Tomáš Kejzlar: Informatik by se neměl stát údržbářem technologií

S manažerem IT magistrátu města Děčín Ing. Tomášem Kejzlarem o soužití technologií 602 a Adobe, mentalitě IT expertů a rozvoji v době omezených rozpočtů.

Jste nejen vedoucím IT děčínského magistrátu, ale také členem komise informatiků při svazu měst a obcí, takže máte i určitý přehled o tom, co se děje jinde. Jak se informatici úřadů vyrovnávají s dramaticky omezenými rozpočty?

Je pravda, že současná ekonomická situace se odrazila i na rozpočtech na IT.  Třeba u nás v Děčíně je to vůbec poprvé, kdy je IT rozpočet nižší než v předcházejícím roce. To je něco, co prostě musíme přijmout a vyrovnat se s tím. Snažíme se to řešit tak, že se poohlížíme po jiných zdrojích financování, tedy zejména po dotačních titulech a výzvách. Kromě toho jsme omezili investice do nových technologií a zejména do vybavení kanceláří technikou. A snažíme se optimalizovat využívání toho, co už máme.

 

Máte nějaký recept, kde se dá najít nejvíce úspor?

U nás jsme začali hledat úspory ve spotřebě materiálu a využití techniky. Spustili jsme například projekt monitoringu tisku a optimalizace tiskových výstupů tak, abychom při daném stavu techniky maximálně snížili náklady na tisk. Omezili jsme také nákupy nových počítačů a snažíme se vystačit s tím, co už máme. Zvažujeme také virtualizaci desktopů.

 

Snížení nákladů na tisk. Tedy elektronické dokumenty?

Ano, to je něco, na čem pracujeme už několik let.  Začali jsme s tím ještě v dobách, kdy tlak na snižování nákladů nebyl tak dramatický. Přesto se nám zdálo zbytečné tisknout každé dva týdny celé štosy papírů pro radu nebo zastupitelstvo, a přešli jsme tedy na elektronické zpracování.
Další vlna elektronizace přišla s inteligentními formuláři od Software602. Ty nám umožňují nejen ušetřit za papír, ale především optimalizovat a urychlit procesy. Dá se to také ukázat na příkladu procesu, v rámci něhož se úředníci seznamují se směrnicemi, předpisy a sbírkami zákonů. Původně vše probíhalo v papírové podobě. Vytiskli jsme tzv. oběžník a ten postupně oběhl celý úřad (asi 300 zaměstnanců – pozn.red) a úředníci museli podepsat, že s jeho obsahem seznámili. Trvalo to v extrémním případě až tři čtvrtě roku. Elektronicky je to otázka pár dnů, protože vše běží paralelně.

A další elektronizace?

Kromě toho, co už jsme zmínili, bych určitě uvedl dovolenku. To byla první věc, na kterou jsme použili technologii 602XML. Tuto dovolenku aktuálně rozšiřujeme na obecnou nepřítomnost, tedy formulář, který bude postihovat všechny možné varianty, proč člověk není v práci. Chceme elektronizovat i přípravu materiálů pro radu a zastupitelstvo. Dnes totiž tyto materiály vznikají elektronicky, ale kvůli schvalování se tisknou a poté zase skenují. V budoucnu bude probíhat celý proces bezpapírově. A máme i další procesy – adepty na elektronizaci pomocí formulářových technologií, schvalování faktur, cestovní příkaz, životní situace a další.

Přibližně před dvěma lety jste přešli z technologie Adobe na 602XML. Bylo to těžké rozhodnutí?

Bylo to rozhodnutí velice snadné, protože nástroje Adobe jsme tím nezahodili. Tam, kde se jedná o formuláře, ze kterých nepotřebujeme vytěžovat data ani nic schvalovat, tam nadále využíváme Adobe. To jsou nejčastěji různé žádanky, které se vyplňují v rámci úřadu.
Tam, kde je zapotřebí realizovat schvalovací proces nebo kde chceme data vytěžovat do aplikací, tam využíváme 602XML. Obě technologie tedy koexistují vedle sebe.

Děčínský magistrát je už léta známý jako úřad velmi pokročilý v zavádění pokročilých IT technologií, ať už se jedná o interaktivní formuláře nebo třeba komunikaci s občany pomocí SMS (občan se pomocí SMS objednává na konkrétní hodinu, aby nemusel čekat ve frontě). Proč se věci tak dobře daří právě vám?

