Příprava materiálu pro radu nebo pro zastupitelstvo už neznamená, že by mezi kancelářemi obíhaly složky papírů nebo že by dokonce úředníci běhali mezi budovami. Elektronizace přitom nepřinesla požadavek přizpůsobit se nějakému informačnímu systému, v Karviné si prostě zavedli takové formuláře a pravidla, jaká potřebovali. Vlastně ani nemuseli žádný informační systém nasazovat – prostě rozšířili stávající formulářové řešení o další vzory dokumentů a další procesy.
Než může být materiál předložen radě, musí projít schválením na několika úrovních. Referent, který dokument vytvořil (zpravidla v kancelářském programu), jej převede do PDF, vloží jej jako přílohu do elektronické schvalovací košilky a podepíše svým elektronickým podpisem. Tím je pro něj záležitost prozatím ukončena, systém totiž automaticky předkládá dokument ke schválení manažerům na různých úrovních a hlídá, aby schvalování proběhlo včas. Pouze v případě, že některý z nadřízených neschválí, je dokument vrácen referentovi k dopracování a schvalovací kolečko se opakuje. Na konci procesu je kancelář primátora , kde jsou data z elektronických košilek přenesena do programu zasedání a program rozeslán. Žádná mechanická práce, stačí pár kliknutí. Jako podklad pro zasedání dostanou zastupitelé návrhy vytištěné na papíře, nicméně po skončení schůze pokračuje zpracování opět elektronicky. Usnesení z jednání je automaticky vytvořen z podkladů - pouze tam, kde bylo schváleno v jiném znění, než bylo předkládáno, musí být provedena úprava ručně. A na závěr (opět automatický) přenos dat do úkolovníků těch, kdo jsou za realizaci jednotlivých bodů usnesení odpovědní. V současné době se připravuje další vylepšení tak, aby k vytvoření zprávy na intranet a internet stačilo jediné kliknutí.
Jakmile si uživatelé dokázali konkrétně představit, o co se jedná, postoj se radikálně změnil. Od té chvíle to byla spíše kanceláře primátora, kdo tlačil věci dopředu.
Konec „uživatelské tvořivosti“
Ještě před necelým rokem obíhaly magistrátem papírové složky. Nikdo nedokázal mít přehled o tom, na kterém stole který dokument momentálně leží, čas od času se něco ztratilo nebo nepřiměřeně zdrželo. Pokud chtěli mít úředníci jistotu, že spis bude schválen rychle, nezbylo jim než běhat mezi kancelářemi a budovami (magistrát v Karviné má několik pracovišť) a osobně si pohlídat, že každý z nadřízených schválí včas.
Impulz ke změně přišel z oddělení informatiky. Ostatní byli vesměs zdrženliví – až do chvíle, kdy jim informatici předvedli malou demoverzi, jak by elektronické řešení mohlo fungovat. Jakmile si uživatelé dokázali konkrétně představit, o co se jedná, postoj se radikálně změnil. Od té chvíle to byla spíše kanceláře primátora, kdo tlačil věci dopředu. A dnes si tam formulářové řešení pochvalují. „Nedávno jsme o tom mluvily s kolegyněmi. Asi žádná z nás by se už nechtěla vracet k papírovému zpracování,“ konstatuje jedna z klíčových uživatelek, Bc. Blanka Rychla z Kanceláře primátora. Jak vysvětluje, šetří formulářové řešení čas, ale hlavně umožňuje sledovat, jak postupuje zpracování jednotlivých materiálů. Umožňuje rovněž zajistit, že vše bude zpracováno korektně a v požadované úpravě. Jak k tomu podotýká informatik Mgr. Jiří Jarema, už předtím existovaly vzory dokumentů. Byly ovšem vytvořeny v kancelářských programech, takže nebylo možné zabránit občasné „uživatelské tvořivosti.“
Tohle řešení nám dává jistotu, že kdyby se někdy změnila pravidla pro schvalování určitých dokumentů, budeme si to umět předělat, aniž bychom prováděli náročné a drahé změny v systému
Malá formulářová revoluce
Výběr technologie byl jednoduchý. Jak dnes Jiří Jarema vzpomíná, věděli v Karviné, že existují různé produkty schopné tuto problematiku pokrýt, ale nechtěli nasazovat další informační systém. S inteligentními formuláři 602XML už pracovali, takže z pohledu IT se vlastně jednalo o přidání dalších formulářů a nastavení pravidel pro jejich oběh. Namalovali tedy mapu procesu, vytvořili formuláře a zahájili pilotní provoz ve dvou útvarech. Během tohoto pilotního provozu se postupně „vychytávaly“ různé málo obvyklé situace a souběhy okolností, s nimiž původní základní definice procesu nepočítala, takže se formulářové řešení upravovalo. Právě flexibilitu inteligentních formulářů, která se během projektu osvědčila, pokládá Jiří Jarema za další výhodu proti hotovým informačním systémům. „Je to důležité i do budoucna. Tohle řešení nám dává jistotu, že kdyby se někdy změnila pravidla pro schvalování určitých dokumentů, budeme si to umět předělat, aniž bychom prováděli náročné a drahé změny v systému,“ vysvětluje.
Když bylo na podzim loňského roku řešení uvedeno do provozu, byla to pro úřad vlastně taková malá revoluce. „Ze začátku se na nás lidé obraceli se strašnou spoustou dotazů. Kde najdu formulář? Jak poznám, že vedoucí dokument opravdu schválil? Opravdu to platí i bez papíru? Kolegové byli prostě zvyklí držet v ruce papír a najednou jim to chybělo,“ vypráví Blanka Rychla. Během několika týdnů si ale uživatelé na nový způsob práce zvykli. V současné době už Kancelář primátora dostává dotazy jen sporadicky. Vyplývají vesměs z toho, že někteří úředníci připravují materiály pro zastupitelstvo jen občas, takže se s formulářovým řešením setkávají až teď.
Pro uživatele bylo těžké i to, že dodržování pravidel se najednou začalo brát úplně vážně. Dokud běhaly mezi kancelářemi papíry (a občas úředníci), bylo možné něco dodat na poslední chvíli nebo třeba něco podepsat zpětně. To už v současné době možné není. Takže se nemohou dít věci, které by se dít neměly, ale dochází k nim běžně všude, kde se schvaluje podpisem na papíře. Nicméně nakonec se úředníci smířili i s tímhle aspektem změny a zjistili, že i pro ně je nové řešení pohodlnější. A naopak začínají přemýšlet o tom, které další papíry by se daly elektronizovat. Třeba zápisy z porad.
Verze pro tisk
