Nahrazení papírových dokumentů inteligentními formuláři 602XML přinutilo partnery cestovní kanceláře v cílových zemích, aby dodržovali všechny pokyny a předpisy pro posuzování nabídky hotelů a předali přesně takové podklady, jaké centrála cestovní kanceláře potřebuje. „Neskutečně nám to zjednodušilo práci,“ říká generální ředitel společnosti Imed Jeddai. „Také naši obchodní partneři si všimli toho, jak rychle a profesionálně dokážeme připravovat smlouvy. Někde už dokonce uvažují o nasazení stejného řešení, jaké máme my.“
Zákazník:
Blue Style je jedna z největších cestovních kanceláří působících v České republice. Specializuje se na zájezdy ve středomořských zemích (Bulharsko, Egypt, Maroko, Řecko, Tunisko). Její nabídka obsahuje stovky hotelů.
Situace před nasazením řešení:
Rozšíření nabídky se řešilo do tak, že obchodní partner společnosti Blue Style v cílové zemi přišel do hotelu, vše prohlédl a posoudil, vyplnil papírový formulář odeslal jej do pražské centrály cestovní kanceláře. Běžně se stávalo, že některé kolonky byly vynechány a v dokumentu byly naopak rukou připsány nečitelné poznámky. Bylo tak zapotřebí zjišťovat chybějící informace a někdy dokonce poslat zaměstnance zjistit situaci na místě. Zároveň neměl Blue Style plnou jistotu, co partneři jménem cestovní kanceláře vyjednávají.
Situace po realizace projektu:
Partner v cílové zemi vyplní všechny požadované údaje o hotelu do inteligentního formuláře 602XML. Elektronický formulář nemůže být odeslán, dokud vše není vyplněno úplně a správně, vpisování „poznámek“ nepřichází v úvahu. Data jsou automaticky odesílány do pražské centrály, kde pokračuje bezpapírové schvalování až po úroveň generálního ředitele. Pokud je kontrakt odsouhlasen, dostává partner v cílové zemi notifikaci a zároveň je smlouva vytištěna, podepsána inkoustem a zaslána poštou.
Dodané produkty a služby:
• sada inteligentních formulářů 602XML
• 602XML Form Server
• bezplatná aplikace 602XML
• poradenství a podporu při nasazení elektronických podpisů
Průběh projektu a hodnocení:
Uživatelé neměli zpočátku dost konkrétní představu, jaké funkce mají od systému vyžadovat. Proto byla nasazena předběžná verze (za dva týdny od uzavření kontraktu), na základě zkušenosti s touto verzí uživatelé definovali svoje požadavky, systém byl podle nich nastavován a uživatelé si zkoušeli, zda jim vyhovuje. Tento proces trval přibližně jeden měsíc. „Lidé ze Software602 s námi měli neskutečnou trpělivost. Museli to měnit minimálně stokrát, ale nic nebyl problém,“ popisuje projekt generální ředitel Blue Stylu Imed Jeddai.
Do ostrého provozu šlo formulářové řešení 27. srpna 2008. Během prvního měsíce bylo s jeho podporou schváleno více než 100 smluv. Během ostrého provozu jsou funkce postupně dolaďovány tak, jak zaměstnanci přicházejí s novými nápady a své požadavky předkládají i obchodní partneři.
Tuto případovou studii ve formátu PDF najdete zde.
Verze pro tisk
