Jan Šperer: Pokud chci změnu, je na mně, abych přišel s argumenty

Šéf financí bývá v mnoha firmách tím, kdo snahám investovat do IT spíše odporuje a zpochybňuje je. Vy jste byl naopak tím, kdo věci pohání dopředu.  Proč?

Ano, v naší firmě jsem byl jedním z těch, kdo to řešení chtěl zavést. Ale myslím, že je normální, že právě podnikový ekonom má zájem na elektronizaci faktur a jejich oběhu. Ten musí záměr prosazovat.
Skeptičtější bývají ti, kdo faktury schvalují, tedy uživatelé. Ti měli dosud k dispozici papír, což je průzračně jednoduché. A najednou si musí faktury zobrazovat na monitoru a bojí se, že se v tom nevyznají a že to bude pracnější. V něčem mají pravdu, obrazovka počítače není tak pohodlná a snadno přehledná jako papír. Nicméně dnes mohu potvrdit, že obavy jsou větší, než jaká je potom skutečnost.
Kromě toho existují určité obavy, že děláme něco zbytečného. Když listinný oběh fungoval odjakživa, proč by neměl fungovat dál? A je na mně, který tu změnu prosazuji, abych přišel s argumenty.

Jaké to byly argumenty?

Při listinném oběhu dochází k chybám. Nám se třeba stávalo, že se při vnitřním oběhu občas ztratila nějaká faktura Bylo to sice vyjímečně, ale občas se to stalo. Protože máme různé stavby a faktury schvalují i stavbyvedoucí, musely papíry putovat po stavbách . Představte si stavbyvedoucího, který úřaduje přímo na stavbě v nějaké buňce. To nejsou podmínky srovnatelné s klasickými kancelářemi, takže se může velmi snadno stát, že se nějaký papír prostě ztratí.
Pak tu byla otázka převážení faktur mezi centrálou a stavbami. Občas se nám stávalo, že jsme na schválení některé faktury čekali víc než měsíc a vůbec jsme nedokázali říct, kde je. Pochopitelně se nesepisovaly předávací protokoly, to by lidi ještě více zatížilo. Takže když se ozval nějaký dodavatel, v některých případech jsme museli nejdříve pátrat po tom, u koho se faktura nachází. Musel jsem obvolávat stavbyvedoucí. Čím víc máte stavbyvedoucích, tím větší je to problém.

Další argument je ten, že dříve se listinné faktury ukládaly do šanonu a nejdříve do příručního skladu, pak do trvalého skladu. Když se chtěl stavbyvedoucí podívat do nějaké starší faktury, musel přijet do firmy, jít do účtárny, zjistit, ve kterém skladu je šanon a vyhledat ho. Teď, když faktury skenujeme a schvalujeme elektronicky, tak se na tu fakturu podívá v počítači přímo na svém pracovišti.

Využívá se tato funkce? Skutečně vaši kolegové hledají doklady elektronicky?

Ano, dělají to. To je to, co u stavbyvedoucích převážilo obavy z práce přes monitor. Oceňují, že nemusí běhat do účtárny. Když chtějí vidět fakturu, tak si ji prostě otevřou v počítači.

Má elektronizace schvalování faktur ještě nějakou další specifickou výhodu?

S fakturami souvisí DPH. Každá firma, která dělá daňové přiznání k DPH, k tomu musí mít všechny faktury týkající se příslušného měsíce schválené příslušnými osobami. Když se dělá daňové přiznání, to znamená kolem 20. v měsíci, vždycky se vám stane, že některé faktury chybí a že ještě nejsou zlikvidované. Takže ty faktury musíte hledat, aby bylo možné je regulárně potvrdit nebo vrátit dodavatelům. Kolik to dá práce, když to musíte řešit papírem, o tom jsme už mluvili.

Projekt jste tedy dokázal prosadit. Jak se vyznáte v IT?

Jako běžný uživatel.

Jak technologický laik vybírá technologii, aby nekoupil špatný produkt?

Především musím říci, že jsme celý systém implementovali s kolegou z oddělení IT, který měl výrazný podíl na konečném výsledku. Také nám bylo rychle jasné, že nechceme žádný „hotový“ systém. Je mnoho informačních systémů, jejichž výrobci si myslí, že ví, jak to ve firmě chodí a podle toho nastaví procesy. A „Kliente, přizpůsob se našemu software!“ To pro nás bylo nepřijatelné.
Pro nás bylo naopak rozhodující, že si můžeme systém uzpůsobit, jak potřebujeme. Že si můžeme vytvořit elektronický krycí list faktury podle vlastních požadavků a nemusíme měnit organizaci schvalování faktur ve firmě.

