Postupné nahrazování papírových dokumentů ve Fakultní nemocnici Motol

Zákazník:

Fakultní Nemocnice Motol je největší nemocnicí v ČR a jednou z největších ve střední Evropě. Poskytuje specializovanou ambulantní a lůžkovou péči pacientům všech věkových kategorií. Má přibližně 2 400 lůžek, na nichž ročně ošetří přes 70 tisíc pacientů. Ambulantně pak ošetří dalších 770 tisíc pacientů ročně. Fakultní nemocnice v Motole zaměstnává přes 5000 lidí.

Dodané produkty a služby:

• Publikační licence 602XML
• 602XML Filler
• Vytvoření základní sady 20 formulářů
• Nastavení certifikační autority od Microsoftu
• Školení IT odborníků nemocnice
• Dlouhodobá podpora
Nasazení řešení (první fáze) trvalo přibližně dva týdny od schválení objednávky, do provozu bylo uvedeno v lednu 2007.

Situace před zahájením projektu:

Fakultní nemocnice v Motole měla provozně-ekonomický informační systém (ERP) i nemocniční informační systém (NIS) pokrývající specializované zdravotnické agendy.

Řada schvalovacích a reportovacích procesů procházejících napříč mnoha útvary byla ovšem pokryta oběhem papírových a kvazipapírových dokumentů (dokumenty vytvářené v kancelářském software obíhající e-maily). Často se jednalo o dokumenty, jejichž vyplnění bylo pro uživatele poměrně náročné. Zaměstnance nemocnice to zdržovalo, stávalo se, že nevěnovali vyplňování dokumentů dostatečnou pozornost, bylo třeba tyto dokumenty vracet k doplnění nebo dohledávat údaje. To snižovalo efektivitu práce a již tak obtížná a psychicky náročná práce lékařů a dalšího zdravotnického personálu byla ještě komplikována byrokratickou zátěží.

Situace měla i všechny další nevýhody typické pro oběh papírových dokumentů – nebylo možné zajistit centrální přehled o stavu jednotlivých schvalovacích procesů a občas se stávalo, že se některý dokument zdržel nebo prostě ztratil.

Ve většině případů nebylo možné proces zjednodušit prostě proto, že žádný z kroků nesměl být vynechán. To je zvláště markantní například u schvalování investičních výdajů, kde se mnohdy jednalo několikamilionové částky a způsob schválení tomu musel odpovídat.

Situace po nasazení řešení:

Mnoho procesů je pokryta inteligentními formuláři, které usnadní vyplnění dokumentů (ukáží uživateli, které kolonky má vyplňovat, nabídnou číselníky, poskytnou kontextovou nápovědu, automaticky dopočítají některé hodnoty, zkontrolují správnost formátu). U dalších procesů se zavedení inteligentních formulářů připravuje. Pro zaměstnance nemocnice to je vítaná změna zvláště u složitých dokumentů.

V případě dokumentů s anonymním podáním (například hlášení mimořádných událostí) nebo v situaci, kdy dokument vyplňuje nastupující zaměstnanec (formulář pracovního zařazení) je pomocí inteligentního formuláře dokument vytvořen, vytištěn a dále je předán v papírové podobě. Role inteligentního formuláře tak spočívá ve zjednodušení vyplňování a v tom, že uživatel má jistotu, že vše zvládl správně.

U dalších procesů je inteligentní formulář podepsán elektronickým podpisem vydaným interní certifikační autoritou nemocnice a systém zajišťuje jeho oběh (předkládání nadřízeným k podpisu, zastupování, eskalace v případě nedodržení termínu, archivace, udržování centrální přehledu o aktuálním stavu jednotlivých případů atd. )

V polovině roku 2007 jsou takto pokryty:

• veškeré žádanky a hlášení na IT (žádost o přístup do NIS, o vydání nového hardware apod.)
• část agendy lidských zdrojů (např. souhlas s pracovním nasazením)
• jakost (například dotazník spokojenosti pacientů)
• administrativa ekonomického úseku (například plánování služebních cest)

Nemocnice průběžně pokračuje v nasazování dalších formulářů a tím pokrývá další procesy. Řešení znatelně zvýšilo pohodlí zaměstnanců a tím si získalo i jejich podporu. V této souvislosti lze označit za prozíravé, že nejdříve byly nasazeny některé formuláře, které řešily „jen“ otázku vyplňování. Teprve poté, co si masa uživatelů ověřila, že ovládání nového řešení není složité a skutečně šetří práci, byly přidány i formuláře s automatizovaným oběhem.

Rozhovor s představitelkou nemocnice najdete zde.