Nejvýznamnější právní normy vytvářející prostředí pro elektronizaci dokumentů a procesů v České republice

Novela zákona o archivnictví a spisové službě a o elektronickém podpisu

Text, mimo jiné, zavádí referenční formáty elektronického podpisu, s odkazem na dokument evropské komise uvádějící normy PAdES, CAdES a XAdES

Zákon, kterým se mění zákon o informačních systémech veřejné správy (263/2011Sb)

Novela umožňuje zřízení kontaktního místa Czech POINTu v bankách, začlenění datové schránky do internetového bankovnictví nebo jiné obdobné aplikace, vymezuje podmínky pro využití těchto možností a mění některá pravidla pro předávání poštovních datových zpráv mezi právnickými i fyzickými osobami.

Zákon o elektronickém podpisu
(227/2000 Sb.)

Zákon zpřesňuje a definuje některé pojmy tak, aby bylo možné rozlišit stupně důvěryhodnosti a bezpečnosti jednotlivých elektronických podpisů. Řeší také, jaké náležitosti musí mít kvalifikovaný certifikát a jaké jsou povinnosti vlastníků podpisů a certifikačních autorit.

Odkazy:

Směrnice o zásadách Společenství pro elektronické podpisy
(1999/93/EC)

Pro uživatele v České republice je významný zejména princip obecného uznávání zaručených elektronických podpisů bez ohledu na to, ve kterém státě sídlí certifikační autorita a vlastník podpisu. Jak konstatuje stanovisko Ministerstva vnitra ČR, vyplývá z této směrnice povinnost všech orgánů veřejné moci uznávat kvalifikované certifikáty vydané v jiných státech EU

Odkazy:

Rozhodnutí Evropské komise ze dne 25.února 2011

kterým se stanoví minimální požadavky na přeshraniční zpracování dokumentů elektronicky podepsaných podle příslušnými orgány podle směrnice 2006/123/ES Evropskéh parlamentu a Rady o službách na vnitřním trhu.

Zákon o datových schránkách, elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů
(300/2008 Sb.)

Zákon a jeho novely pokrývají veškerou problematiku od zacházení s datovými schránkami a datovými zprávami až po požadavky na informační systém datových schránek. Zákon také stanovuje pravidla pro provádění konverze elektronického dokumentu (přílohy datové zprávy) do listinné formy a naopak.

Vyhláška o užívání a provozování informačního systému datových schránek (194 /2009Sb.)

Norma upravuje záležitosti jako přihlašování do datové schránky, formáty zpráv, maximální velikost apod.) 

Zákon o účetnictví (563/1991 Sb.)

Z hlediska elektronizace dokumentů je nejvýznamnější paragraf 33, kde jsou definovány požadavky na "záznam v technické formě" (elektronická faktura). 

 

Stanovisko Ministerstva vnitra, z nějž vyplývá povinnost úřadů připojovat k důvěryhodným elektronickým dokumentům časové razítko

Jak se v něm uvádí, opatřování dokumentů v digitální podobě kvalifikovaným časovým razítkem je důležité pro prokazování pravosti po celou dobu jejich existence. I v případě, že byl dokument doručen datovou schránkou, je "přítomnost kvalifikovaného časového razítka na dokumentu nezbytným předpokladem, aby bylo možno na dokument aplikovat domněnku pravosti po celou dobu existence dokumentu." Jinými slovy, bez časového razítka bude dokument dál existovat, ale nebude možné prokázat, že se jedná o originál s právními účinky.

Zákon o archivnictví a spisové službě (499/2004 Sb.)

Zákon upravuje definici archiválií (záznamy určené pro trvalé uchování), pravidla pro zacházení s nimi, práva a povinnosti jejich vlastníků a související problematiku.Hlava III zákona definuje požadavky na spisovou službu úřadu.

Z hlediska konverze dokumentů je zvlášť podstatný paragraf 69, odstavec 8, kde je přímo uvedeno, za jakých podmínek mohou provádět konverzi dokumentů "původci, kteří nejsou určenými původci", tedy běžné podniky, spolky apod.

Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby (191/2009Sb.)

Norma stanovuje konkrétní požadavky na příjem dokumentů, jejich označování, evidenci, přidělování znaků, oběh, vyřizování, podepisování, archivace a skartaci

Vyhláška o stanovení podrobností elektronické konverze dokumentů (193/2009Sb.)

Vyhláška upravuje technické záležitosti konverze a definuje požadavky na dokumenty (vstupní i výstupní formát a další náležitosti). 

Zákon o DPH (235/2004 Sb.)

Norma přináší další požadavky na elektronické účetní doklady. Podstatný je zejména paragraf 26, kde najdeme požadavek na připojení platného zaručeného elektronického popdpisu nebo použití formátu EDI.

Vyhláška o elektronických podatelnách (496/2004 Sb.)

Dokument definuje povinnosti úřadu v oblasti vedení elektronické podatelny, archivace příchozích i odchozích zpráv a práce s elektronickým podpisem.

Vyhláška o ověřování platnosti elektronického podpisu (212 /2012 Sb)

Kromě detailního postupu pro ověřování elektronického podpisu, elektronické značky a časového razítka, určuje tato vyhláška Ministerstva vnitra ČR také strukturu údajů, které umožňují jednoznačně identifikovat podepisující osobu.

Informace Generálního finančního ředitelství k pravidlům fakturace

Stanovisko, které detailně specifikuje požadavky na elektronické daňové doklady poté, co vstoupila v účinnost "technická" novela zákona o DPH, včetně pravidel pro připojování elektronických podpisů, časových razítek a archivace dokladů.