací, kterou karvinští informatici sami vytvořili. Tato aplikace dobře sloužila jako přehledný dokumentový sklad, ale neměla schvalovací workflow, takže papírová složka musela putovat mezi stoly – se všemi obvyklými dopady na rychlost, pracnost a chybovost.

Situace po nasazení řešení

Vedoucí odborů mají elektronické podpisy Post Signum a úřad připravuje zprovoznění vlastní certifikační autority, která umožní vybavit podpisy všechny zaměstnance.

Některé procesy jsou pokryté oběhem inteligentních formulářů 602XML, na zahrnutí dalších procesů se postupně pracuje. Tyto formuláře jsou integrovány s dalšími aplikacemi, které město využívá (personální systém, systém pro správu identit apod.).

Takto pokryté procesy jsou striktně dodržovány, chybovost poklesla téměř na nulu. Jedná se – mimo jiné – o následující procesy:

Využívání podpory externích dodavatelů IT. Uživatel, který potřebuje práci externího dodavatele, vyplní inteligentní formulář. Pomocí elektronického podpisu schválí jeho nadřízený, v dalším kolem pak odpovědný pracovník útvaru informatiky. Bez tohoto schválení není možné službu objednat.

Přidělování uživatelských práv. Uživatel vyplní formulář, který neumožní vytvořit nesprávné zadání. Nadřízený uživatele dokument podepíše svým certifikátem a pošle do oběhu. Schvaluje příslušný informatik, případně i tajemník magistrátu (pokud oprávnění zahrnují vstup do registrů). V dalším kroku jsou uživatelská práva nastavena podle schválených požadavků a data z formuláře přenesena do personálního systému a systému pro správu identit. Veškeré informace o nastavení uživatelských práv jsou tak soustředěny na jednom místě, což usnadňuje řešení situací typu odchodu zaměstnance.

Příprava materiálů na zasedání zastupitelstva. Komplexní řešení pokrývající celou tuto oblast je v současné době (březen 2009) v omezeném pilotním provozu. Funguje tak, že úředník připraví návrh v textovém editoru nebo podobném programu a vloží jej do „elektronické košilky“, což je inteligentní formulář 602XML. Vedoucí odboru dostane e-mailovou zprávu o tom, že je dokument připraven, rozklikne odkaz a uvidí na obrazovce dokument. Může jej autorizovat digitálním podpisem nebo vrátit k dopracování. Stejným způsobem proběhne kontrola formální správnosti kanceláří primátora a posouzení náměstkem, který materiál předkládá radě či zastupitelstvu. Název materiálu a další údaje jsou automaticky přeneseny do formuláře, který pomáhá vytvářet program jednání a odpovídající pozvánku. Podobně je automatizována i tvorba zápisu z jednání (zapisující vlastně zanáší jen změny proti původnímu návrhu), přenos schválených bodů do „úkolovníku“ a archivace schválených dokumentů.

Dodané produkty a služby

•    602XML Form Server, aplikace pro řízení oběhu formulářů a jejich publikování a správu
•    602XML Designer, aplikace pro vytváření formulářů a jejich úpravy
•    602XML Filler, bezplatná aplikace pro vyplňování formulářů
•    školení a podpora
•    spolupráce při vytváření složitějších formulářů

Průběh projektu a hodnocení

Pracovníci útvaru informatiky magistrátu byli vyškolení v ovládání technologie 602XML, takže vytvářejí formulářů a zadávají pravidla pro jejich oběh převážně vlastními silami. U některých komplikovanějších záležitostí využívají podporu specialistů Software602.

Vedoucí oddělení informatiky Mgr. Jiří Jarema prohlásil: „S technologií 602XML se mi pracuje velmi dobře. Také lidé ze Software602 vždy vycházejí vstříc našim požadavkům. Nemůžu si stěžovat.“

Jako nejobtížnější se ukazuje definice pravidel pro oběh formulářů tak, aby byly postiženy potřeby všech útvarů, všech kategorií zaměstnanců a všechny speciální případy. V této souvislosti pracovníci karvinského magistrátu výrazně oceňují možnost poměrně snadno provádět změny a přizpůsobovat tak formuláře i pravidla jejich oběhu aktuálním potřebám úřadu.