Chcete podepsat smlouvu z lanovky v horském středisku? Zkontrolovat z letiště, jestli jsou podpisy protistrany na dokumentu platné? Vytvořit během dvou vteřin nezpochybnitelný důkaz, že vada se projevila před skončením záruční doby? Připojit jedním ťuknutím prokazatelný podpis na desítky žádanek? To jsou jen malé ukázky toho, k čemu můžete použít svůj chytrý telefon. Pokud víte, co s ním a máte v něm správnou aplikaci.
SmartPhony a tablety se již stala běžnou součástí firemního života, a to nejen u vrcholových manažerů. I v mnoha organizacích, kde tato zařízení pro své lidi nepořizují, zjišťují, že se jimi podstatná část zaměstnanců vybavila na vlastní náklady. Vedení podniků tak mají na výběr, zda budou novinku ignorovat nebo zda začnou přemýšlet, které procesy mohou být urychleny a usnadněny.
Uvažujete o možnosti rozšířit funkce vašeho systému? Využijte možnosti bezplatné konzultace s expertem Software602.
E-mail v telefonu? To už dávno nestačí!
Když hovoříme o chytrých telefonech a tabletech, máme na mysli iPhone, iPad a konkurenční zařízení pracující s operačním systémem Android. Mají dotykové displeje, jsou o dimenzi výkonnější než předchozí zařízení a umí všechno, co můžete očekávat od počítače, videopřehrávače a turistického fotoaparátu. Zkrátka, starý manažerský telefon je najednou velmi snadno ovladatelný, dramaticky výkonnější a dostupný úplně všem. To potvrzují i statistiky, podle nichž se prodává více SmartPhonů než „obyčejných“ telefonů.
...už nikdy se nebude čekat na to, až nadřízený podepíše smlouvu, objednávku nebo rozhodnutí. Podpis k dokumentu může připojit ze svého telefonu, ať už bude kdekoliv. Na služební cestě, na sjezdovce, na koupališti, doma…
Zvykli jsme si již na to, že zaměstnanci vybavení takovými zařízeními mohou nejen telefonovat, ale také přistupovat k e-mailu a prohlížet internetové stránky. Přibývá také informačních systémů, které umožňují omezený přístup z mobilních zařízení – manažer pak může nahlížet do účetnictví nebo třeba sledovat vývoj obchodních případů. Ale tohle všechno bylo realizovatelné i v rámci předchozí generace zařízení. Daleko zajímavější je situace tam, kde tyto „postpočítače“ umožňují provádět věci, které byly z notebooků nebo starších manažerských telefonů nemyslitelné. .
Originál dokumentu přímo v telefonu
Jednou z takových nových oblastí je spojení chytrých zařízení s jinou nastupující technologií – elektronickými originály dokumentů. Proto mohla firma Software602, která se elektronickým originálům dokumentů cíleně věnuje již řadu let, navázat na stovky projektů ve veřejné i komerční sféře (elektronické originály, řízený oběh dokumentů, konverze se zachováním právního účinku, důvěryhodná archivace a další) a představit několik nových aplikací. Kromě bezchybného zvládnutí technologií jsou na nich patrné i rozsáhlé zkušenosti s tím, jak práci s dokumenty co nejvíce zjednodušit a zefektivnit.
Daleko zajímavější je situace tam, kde tyto „postpočítače“ umožňují provádět věci, které byly z notebooků nebo starších manažerských telefonů nemyslitelné.
S ohledem na omezený rozsah textu zmíníme pouze dvě takové aplikace:
Software602 Sign Master, jehož základní funkce pokrývají:
- připojování elektronického podpisu, případně kvalifikovaného časového razítka,
- kontrola platnosti elektronického podpisu.
Jsou to funkce, které mohou působit na první pohled banálně. Dokud si nepřipomeneme, jak dalekosáhlý je jejich dopad. Ta první znamená, že se už nikdy nebude čekat na to, až nadřízený podepíše smlouvu, objednávku nebo rozhodnutí. Podpis k dokumentu může připojit ze svého telefonu, ať už bude kdekoliv. Na služební cestě, na sjezdovce, na koupališti, doma…
Odškrtnutí v systému versus skutečný podpis
Aby nedošlo k mýlce – nejde o to, že manažer či jednatel pošle zprávu, že s něčím souhlasí. Software602 Sign Master umožní k dokumentu přiložit zaručený elektronický podpis. To je něco úplně jiného než schválením odkliknutím – z právního i psychologického hlediska.
Kontrola elektronického podpisu může přijít velmi vhod stejnému manažerovi. Například proto, že před připojením vlastního podpisu může velmi snadno zkontrolovat, že k dokumentu jsou opravdu připojeny prokazatelné podpisy finančního ředitele a firemního právníka. Nebo aby se mohl ujistit, že podpis na smlouvě opravdu patří výkonnému řediteli protistrany. Mimochodem, bez aplikace jako Software602 Sign Master (respektive bez služby SecuSTamp, která je v pozadí) je ověření platnosti podpisu velmi obtížné, a to i z klasického počítače.
Nezpochybnitelná fotografie místo protokolu o stavu
Ale tablety a smartphony toho mohou umět mnohem víc. Jestliže držíte v ruce přenosný přístroj, v němž můžete vytvořit nezměnitelný originál a dokumentu a tento přístroje je zároveň fotoaparátem, jste skvěle vybaveni pro řadu situací, kde je zapotřebí nejen něco zjistit, ale také o tom vytvořit důkaz. Například důkaz o stavu elektroměru nebo jiného měřícího zařízení k určitému datu. Jindy potřebujete doložit, že zboží bylo dopraveno na místo včas. V nové budově čekáte spor s dodavatelem, zda vada vznikla před vypršením záruční doby nebo až po něm. Potřebujete doklad pro pojišťovnu, že automobil byl v určitém stavu hned po nehodě a že škoda nebyla způsobena dodatečně. Nebo doložit inspektorům bezpečnosti práce, že zábrany byly instalovány před zahájením výroby nebo že školení se skutečně zúčastnili všichni. To jsou situace, které se tradičně řeší tak, že vyplníte papírový protokol a přimějete nějaké další lidi, aby jej podepsali. Takový důkaz může být později napaden, ale určitou míru jistoty dává. Je však velmi pracný.
Zúčastněte se semináře pořádaného portálem bezpapiru.cz a firmou Software602! Využijte zkušeností ze stovek projektů! Legislativa, technologie, procesy, praktické postřehy, tipy a triky. Zkrácená verze semináře zdarma.
S aplikací Software602 SecuPIX situaci vyfotíte, fotografii okamžitě převedete do formátu PDF a připojíte k ní kvalifikované časové razítko. Tím vzniká nezpochybnitelný důkaz o čase, kdy byla fotografie vytvořena (respektive, že nebyla vytvořena později) a že v ní nebyly provedeny změny.
Některé najdete na market.android.com nebo na store.apple.com, ale ještě lepší je kontaktovat přímo firmu Software602. Obě aplikace toho umí mnohem více. Software602 Sign Master je například schopen napojit se na interní certifikační autoritu organizace, generovat podpisové certifikáty pro zaměstnance nebo zákazníky, připojovat časové razítko nebo třeba podepisovat celý seznam dokumentů jedním ťuknutím. Obě zmíněné aplikace ale mohou být velmi snadno rozšířeny o další funkce nebo jinak upraveny na míru. Proč byste se měli přizpůsobovat aplikaci, když se může aplikace přizpůsobit vám?
Pavel Durdil
Verze pro tisk
