Nakupování je přece tak zábavné!

To je důvodem, proč bývají nákupní procesy mezi prvními (společně se mzdovou administrativou), kterým se firma věnuje, pokud se chce zbavovat oběhu papírových žádanek. „Často se zároveň jedná o příležitost k postupné optimalizaci nebo k provázání několika procesů. Někdy se třeba ukáže, že data, která se při zadávání požadavku na nákup vyplňují, se zadávají znovu v rámci jiného procesu. Přitom není těžké nastavit přenos dat mezi dvěma inteligentními formuláři. Někdy se tak dokonce podaří celý proces eliminovat,“ říká obchodní manažer Software602 Antonín Drahovzal. Jeho slova potvrzuje příklad brněnské firmy Arco Farmer, kde takto automatizovali plánování kapacity kamionů. Když zaměstnanci sestavují jednotlivé objednávky, data se načítají do dalšího formuláře, který povolí realizaci objednávek až poté, kdy jejich součet naplní celý kamion. Zároveň formulář zaměstnanci nepovolí udělat objednávku, kterou by překročil kapacitu kamionu.

Kdo si to má všechno pamatovat?

Dá se říci, že  nákupní procesy v každé organizaci jsou do určité míry unikátní, protože jsou dány organizační strukturou, vymezením pravomocí i zvyklostmi, které v podniku panují. Přesto lze najít určité společné body, které musí pokrýt téměř každé formulářové řešení.

Vyplnění žádanky. Tím každý proces začíná a zde také spočívá první velký výhoda proti tiskopisům nebo vzorům v kancelářských programech. S inteligentními formuláři je vytvoření požadavku rychlejší, pohodlnější a méně náchylné k chybám. Položky jako kód zboží či číslo nákladového střediska se vyplňují výběrem z číselníků, některé kolonky se samy doplňují, kalkulace jsou prováděny automaticky, formulář kontroluje, že objednáváte skutečně jen to, k čemu máte oprávnění… zkrátka, ačkoliv má uživatel na obrazovce přesnou podobu tiskopisu, vyplňování je daleko snazší.

Pak je tu otázka sjednocení nákupů. V mnoha organizacích je tomu tak, že některé zboží  mohou zaměstnanci vybírat sami, u některých kategorií jsou zvolení pevní dodavatelé, někde je možné volit jen z uzavřeného počtu položek, občas má podnik domluveno pro to či ono speciální slevu… V praxi to pak znamená, že objednávky mohou reálně provádět jen ti, kdo si dokáží všechno zapamatovat nebo je třeba pokaždé prohledávat intranetové katalogy či telefonovat znalé kolegyni. Chytré formuláře tuto oblast pokrývají tak, že pokud uživatel zvolí určitý typ položky, inteligence skrytá ve formuláři určí, zda je možné pokračovat otevřenou volbou, výběrem ze škály nebo zda bude další kolonka automaticky vyplněna jediným povoleným produktem.

Celá reklamní kampaň v jediném formuláři

Oběh dokumentu. Důležité je i to, že v inteligentním formuláři mohou být vestavěna pravidla, kdo bude nákupní záměr schvalovat a v jakém pořadí. Někdy se jedná o značně komplexní předpisy, kdy schvalovací kolečko závisí na kombinaci výše částky, typu položky,  projektu, na který bude částka účtována a podobně. Formulářové řešení zajistí, že dokument skutečně proběhne definovaným kolečkem, že nikdo nebude vynechán a na nic se nezapomene. Jak Antonín Drahovzal připomíná, nový zaměstnanec vlastně ani nemusí pravidla přesně znát. Prostě vyplní, aktivuje elektronický podpis a pak už jen sleduje oběh žádanky po organizaci. Funkce typu zastupování v nepřítomnosti či automatického upomínání v případě nedodržení termínu jsou samozřejmostí. Firmy, jejichž manažeři hodně cestují, zase oceňují možnost schvalovat na dálku – z jiné pobočky, z terénu nebo třeba z domova.



Dokumentace schvalování. To je něco, co nemusí hrát roli u drobných položek, ale u větších částek má klíčový význam. Proto i ve společnostech, které nasadily velký procurementový systém, archivují u největších investic list papíru s ručními podpisy členů představenstva. A proč je v některých případech třeba archivovat technický popis objednávaného díla, s podpisem zodpovědného manažera na každé stránce (jinak mohou později vzniknout spory, kdo vlastně schválil tuto konkrétní specifikaci). Při nasazení inteligentního formuláře je kompletní dokumentace vložena do formuláře jako příloha a celek je zapečetěn elektronickým podpisem schvalujícího.  Stačí formulář nastavit pro dostatečný počet příloh – třeba v Sony lze do přílohy formuláře vložit kompletní návrh reklamní kampaně, včetně projektového plánů a náhledů grafiky.

Raději evoluce než velký třesk

A pak je tu to vlastní papírování. Někdo musí vytvořit objednávku, orazítkovat, odeslat, uložit do archivu, přepsat data do nějakého systému, kde budou párována s fakturami. Tedy..musí, pokud to místo zaměstnanců neobstará inteligentní formulář.

Zde může životní cyklus elektronického dokumentu končit. Nebo může zpracování informace pokračovat třeba vyhodnocováním kvality jednotlivých dodavatelů, vytvářením podkladů pro reklamaci nebo třeba požadavkem na rezervaci kapacity skladů. Tak jako v jiných oblastech nasazení inteligentních formulářů 602XML, hranicí je jen lidská představivost.

Velmi často využívanou výhodou je možnost zavádět formuláře postupně, tedy pokrýt na začátku pouze nejpalčivější oblasti a průběžně zavádět další formuláře – podle toho, jak se objevují nové potřeby a jak firma vnímá nové priority. Velmi často se začíná u reklamních předmětů – tak to udělali ve firmě Torola Electronic  – nebo u kancelářského materiálu, jak to připravují na magistrátu Karviné. Jinde je tomu zase tak, že inteligentní formuláře 602XML jsou nasazeny převážně kvůli jinému procesu. Ale když už ve firmě jsou, proč nepokrýt ještě schvalování nejčastějších nákupů? Třeba v sanatoriu Topas takhle řeší nákup zdravotnického materiálu.