Nebál jste se, že vás dodavatel ošidí a že vám prodá něco, co pro vás nebude vhodné?

Toho bych se bál, kdyby mi někdo nabízel hotový systém. Ten bych chtěl na půl roku půjčit a vyzkoušet si ho, zda nám vyhovuje. Ale to tady nehrozí. Od začátku jsme věděli, že jak si to uděláme, tak to budeme mít.

Jak projekt pokračoval?

Pak jsem navrhl workflow. To je docela složitá záležitost, ačkoliv to tak předem nevypadalo. Na první pohled se to zdá být jednoduché, ale není to tak.
Potom přišlo malé rozčarování. Předpokládali jsme, že se kolega IT nechá zaškolit a že si formuláře budeme vyrábět sami. Ale ukázalo se, že pro oběh faktur je to příliš složitý formulář. Umíme vytvářet jednodušší formuláře, ale oběh faktur byl tak složitý, že jsme vytvoření formuláře museli zadat firmě Software602.
Měli jsme tedy základní formulář a ten jsme dali do oběhu od prvního ledna. S tím, že první měsíc bude zkušební doba a během té doby budeme sbírat připomínky od všech osob, které schvalují faktury. Pro jistotu jsme ponechali i listinný oběh, kdyby elektronické řešení selhalo. Důležité bylo, že jsme faktury začali skenovat, čímž jsme si začali vytvářet databázi přijatých faktur v elektronické podobě. Takováto databáze má význam i mimo implementované řešení.

Během ledna jsme tedy shromáždili určité poznatky, zkušenosti, připomínky a předali je dodavateli k řešení. Tím jsme systém vypilovali a zároveň víme, že pokud bychom v budoucnu něco chtěli jinak, dodavatel bude připravený to změnit.

Jak hodnotíte výsledek?

Splnilo to očekávání. Odpadl problém, že nevím, kde faktura je, nebo že je zlikvidována až třeba po dvou měsících. Já si teď namátkou kontroluji, jak dlouho trvá schvalování. Od doby obdržení do kompletního schválení jsou to řádově dny. To bylo dříve nemyslitelné.

Jak si na elektronické schvalování faktur zvykli lidé ve firmě?

Nemuseli si nějak moc zvykat. Nic zásadního se pro ně nezměnilo. Samotný proces schvalování, pracovní postupy zůstaly beze změny, pouze se listina nahradila elektronickým záznamem. S tím, že si musí faktury prohlížet na monitoru, se smířili rychle. A proti tomu jsou přínosy. Už nemusí přenášet balíky faktur ze stavební buňky na účtárnu, a mají z počítače přístup ke schváleným fakturám. Takže to přijali pozitivně.
Mnohem horší je situace pro účetní, kteří faktury skenují. Jestli je nějaké úzké místo, pak je právě zde. Propojili jsme systém s účetním software, takže přímo z účetnictví můžeme stiskem tlačítka vygenerovat formulář, což je jakási košilka faktury a pak musí nastat práce skenování, což dříve nebylo, takže účetním vlastně přibyla práce.

Pokud byste většinu faktur dostávali elektronicky, tento problém by zmizel.

Přesně tak. Pokud se podaří faktury nahradit zcela elektronickými dokumenty, tak tato činnost odpadne.

Bude ve vaší společnosti pokračovat elektronizace dál?

Teď jsou na řadě dovolenky, přesněji řečeno schvalování elektronických žádostí o dovolené. Ale hlavně víme, že cokoliv v budoucnu nás napadne, že u nějakého procesu budeme chtít nahradit listiny, tak máme inteligentní formuláře a zkušenosti, které nám to umožní.

Kdybyste měl radit někomu, kdo se do podobného projektu teprve pouští, na co by si měl dát pozor?

Pokud by se jednalo o inteligentní formuláře 602XML, je tu určité skryté nebezpečí spojené s tím, že ten systém může být prakticky neomezeně přizpůsobován požadavkům. Cokoliv vás napadne, formuláře se tomu mohou přizpůsobit. To může vést k tomu, že zákazník vymýšlí další a další věci a systém se stává zbytečně složitým. To se stalo i nám. I když nás na to lidé z 602 od začátku upozorňovali. Některé nápady jsme nakonec zase opustili, takže nasazené řešení je hodně blízké původnímu zadání. Ale dost jsme se těmi oklikami zdrželi. Takže to je jedno nebezpečí, na které bych měl upozornit. I když to je hezké nebezpečí.