Martin Frič: Nepotřebujeme „uživatelskou kreativitu“, ale rychlost a správná data.

Vedoucí Útvaru ISŘ a vnitřního auditu Severočeských vodovodů a kanalizací Ing. Martin Frič je původní profesí informatik.Tato kombinace znalostí ze dvou oborů mu umožňuje nejen řešit procesy, ale také velmi kvalifikovaně posuzovat technologie potřebné projejich pokrytí.

Stál jste také u zrodu projektu zavedení inteligentních formulářů 602XML. Jak se to vlastně stalo?

První počin byl ten, že jsem si při pročítání vlastností produktu konkurenční firmy (Windows Office 2007 – pozn.red.) všiml, že začínají podporovat XML formát a přemýšlel jsem o tom, co nám to přinese do budoucna. A shodou okolností jsem v té době narazil na internetovou prezentaci 602XML Designer. O tom řešení jsme poprvé uvažovali už před dvěma nebo třemi lety, ale tehdy nám nepřipadalo tak zajímavé, i cena byla poměrně vysoko. Bylo to řešení složité a cílené vyloženě na vývojáře. Ale když se objevil Form Server, začalo se nám to jevit jako velice jednoduché a průhledné řešení pro mnoho problémů ve firmě. Důležité pro nás bylo také to, že formulář mohu potvrdit digitálním podpisem, což už dnes akceptuje i audit. Obrovským přínosem pro nás bylo zrychlení procesů v podniku.

Ale řekl bych, že co se týče zavádění těch formulářů, jsme pořád ještě na začátku. Využíváme několik málo formulářů, a prostor pro další rozvoj je skutečně obrovský. Ty formuláře mají vynikající poměr cena versus čas. Pokud chci provést změnu ve velkém systému, bude to trvat a budou s tím spojeny značné náklady. Formuláře si můžeme sami změnit tak, jak nám to vyhovuje a nemusíme čekat, až to za velké peníze udělají programátoři.

Co těmito formuláři nahrazujete? Papírové dokumenty?

Skutečně dochází k nahrazení papírových dokumentů, ale častěji stává, že se papírový dokument ani nevytváří. Že již ve chvíli, kdy se objeví potřeba něco pokrýt, tak se ani nevytváří papírový dokument, ale rovnou elektronický formulář.

Jak se s nimi pracuje uživatelům?

Jak už jsem říkal, jsme teprve na začátku, nicméně až na vzácné výjimky, kdy se zaměstnanci teprve seznamují s digitálním podpisem, ke komplikacím nedochází. Pokud je formulář pořádně navržen, je jeho zavádění bez problémů. Negativní odezva téměř nulová.

A administrátorům?

Je to relativně vyspělé prostředí, žádné provozní problémy jsme nezaznamenali. Ale pořád ještě jsou oblasti, které by se daly zlepšovat. Postrádáme třeba generování on-line přehledů. Samozřejmě, mohu to řešit přenosem těch dat do excellu, kde bych něco dopočítal a měl na to nějaká makra. Ale pokud by mi to poskytl přímo Form Server, bylo by to mnohem pohodlnější. Ale to jsou takové, řekl bych, třešničky.

Hovořil jste o rychlém nasazení. Jak rychlé je nasazení formulářů?

Pokud jde o nějaký jednoduchý formulář, tak je to otázka několika málo dnů, včetně odladění. Komplikovanější věci trvají déle, ale to je dáno spíš tím, že teprve při práci s tím formulářem narážíme na situace, které nepostihuje. To proto, že formuláře nasazujeme za pochodu, aniž by tomu předcházela důkladnější analýza, a pak ladíme za provozu.

V souvislosti s inteligentními formuláři 602XML se nabízí vize organizace, z níž úplně vymizí papírování. Myslíte, že to je realistické?

Samozřejmě, jako technikovi by se mi moc líbilo, kdyby to takto fungovalo. Jenže při analýze některých formulářů narážíme na to, že na konci musí být papír, třeba z důvodu prokazování záznamu pro auditory. Další problémy jsou spojené s tím, že lidé jsou zvyklí na papír a raději se smíří s přepisováním. Jsme si vědomi, že by to šlo jinak. Ale při našem počtu zaměstnanců (více než 1000 – pozn. red.) mohou změny probíhat jen omezenou rychlostí. Ale věřím, že v budoucnu ty věci přijdou.

Myslíte, že se to bude týkat už současné generace?

Určitě. myslím, že to nebude trvat víc než 10 let.

Hovořili jsme o rychlosti nasazení. Jaké jsou další silné a slabé stránky inteligentních formulářů?

Na prvním místě je jednoznačně rychlost nasazení. Hodně nám vyhovuje i to, že prostředí je kompletně české. Asi by se dalo vylepšit vývojové prostředí. Tam jsou ještě určité rezervy. Ale celkově je to velice pěkný produkt. Jestli je pro mne nějaký otazník, tak je to cena, respektive způsob licencování. Organizace, která ty formuláře používá pouze interně, platí stejnou cenu jako ta, která licenci využívá i při komunikace se zákazníky. Ale to se týká jen velkého řešení. Co se týče Form Serveru, tam je cena skvělá.

Když pomineme technické vlastnosti produktu, v čem je přínos nasazení pro organizaci?

V rychlosti a standardizaci činností. S takovým formulářem nikdo netápe. Všichni vědí, že na intranetu je odkaz na určitý formulář. Otevřu jej a postupuji přímo podle předpisu. Neexistuje možnost výjimky. Samozřejmě, je možné mít šablony v kancelářském software a posílat je elektronickou poštou, ale takové případy otevírají příležitost pro „kreativitu“ namísto stanoveného postupu. Ale my nepotřebujeme kreativitu. Potřebujeme rychlost, správné data a jasné hranice.

Jaké další kroky plánujete s inteligentními formuláři 602XML?

V tomto okamžiku jsou jimi pokryty procesy související s vyřizováním stížností a reklamací. Další příležitost vidím v oblasti personalistiky, kde se dají využít pro hlášení pracovní doby, různé výkazy, žádanky apod. A také zadávání dat do aplikací, k nimž někteří uživatelé nemají přístup, ale měli by mít možnost ovlivnit informace v těchto aplikacích.