Bezpapírové zpracování obchodní korespondence v JAP Trading

Zákazník:

Skupina JAP Trading se zaměřuje na prodej komponent a poskytování služeb společnostem působícím v oblastech hutnictví, slévárenství a těžkého průmyslu. Obchoduje se zákazníky ve 25 zemích celého světa, obrat skupiny – včetně dceřiných společností Spedex (logistika) a Izotechnik  - činí přibližně 1,5 miliardy korun. Mateřská společnost JAP Trading sídlí v Bystřici u Frýdku – Místku a zaměstnává asi 100 lidí.

Situace před zahájením projektu:

Již krátce po roce 2000 opustila firma stav, kdy obchodní personál vytvářel dopisy, nabídky a jiné dokumenty samostatně a uchovával je ve svých počítačích. Tyto dokumenty byly schvalovány, zasílány a většinou i archivovány na papíře, nicméně byly registrovány a existoval centrální přehled o jejich oběhu.

Tento stav byl spojen s následujícími omezeními:
•    pokud byly dokumenty předávány zákazníkům a partnerům elektronicky, dělo se tak v kancelářském software. Proto neustále hrozilo nebezpečí, že v dokumentu budou provedeny neoprávněné zásahy a třeba představenstvo zákazníka jej obdrží v jiném znění, než v jakém byl odeslán
•    příchozí korespondence byla kopírována. Originál byl archivován a po firmě obíhala kopie. S tím byly spojeny náklady (papír, kopírování, skladovací kapacity, čas lidí)
•    bylo možné zpětně provádět změny v elektronických dokumentech uložených ve firemním archivu
•    schvalování nabídek a jiných dokumentů neprobíhalo vždy tak rychle, jak by bylo zapotřebí. Mohlo se tak stát, že v archivu bylo jiné znění dokumenty, než jaké dostal zákazník
•    správa a rozšiřování systému bylo příliš komplikované.

Proto se v JAP Trading rozhodli pokrýt tuto oblast nějakým osvědčeným produktem. Takový produkt hledali přibližně rok, posuzovali různé systémy pro správu dokumentů, ale žádný z nich nevyhovoval. Až inteligentní formuláře 602XML byly schopny nabídnout požadovanou funkcionalitu za přijatelnou cenu.

Situace po nasazení řešení:

Vše, co přichází poštou do JAP Trading (vyjma reklam a jiných zbytečných papírů) je oskenováno. Originál je uložen do archivu, sken je vložen do inteligentního formuláře 602XML, který hraje roli „košilky“ a obíhá po firmě. Asistentka do tohoto inteligentního formuláře vyplní údaje o příchozí položce a pošle jej kolegovi, který má tuto záležitost pravděpodobně na starosti. Systém předá dokument (tak, že příjemce klikne na link v notifikačním e-mailu) tomuto zaměstnanci a ten posoudí, zda je skutečně určen pro něj. V kladném případě jej začne zpracovávat, v negativním případě vrátí zpět nebo rovnou přepošle kolegovi odpovědnému za tuto záležitost.

Systém dále sleduje a organizuje vyřízení dokumentu. To zahrnuje nejrůznější úkony od vypracování obchodní nabídky a její schválení na několika úrovních, až po prosté přečtení a vyhození do koše. Systém také umožňuje centrálně sledovat vyřizování všech případů, a to i zpětně.

Dokumenty určené pro odeslání z firmy jsou vytvářeny pomocí inteligentních formulářů 602XML. V těchto interaktivních vzorech jsou přednastavené fonty, grafický vzhled stránky i klíčové formulace tak, aby je uživatel nemohl měnit. Všechny takto vzniklé dokumenty jsou archivovány. Pokud uživatel provede změnu, systém vytvoří novou verzi a v archivu zůstanou obě. Po schválení je dokument odeslán buď jako PDF příloha e-mailu nebo na papíře.

Obdobně jsou řešeny i zápisy z porad a jednání a připravují se další inteligentní formuláře pro pokrytí některých výrobních procesů a zápisů z kontrol.

Dodané produkty a služby:

•    vytvoření sady inteligentních formulářů 602XML
•    nástroj pro provádění změn a vytváření nových 602XML Designer
•    systém pro jejich správu a řízení oběhu 602XML Form Server
•    poradenství, školení, podpora

Průběh projektu a hodnocení:

Prosazení formulářového řešení bylo usnadněno tím, že uživatelé již byli zvyklí na centrální řízení toku dokumentů a že již bylo provedeno základní zmapování procesů.

Vlastní projekt byl zahájen seminářem, na němž se kreslily mapy dosavadního oběhu dokumentů a diskutovalo se o tom, jak tyto procesy pokrýt inteligentními formuláři tak, aby to bylo pro uživatele co nejjednodušší. Poté následovalo vytváření formulářů, jejich testování a připomínkování uživateli.

Formuláře vytvořili experti Software602. Na vytvoření další sady formulářů (hlášení denní produkce a sběr dat do ERP systému) se již budou podílet zaměstnanci JAP Trading tak, aby tuto práci mohli po čase zcela převzít.

Formulářové řešení je v rutinním provozu od května 2009. Po několika měsících (až se osvědčí v živém provozu) bude roztaženo i do dceřiných společností Spedex a Izotechnik. Jedním z plánovaných rozšíření je i integrace tohoto řešení s datovými schránkami.

IT ředitel společnosti JAP Trading Ing. Miroslav Wajda uvedl: „Strávili jsme víc než rok hledáním toho správného produktu, ale nebyl to čas promarněný. Dnes máme životaschopné řešení, které šetří práci i papíry. Řada záležitostí je dnes vyřizována rychleji. A samozřejmě, je tu možnost zpětné kontroly, kdo co dělá. Vážíme si i vstřícnosti lidí z 602, která byla mimořádná.“