Když se stavební a developerská společnost Manďák (dnes Syner Morava) rozhodovala, jak pokrýt procesy přípravy nabídky, posuzování subdodavatelů a kontaktů se zákazníky, zvolila řešení společnosti Software602. A výsledek? Systém za zlomek ceny konkurenčního řešení, uvedení do ostrého provozu za dva týdny. Dnes Manďák může konstatovat, že stíhá s méně lidmi více práce. Procesy klíčové pro tvorbu nabídky se zkrátily z více než týdne na pouhé dva dny.
Kroměřížská společnost Manďák postupně vyrostla z regionální stavební firmy ve významného hráče v celostátním měřítku, který je aktivní i mimo Českou republiku a který se zabývá i developerskou činností. V loňském roce se rozhodla podpořit růst nasazením informačního systému, který by pomohl zefektivnit a urychlit přípravu nabídek a zároveň vnesl více přehledu do obchodních aktivit.
Centrální přehled o postupu schvalování navíc umožnil zjednodušit procesy a identifikovat místa, kde se práce bezdůvodně zdržuje a vyvodit příslušná personální opatření.
„Manďák řešil problém typický pro většinu stavebních firem. Potřebujete zareagovat na poptávku, ale nabídku nemůžete podat, dokud si nevyberete subdodavatele a nemáte s ním dojednány podmínky. Přitom právě rychlost je faktor, který mnohdy rozhoduje,“ vysvětluje obchodní manažer Antonín Drahovzal. „Na druhou stranu, výběr subdodavatele pro velkou stavbu je příliš vážná záležitost, než aby o něm mohl rozhodnout jeden člověk nebo aby se mohl vynechat nějaký schvalovací krok.“ Ve společnosti Manďák se jedná o dva procesy. V prvním se rozhoduje, kteří partneři budou přizváni, v navazujícím se vybírá vítězný subdodavatel pro konkrétní projekt. Při každém z nich probíhá schvalování na až pěti úrovních a každý odpovědný pracovník potřebuje mít k dispozici mnoho informací.
Včera a dnes
Do loňského roku řešili v Manďáku tuto problematiku stejně jako v jiných podnicích. Do papírového formuláře s desítkami kolonek byly zapsány informace o potenciálních subdodavatelích a rozběhlo se schvalovací kolečko. Firma měla jistotu, že nic nebude zanedbáno, ale problémem zůstávala rychlost. „Schválení jednoho dokumentu trvalo řádově týden, což vůbec není špatné, když si uvědomíte, že je zapotřebí pěti podpisů. Ale podnik vše potřeboval zvládat ještě rychleji a udržovat evidence o aktuálním stavu každého případu,“ vzpomíná Antonín Drahovzal.
Dnes vyplní zaměstnanec ve svém počítači inteligentní formulář, což mu dá jistotu, že je vše uvedeno úplně a správně, elektronicky podepíše, odešle a dokument obíhá automaticky. Kromě standardních funkcí jako schválení, zamítnutí, zastupování v nepřítomnosti apod. systém nabízí i možnost „schválení s poznámkou“, kdy šéf sice rozhodnutí svého podřízeného schválí, ale zároveň si vyžádá dodatečné vysvětlení. Evidence je samozřejmostí.
Formuláře místo procesních konzultantů
...vytvoření dodavatelské smlouvy dnes funguje tak, že zaměstnanec vyplní inteligentní formulář, proběhne schvalovací proces a na konci je vygenerování PDF se smlouvou.
První verze systému byla v provozu za dva týdny od zahájení projektu. A právě tehdy se ukázalo, jakou výhodou je flexibilita inteligentních formulářů 602XML. Zkušenost s reálným fungováním pomohla uživatelů zpřesnit požadavky na funkce a nebylo problém zavést potřebné úpravy. Centrální přehled o postupu schvalování navíc umožnil zjednodušit procesy a identifikovat místa, kde se práce bezdůvodně zdržuje a vyvodit příslušná personální opatření. A výsledek? Dnes jsou v Manďáku schopni schválit i velmi obtížný výběr dodavatele do druhého dne.
O přínosech nejlépe svědčí skutečnost, že na základě této zkušenosti rozhodlo vedení Manďáku o využití inteligentních formulářů i pro další procesy. Například vytvoření dodavatelské smlouvy dnes funguje tak, že zaměstnanec vyplní inteligentní formulář, proběhne schvalovací proces a na konci je vygenerování PDF se smlouvou, kterou stačí vytisknout a poslat subdodavateli k podpisu.
Verze pro tisk
