V článcích na tomto portálu často konstatujeme, že jedinou skutečnou hranicí pro využití inteligentních formulářů je lidská kreativita. Znovu to potvrdili informatici v Karviné. Dobrý nápad a nástroje pro vytváření a správu interaktivních formulářů 602XML (ty si pořídili již dříve k jinému účelu) bylo všechno, co potřebovali k elegantnímu pokrytí oblasti, která znepříjemňuje život IT útvarům v řadě organizací.
Proces, se kterým si v Karviné takto poradili, je správa uživatelských práv v různých systémech, tedy vytváření a rušení uživatelských účtů, vyřizování žádostí, udržování celkového přehledu o tom, kdo má jaké oprávnění a vše, co k tomu patří. Informatikům, kteří tvoří podstatnou část našich čtenářů, nemusíme připomínat, jaké obtíže bývají s těmito činnostmi spojeny. Od uživatelů a jejich šéfů přicházejí požadavky, z nichž není jasné, jaké oprávnění je třeba přidělit nebo zrušit, jindy se zase stává, že požadavek není řádně schválený nebo obsahuje jinou nějakou jinou chybu. Nezbývá, než je znovu kontaktovat, vyjasnit, co vlastně potřebují, přimět je, aby nechali požadavek řádně schválit…takže spousta ztraceného času pro lidi z IT a pro jejich kolegy mnohdy pocit, že informatici jsou neochotní a trvají na maličkostech.
Když se informatici v Karviné rozhodli nasadit identity management systém a řešit systematicky i sběr a schvalování požadavků, nad technologií nepřemýšleli ani chvíli.
Osvědčené formuláře
Ještě zhruba před rokem ztrpčovala správa uživatelských práv pracovní život i informatikům karvinského magistrátu. Proces totiž fungoval jako ve většině podniků a úřadů v České republice. Když nastoupil nový zaměstnanec nebo došlo k organizační změně, jeho nadřízený zpravidla poslal e-mail typu ´Dejte mu stejné přístupy, jako má ten a ten kolega´. Pro informatika to znamenalo projít různé informační systémy a zjišťovat, jaká oprávnění zmíněný kolega měl. Často se při tom ukázalo, že z nějakých specifických důvodů měl i nějaká práva, která nový zaměstnanec potřebovat nebude. Takže další dotazy, vyjasňování a další ztracený čas.
Když se informatici v Karviné rozhodli nasadit identity management systém a řešit systematicky i sběr a schvalování požadavků, nad technologií nepřemýšleli ani chvíli. Prostě proto, že inteligentní formuláře 602XML již využívali a vlastnili licenci pro jejich vytváření. „Již předtím nám pomohly zpřehlednit několik procesů,“vzpomíná šéf karvinské městské informatiky Jiří Jarema. „Asi nejdůležitější byl požadavek na IT podporu. Před zavedením interaktivního formuláře se občas stávalo, že uživatel požádal přímo externího dodavatele o nějakou změnu v systému a my jsme se o tom dozvěděli, teprve když přišla faktura. Ten formulář nám umožnil dostat celý proces pod kontrolu. Dnes bezpečně víme, že se realizují jen správně definované a schválené požadavky.“ Zkrátka, 602XML je technologie, kterou již na magistrátu v Karviné dobře znají. Kromě zmíněných jednodušších formulářů připravují i komplexní formulářové řešení pokrývající celý proces přípravy podkladů pro jednání rady města.
Tím je zaručeno, že informatici dostávají jen smysluplné požadavky, jiné formulář prostě neumožní zadat.
Nepodceňujte brigádníky
Od rozhodnutí do uvedení do ostrého provozu stačily necelé dva měsíce. Část práce udělali karvinští informatici, s „lahůdkami“ pomohl specialista ze Software602. Od října loňského roku tedy funguje přidělování uživatelských práv tak, že nadřízený uživatele otevře inteligentní formulář, do něj jsou automaticky načtena data o zaměstnanci z personálního systému a šéf označí výběrem ze škál, jaká práva má jeho podřízený mít. Tím je zaručeno, že informatici dostávají jen smysluplné požadavky, jiné formulář prostě neumožní zadat. Nadřízený uživatele dokument podepíše svým certifikátem a pošle do oběhu. Schvaluje příslušný informatik, případně i tajemník magistrátu (pokud oprávnění zahrnují vstup do registrů). V dalším kroku jsou uživatelská práva nastavena podle schválených požadavků a data z formuláře přenesena do personálního systému a systému pro správu identit. Veškeré informace o nastavení uživatelských práv jsou tak soustředěny na jednom místě, což usnadňuje řešení situací typu odchodu zaměstnance.
Jak Jiří Jarema říká, během nasazování se potvrdilo, že možnost provádět změny formulářů bez podpory dodavatele je obrovskou výhodou. Až po uvedení do provozu se totiž postupně ukazovalo, že je třeba lépe ošetřit některé speciální skupiny uživatelů, kteří jsou v personálním systému vedeni zcela odděleně, jako například brigádníky, takže bylo třeba řešení doladit. „Je to nejsložitější formulář, jaký jsme zatím vytvářeli, hlavně proto, že se v něm řeší integrace s dvěma technologiemi. Hodně jsme se na tom naučili. Jako nástroj pro schvalování to mohu rozhodně doporučit. Jestli je z toho projektu nějaké poučení, tak to, že je důležité na začátku dobře zhodnotit životní cyklus uživatele – jak do organizace přichází, jakými způsoby může odejít, a to včetně specifických věcí, které se týkají třeba sezónních zaměstnanců,“ uzavírá vedoucí městské informatiky.
Podrobnější případovou studii najdete zde.
Verze pro tisk
