Motol ve válce proti papírování

V polovině roku 2007 zprovoznili v Motole sofistikované formulářové řešení pro pokrytí tzv. „mimořádných událostí“, což v podstatě znamená vyšetřování situací, u nichž je podezření na chybu personálu (pád pacienta z lůžka, podání nesprávného léku apod.). Pokud takové podezření vznikne, začíná dlouhý proces, na jehož konci je nápravné opatření, které by mělo zabránit opakování chyby. V rámci tohoto procesu se k události vyjadřuje řada lidí z různých úseků a různých úrovní vedení, přičemž ne všichni mohou mít přístup ke všem informacím. Elektronizace proces nejen urychlila, ale zároveň přispěla ke zvýšení ochoty mimořádné události hlásit. „Vyhodnotili jsme si to tak, že ta technologie splnila naše očekávání a že ji chceme dále rozvíjet,“ komentuje to ředitel IT Ing. Martin Voříšek MBA.

Přibližně ve stejné době bylo zaměstnancům poskytnuto 20 inteligentních formulářů pokrývajících některá častá podání z oblastí provozní, personální a finanční. Jsou využívány jako nástroj pro snadnější vyplnění. Poté je uživatel vytiskne a podepíše rukou. Jak Martin Voříšek říká, zaměstnanci si již na ně zvykli natolik, že je berou jako součást běžného života nemocnice.

Elektronický podpis pro (skoro) každého

Služební cesty ve velké státní nemocnici představují daleko složitější problematiku. Je totiž třeba nejen vyplnit žádost (nebo ji předvyplnit za šéfa), ale také pokrýt schvalování a zároveň automatickou kontrolu, že zaměstnanec dosud nepřekročil limit, který vyžaduje, aby další služební cesty potvrdil ředitel nebo náměstek. A také připravit podklady pro účtárnu. Poměrně komplikovaný formulář si v Motole vyrobili sami, oběh dokumentu řídí 602XML Form Server. V provozu je řešení od 1. dubna a využívají jej 2000 lidí, tedy téměř polovina zaměstnanců nemocnice. Ne všichni již mají elektronické podpisy, takže v některých fázích nezbývá než dokument vytisknout a podepsat ručně. Přesto znamenalo zavedení formuláře radikální změnu v zavedených způsobech. Podle Martina Voříška se vlastně jednalo o kompletní přeuspořádání procesu. Ne všichni přijali změnu s nadšením, ale vedení nemocnice bylo nekompromisní.

Právě zprovoznění interní certifikační autority a postupné vydávání elektronických podpisů všem zaměstnancům, kteří je mohou potřebovat, bude jednou z priorit do blízké budoucnosti. Vedle toho v Motole průběžně hledají možnosti jak omezit zbytečné papírování. Jednou z takových příležitostí je nahrazení současných požadavkových listů inteligentními formuláři. Jedná se o proces, kdy útvar žádá zajištění nějaké činnosti nebo přidělení nějakého zařízení. Taková žádost musí být pochopitelně schválena na několika úrovních a řádně archivována, což je typická situace vedoucí k nasazení 602XML. Další oblastí se zajímavým potenciálem je využití mobilních zařízení pro zpřístupnění některých údajů z nemocničního informačního systému a pro jednoduché zaškrtávání (například při evidenci, které úkony již byly provedeny).  Od inteligentních formulářů se očekává, že umožní vyhnout se složité práci s mobilním klientem. Rýsují se i další oblasti. Vždy ale jde o to, aby to bylo praktické a aby to odpovídalo tomu, co lékaři a sestry potřebují, vysvětluje Martin Voříšek. Do vzdálenější budoucnosti je tak odsunut třeba mediálně zajímavý koncept elektronické vizity. Klade totiž značné nároky na infrastruktury – od wi-fi s dostatečným výkonem po takové přenosné počítače, které budou pro tyto účely skutečně vhodné a půjdou pořídit za rozumou cenu. A zprovoznění polovičatého řešení by pro zaměstnanec nemocnice nebyla žádná skutečná pomoc.