Jak se chránit proti zpochybnění elektronických originálů

E15, 14.3. 2011

Chcete mít jistotu, že elektronické originály dokumentů ve vašem počítači jsou opravdu platné a že budou stejně platné za několik let? Pak je právě vám určena služba SecuStamp firmy Software602.

Služba je dostupná na adrese www.secustamp.com.  Společně s aplikací Software602 Print2PDF, která je široké veřejnosti poskytována zdarma, vytváří jednotné centrum pro práci s důvěryhodnými elektronickými dokumenty, tedy prostředí, v němž lze všechny potřebné úkony provést jedním či dvěma kliknutími. Ovládání je tak jednoduché, že ani úplný laik nepotřebuje školení.

Co musí elektronický originál nutně obsahovat

Důvěryhodné elektronické dokumenty poskytují řádově více pohodlí i právní jistoty, ale pouze tehdy, pokud uživatel respektuje všechna pravidla. A protože realizace některých požadavků je příliš komplikovaná (umíte třeba připojit k dokumentu časové razítko?), vede to k situaci, kdy jedni vytvářejí dokumenty, z nichž se po pár měsících stanou, slovy Jiřího Peterky, „elektronické cáry papíru“ a druzí takové dokumenty akceptují.

Ke správnému elektronickému originálu musí být připojen zaručený elektronický podpis a kvalifikované časové razítko. Pokud je určen pro dlouhodobou archivaci, měl by být ve formátu PDF/A, čímž je zajištěno, že bude čitelný i v budoucích verzích počítačových programů.

Kdy originál ztratí platnost

Pokud vám tedy obchodní partner pošle elektronickou fakturu, objednávku, smlouvu, výpověď smlouvy či jakýkoliv jiný elektronický doklad, je nejprve zapotřebí zkontrolovat jeho „pravost“ (v právnickém jazyce s tím myslí, že je dokument v pořádku a můžete se s ním ohánět). Tato kontrola je v zásadě nad síly běžného uživatele. V rámci služby Secustamp ovšem stačí dvě kliknutí a máte srozumitelný posudek, jak na tom dokument je.

Kdyby se vlastník podpisu někdy v budoucnu rozhodl svůj podpis zneplatnit (nebo kdyby platnost podpisu vypršela), nijak to neovlivní pravost konkrétního dokumentu opatřeného razítkem.

  

Víte-li, že dokument je v pořádku, potřebujete zajistit jeho trvanlivost v čase. Toho můžete dosáhnout konverzí do listinné podoby (na Czech POINTu za 30 korun za stránku) nebo připojením časového razítka. Připojením časového razítka vzniká nezpochybnitelný důkaz, že dokument existoval v době, kdy byl podpis platný. Kdyby se vlastník podpisu někdy v budoucnu rozhodl svůj podpis zneplatnit (nebo kdyby platnost podpisu vypršela), nijak to neovlivní pravost konkrétního dokumentu opatřeného razítkem.  

Proč a jak připojit časové razítko

Pokud je váš partner seriózní a technologicky vyspělý, nejspíš časové razítko připojil již při podepisování. Úřady mají připojování časových razítek ke všem dokumentům uloženo od ministerstva vnitra.

Na druhou stranu je však také dobré brát v úvahu, že až dosud bylo získání časového razítka tak komplikované, že to bylo nad síly menších podniků a úřadů. Až se službou SecuStamp to je možné bez uzavírání smlouvy a na dvě kliknutí. Absence časového razítka tudíž nemusí svědčit o nedobrých úmyslech.

Teď už vám nic nebrání uložit dokument na disk počítače, vypálit na cd nebo jej archivovat jakkoliv jinak. Můžete jej posílat e-mailem, předat na USB klíčence nebo třeba pověsit na internetovou stránku. A pořád se jedná o originál s právním účinkem.

Připojování časového razítka si můžete zdarma vyzkoušet na www.secustamp.com

Software602 a Print2PDF ovšem nepokrývají jen přijímání dokumentů, ale především jejich vytváření. Tedy převod do PDF, připojování podpisů (někdy se na dokument musí podepsat několik lidí) a připojování časových razítek.

Ale lepší než dlouhé popisování je  vyzkoušet. Tím spíš, že pro širokou veřejnost jsou zdarma nejen služby portálu a softwarový nástroj, ale také první dávka časových razítek. Pro podniky zase může být zajímavá možnost automatizovaného propojení se stávajícími informačními systémy.