Ve Fakultní nemocnici v Motole zahájili v srpnu letošního roku systematické sledování „mimořádných událostí“, což zahrnuje nepředvídatelné události, které vedly k poškození pacienta nebo k riziku tohoto poškození nebo narušují normální fungování části nemocnice nebo představují bezpečnostní riziko pro pacienty, návštěvníky či zaměstnance. To si vyžádalo spoustu organizační práce, přípravu interního předpisu a postupů, školení zaměstnanců a také rozšíření IT infrastruktury. Zvoleným řešením jsou inteligentní formuláře 602XML, jejichž oběh zajišťuje 602XML Form Server. Na zkušenosti z prvních měsíců provozu jsme se zeptali Mgr. Blanky Vurmové ze Samostatného oddělení řízení kvality.
Z jakého důvodu jste začali mimořádné události sledovat?
Důvodem bylo získání zpětné vazby. Umožňuje nám to sledovat situaci, reagovat na ni a přijímat potřebná opatření. Může se stát, že se zjistí, že určitý aspekt nějaké činnosti není pokryt interním předpisem, je tedy zapotřebí předpis dopracovat. Jinde se zase ukáže např. nutnost proškolení personálu. Nebo můžeme navrhnout změnu formulářů ve zdravotnické dokumentaci.
Je to něco, co není ve FN Motol tak úplně nové. Jednu z mimořádných událostí – pád hospitalizovaného pacienta – sledujeme už od roku 2004. Letos došlo pouze k tomu, že se pády hospitalizovaných pacientů začaly hlásit elektronicky.
Jak vypadá hlášení a jeho zpracování?
Hlášení vyplní osoba, která je události přítomna (lékař, sestra, ale i ostatní personál). Vyplněný dotazník, včetně nepovinného jména a telefonní linky toho, kdo jej vyplnil, přijde k nám na oddělení řízení kvality, kde jsem hlavním administrátorem mimořádných událostí. Případ řeším buď sama nebo jej předám některému z dalších administrátorů – podle oblasti, jaké se událost týká, tedy podle toho, zda se jedná o záležitost lékařskou, provozní apod. Někdy obsahuje hlášení dostatek informací k tomu, aby bylo možné případ uzavřít, jindy je třeba provést došetření. To znamená znovu kontaktovat toho, kdo hlášení podal, zjistit další skutečnosti, dojít na pracoviště, kde k události došlo, nahlédnout do zdravotnické dokumentace pacienta…A na základě těchto zjištění se událost klasifikuje a uzavře. Pokud se jedná o závažnou mimořádnou událost, provádí se analýza, které se účastní více administrátorů. V rámci tohoto postupu je o události informován také příslušný náměstek ředitele nemocnice.
U pádu hospitalizovaných pacientů je postup trochu jiný. Tam šetření a klasifikace události probíhá na úseku hlavní sestry, až poté je případ postoupen k nám.
Proč jste se rozhodli nahradit papírové formuláře, které se používaly pro hlášení pádu hospitalizovaných pacientů?
Hlavním důvodem bylo zrychlení předávání informací o mimořádných událostech a snadnější zpracovávání dat. Jsme veliká organizace, není technicky možné, aby někdo běhal mezi odděleními s papírovými formuláři. A kdybychom použili standardní cestu přes podatelnu, trvalo by 2-3 dny, než by se k nám hlášení dostalo. Navíc jsme očekávali, že hlášení bude hodně, takže bychom nebyli schopni ručně zpracovat tolik formulářů.
A nebáli jste se, že uživatelé zvyklí na papíry nebudou chtít vyplňovat elektronické formuláře?
Ano, trochu jsme se báli, aby se nesnížil počet hlášení u pádů.
Snížil se?
Ne. Projevila se změna k lepšímu. Hlásit začali i lékaři. Předtím bylo hlášení pádu pacienta popsáno pouze v Metodickém pokynu ošetřovatelské péče – závazným pouze pro sestry. Dnes je předpis o hlášení mimořádných událostí závazný pro všechny zaměstnance.
A jak jste spokojená s technologií, tedy s inteligentními formuláři 602XML?
Jsem opravdu spokojená, co se týče základních uživatelů, tedy osob, které hlásí. To řešení je příjemné, jednoduché, šetří čas, lidé nemají problémy s vyplněním kolonek. Jen jsme měli problém s formátem data narození, ale to se brzy upravilo a chybovost se snížila. Co se týče administrace, tam ještě pokračuje ladění některých věcí.
Co by mělo v administraci fungovat lépe? Jak se vám s ní vlastně pracuje?
Pracuje se s tím dobře. Opravdu to urychluje práci. Nemusím nic tisknout a dávat do obálky. Navíc hlášení obsahují citlivá data, která není možné posílat jen tak. V rámci Form Serveru je komunikace zajištěna elektronickými podpisy. O každém novém hlášení dostávám informaci do mailu, takže nemusím sledovat, zda něco nepřišlo přímo ve Form Serveru.
Ale vedle toho jsou detaily, které potřebujeme doladit. Někdy potřebujeme elektronické hlášení někomu poslat a odstranit identifikaci zaměstnance, který hlášení podal, a v dalším kroku tuto identifikaci zase obnovit. První verze systému nám nevyhovovala prakticky vůbec, teď je to lepší, ale pořád to není tak uživatelsky příjemné, jak bychom potřebovali. Takže spolu s 602 připravujeme řešení, které nám bude zcela vyhovovat.
Během prvních měsíců provozu systém vůbec prošel řadou změn. U některých záležitostí jsme až v reálném provozu zjistili, že bychom je chtěli jinak, než jsme si původně mysleli. A v dalších bodech jsme udělali při formulaci zadání kompromis a když jsme s tím chvíli pracovali, zjistili jsme, že se potřebujeme vrátit k našim původním požadavkům. Kromě toho jsme ladili i samotný formulář. U jedné kolonky jsme zjistili, že uživatelé zadávají jinou informaci, než jsme chtěli. Stačilo zpřesnit označení kolonky a je to v pořádku.
Jak rychle se daří ty změny provádět?
Většina z nich je opravdu blesková. Když jde o drobnosti, tak to je velice rychlé. Když to jsou věci, které se musí vyvíjet, tam to trvá o něco déle, ale zase ne příliš dlouho. Když si vezmete, že ten formulář je v plném běhu od srpna, teď je listopad a už jsme provedli několik změn, vidíte, že ty změny netrvají dlouho. Ale to říkám jako uživatel, nemůžu mluvit za IT.
Text případové studie najdete zde.
Verze pro tisk