Řada těch věcí není mým přičiněním. Mám kolem sebe lidi, kteří mají dobré nápady a jako vedoucí informatiky se snažím pomoci tomu, aby byly opravdu uvedeny do života. A spoustu věcí jsme nevymysleli u nás v Děčíně. Všímáme si, co dělají jiní. Když se něco povede na nějakém jiném úřadě, prostě se to snažíme napodobit a zároveň přemýšlíme o tom, jak to dále rozšířit, aby to bylo opravdu užitečné a aby to veřejnost vnímala pozitivně. Myslím, že právě tohle je velmi důležité. Kdybychom se snažili vymýšlet všechno od začátku, opakovali bychom chyby, které už před námi udělali jiní a ze kterých se můžeme poučit.
Další důležitou věcí je podpora vedení úřadu. A my máme vedení, které nám vychází vstříc. 

Bylo za ty roky něco, co se vám nepovedlo?

Určitě ano! Na každém z těch projektů, které jsme realizovali, bychom našli něco, co jsme mohli udělat lépe. Ale to zpravidla nedokážete vidět předem. Právě proto je tak důležité poučit se ze zkušeností jiných.

Někdy se zdá, že elektronizace veřejné správy má zajímavý životní cyklus. Na začátku jsou občané nespokojení, že musí chodit na úřad. Poté úřad zavede elektronické řešení. A v další fázi se občané drží svých papírů, na které si původně stěžovali, a jen neochotně se jich vzdávají. Je taková i vaše zkušenost?

My jsme si vždycky uvědomovali, jak obrovsky důležitá je propagace tohoto řešení. Třeba již zmíněné SMS. Tehdy jsme nasadili masivní letákovou kampaň. Publikovali jsme informace v našem zpravodaji, v regionálním tisku, rozmístili jsme letáčky do hromadné dopravy. To je základ úspěchu. Když tohle neuděláme, občan se o té věci prostě nedozví. Nemůžeme čekat, že bude aktivně pátrat, co už je možné a co ještě ne.

Máte nějaký specifický recept, jak překonat obavu z nových technologií?

Moje zkušenost je, že postoj uživatelů – občanů se nijak výrazně neliší od postoje uživatelů uvnitř úřadu. Navíc, pro úředníky i občany nasazujeme stejné technologie. Takže z toho, jak se nám podařilo přesvědčit úředníky, můžeme vyjít při komunikaci s veřejností.
Právě tady se ukazuje velká výhoda formulářových technologií. Uživatel dostává na obrazovku to, na co byl zvyklý na papíře. Jen místo podpisu musí kliknout na tlačítko elektronického podpisu. Technologie mu proto není tak cizí. To je obrovský rozdíl proti práci s  aplikacemi, které řeší nějakou agendu pomocí vlastního rozhraní.

A je naopak nějaká typická chyba, které se městští informatici dopouštějí?

My v Děčíně se snažíme jít mnohem dál a dělat mnohem víc, než musíme. Částečně pro náš dobrý pocit, že někomu usnadníme život. A částečně proto, abychom ukázali, že nejsme jen údržbáři, kteří se dokážou postarat o nějakou techniku, ale že umíme přinášet nové věci. Myslím, že zdaleka ne všude to takto dělají.

To je zajímavé přirovnání. Informatici jako údržbáři.

Myslím, že tak jsou informatici obecně chápáni. Někdo se s tím smíří a upadne do stavu „co se porouchalo, to opravíme“, a rezignuje na vymýšlení nových věcí.

Jaká bude další velká věc, kterou chystáte?

Nápadů máme celou řadu. Primárně je to ale o financích, sekundárně pak o kapacitě našich lidí.
Pominu-li formuláře od 602, kterými chceme letos pokrýt několik dalších schvalovacích procesů, tak bychom chtěli udělat další krok k realizaci něčeho, co je naší velkou vizí. Není to vlastně jen naše vize, podobný záměr mají i některá další města, a v komerčním sektoru to již existuje. Jde o to, aby na magistrátu vzniklo jedno kontaktní místo, kam občan přijde a kde může vyřídit jakoukoliv agendu. Podobně, jako je tomu v bance, kam přijdete, a úřednice za přepážkou s Vámi vyřídí všechno, co můžete od banky chtít.

Ale to není zdaleka jen otázka technologií.

To už je o procesech, o zpracování procesních analýz, a následně o software, který to bude podporovat. Dnes už na to máme naplánované peníze, předpokládáme, že podstatnou část prostředků získáme z evropských fondů. A je to také o lidech. Abychom na ta místa dostali lidi, kteří budou schopní a příjemní, kteří budou mít znalosti celého úřadu a jednotlivých agend. A je to i tom, abychom takové lidi dokázali zaplatit.  

Kdy se takového kontaktního místa dočkáme?

Nerad říkám termíny, protože pak se je obvykle nedaří dodržet. Ale myslím, že když budeme hodně optimističtí, můžeme mluvit o třech nebo čtyřech letech.