Inteligentní formuláře, SAP a jiné ERP systémy

V zajímavém článku, který nedávno přinesl týdeník Euro (zde) se hovoří o IT architektuře blízké budoucnosti, kdy organizace budou využívat omezený počet velkých komplexních informačních systémů a tyto systémy budou obklopeny ekosférou miniaplikací (inteligentních formulářů). Většina procesů je pokryta těmito inteligentními formuláři, které obíhají mezi uživateli podle předem stanovených pravidel.

 

Formuláře načítají data z centrálních systémů a zapisují do nich – podobně, jako by to dělal uživatel, kdyby měl odpovídající přístupová práva.  Hlavní výhodou takového uspořádání je možnost měnit nastavení procesů nebo pokrývat nové bez zásahů do centrálních systémů.

V řadě firem už takové uspořádání funguje. Centrálním systémem je nejčastěji ekonomické jádro SAP (to, čemu se dříve říkalo R/3) nebo některý z jeho konkurentů, obíhajícími satelity jsou inteligentní formuláře 602XML. 

Integrace? Žádný problém

Prvotním motivem nasazení bývá úspora za velmi nákladné licence ERP, ale velmi rychle se zpravidla ukáže, že mnohem významnější výhoda je jinde, a sice v možnosti zavádět nové funkce, pokrývat nové procesy a provádět změny v nastavení bez zásahů do centrálního systému. To znamená, že jakákoliv změna je řádově rychlejší, méně nákladná a je spojená s nižšími riziky. To platí i o prvním nasazení – namísto složitého mapování procesů je možné využít metodiku Try&Improve, takže implementace netrvá řádově měsíce a roky, ale dny nebo týdny.

Nejsnadněji to pochopitelně jde přes platformu NetWeaver, ale jindy formulářové řešení komunikuje přímo s bází nebo jiným modulem, ať už on-line nebo dávkově. Záleží vlastně jen na tom, jaké uspořádání nejlépe vyhovuje zákazníkovi.

Pro firmu Software602 to pochopitelně znamená nutnost řešit integrační záležitosti, a to nejčastěji s SAP. „602XML a SAP se přirozeně doplňují. A dnes máme dostatek zkušeností, abychom je dokázali hladce integrovat,“ říká ředitel divize Významní zákazníci Antonín Drahovzal. „Nejsnadněji to pochopitelně jde přes platformu NetWeaver, ale jindy formulářové řešení komunikuje přímo s bází nebo jiným modulem, ať už on-line nebo dávkově. Záleží vlastně jen na tom, jaké uspořádání nejlépe vyhovuje zákazníkovi a jakou součinnost poskytne jeho integrátor SAP. Preferujeme úzkou spolupráci, ale umíme si poradit i tam, kde je vstřícnost minimální.“

Náhradní díly, faktury, mzdová agenda...

Jaké typy procesů se kombinací technologií 602XML a SAP řeší? To lze nejlépe ukázat na konkrétních příkladech.

Třeba České dráhy. Když v opravnách potřebují objednat určitý náhradní díl poprvé (může se například jednat o komponentu k novému typu lokomotivy), je zapotřebí nejprve rozšířit stávající číselníky SAP o nový díl. Zaměstnanci opravny tedy vyplní inteligentní formulář, do nějž zadají popis dílu, typové označení, k čemu díl slouží apod. Po schválení v nákupním oddělení jsou informace zaneseny do SAP, zde dojde k automatickému rozšíření číselníků a může se objednávat. Více se o tom dočtete zde.

V české pobočce skupiny Viscofan zase pokryli inteligentními formuláři schvalování faktur. S tím, že faktura je vedena v SAP, ale po firmě obíhá elektronický formulář. A připravují se další procesy. (více zde)

Import Volkswagen Group zase pokryli administrativu typu cestovních příkazů. Zaměstnanci vyplňují inteligentní formuláře a po ukončení schvalovacího procesu data putují do SAP a personálního systému Nugget. (více zde)

...schvalování investic a e-fakturace

Další člen skupiny Volkswagen Ško-Energo zase využívá inteligentní formuláře ke sjednocení veškeré příchozí korespondence (datová schránky, sledovaný email, důležité listiny) a připravuje jejich využití i ke schvalování investičních záměrů. Správce technického zařízení vytvoří žádanku, která bude schválena na pěti nebo šesti úrovních a poté budou zanesena právě do SAP. (více zde)

„Prostě na SAP narážíme často, a proto jsou naše produkty dostatečně uzpůsobeny. Ale jinde formuláře integrujeme třeba s K2 nebo Heliosem. A zákazníci jsou stejně spokojení."

V Ingersoll Rand naopak funguje formulářové řešení jako výstupní modul k SAP. Fakturační údaje jsou importovány do formulářového řešení, kde jsou vytvářeny doklady ve formátu PDF, je k nim připojována elektronická značka (strojová obdoba elektronického podpisu) a jsou odesílány e-mailem. Stejné řešení používá už několik let OP Prostějov - více zde. (Připomínáme, že se jedná o podnik, který navzdory insolventnímu řízení vyrábí, prodává, vystavuje doklady, vede řádné účetnictví a komunikuje s obchodními partnery).

Proč právě 602XML a SAP? „Prostě na SAP narážíme často, a proto jsou naše produkty dostatečně uzpůsobeny. Ale jinde formuláře integrujeme třeba s K2 nebo Heliosem. A zákazníci jsou stejně spokojení,“ uzavírá Antonín Drahovzal.