Automatizovaný převod dokumentů do formátu PDF a jejich publikace na webu

Zákazník:

Česká školní inspekce (ČŠI) je správním úřadem s celostátní působností, centrálou v Praze a sítí krajských inspektorátů. IT infrastruktura obsluhuje přibližně 500 uživatelů, z toho 350 terénních pracovníků (školní inspektoři a inspekční pracovníci). Od roku 2006 prochází ČŠI výraznou modernizací – byla instalována celorepubliková síť, sofistikovaný systém pro podporu inspektorů v terénu a připravuje se nasazení dalších IT nástrojů, včetně inteligentních formulářů 602XML.

Situace před zahájením projektu:

V informačním systému ČSI bylo uloženo více než 20 000 tisíc zpráv o inspekcích v mateřských, základních a středních školách. Tyto zprávy vznikaly postupně od roku 1999, a proto byly vytvářeny v různých verzích textových editorů a podle různých šablon.

Inspekční zprávy jsou ze zákona veřejné. Do roku 2008 si zájemci (nejčastěji rodiče) mohli zprávy vyžádat u ředitele školy nebo přímo na ČŠI. V praxi ovšem mnoho lidí o této možnosti nevědělo a někteří ředitelé škol vydávali inspekční zprávy jen neochotně.

ČŠI proto chtěla všechny zprávy zveřejnit na své internetové stránce. K tomu však potřebovala převést dokumenty do formátu PDF, což bylo vzhledem k jejich počtu nesmírně pracné. Znamenalo by to nutnost přijmout dalšího pracovníka, který by inspekční zprávy převáděl a umisťoval na internetovou stránku.

Situace po nasazení řešení:

Celý archiv od roku 1999 do roku 2008 byl převeden dávkovou operací, která netrvala více než 48 hodin. Všechny tyto zprávy jsou nyní k dispozici na internetové stránce http://zpravy.csicr.cz/ s přehledným vyhledáváním podle názvu školy, města atd. Během několika vteřin je tak možné získat přístup ke zprávám o všech inspekcích, které byly v dotyčné škole provedeny.

Průběžně jsou na tuto internetovou stránku umisťovány i další inspekční zprávy, tak jak vznikají. Školní inspektor zprávu vytvoří v textovém editoru a umístí do informačního systému. Poté, co je zpráva uzavřena a schválena (zpravidla do jednoho měsíce od ukončení inspekce) ji informační systém překopíruje do adresáře monitorovaného aplikací Print2PDF. Automaticky je vytvořen PDF soubor, opatřen metadaty potřebnými pro vyhledání a umístěn do skladu dokumentů, v němž mohou návštěvníci internetové stránky vyhledávat. Ročně jsou takto zpracovány asi 3000 zpráv o inspekcích.  

Každý měsíc je zaznamenáno asi 2000 stažení zpráv. Nejčastěji tuto možnost využívají rodiče, pracovníci škol a inspekce a novináři.

Dodané produkty a služby:

•    Print2PDF verze 8 (podniková verze)
•    integrace s informačním systémem ČŠI

Průběh projektu a hodnocení:

Pracovníci ČŠI měli jasnou představu o architektuře řešení a hledali produkt, který bude do této představy zapadat. Věděli o některých produktech zahraničních firem, které neměly zastoupení v České republice. Poté, co se v podstatě náhodou dozvěděli o produktu Print2PDF od Software602, zjistili, že přesně odpovídá jejich nárokům a že je velmi zajímavý i cenově.

Nasazení bylo zcela hladké, integrace se systémem ČŠI netrvala více než týden. Řešení se osvědčilo během hromadné konverze na začátku roku 2008 a od té doby funguje bez problémů. „Je to absolutně bezúdržbové,“ konstatoval ředitel odboru ICT a analytiky ČŠI Kamil Melichárek. „Pochopitelně zaznamenáváme logy, abychom vše měli pod kontrolou. Dosud ale nebyl žádný důvod zasahovat.“