Jestli existuje něco jako učebnicový příklad hladkého a všestranně úspěšného nasazení informačního systému, pak je to instalace formulářového řešení v Peikko Group na Slovensku. Projekt byl iniciován přímo ředitelem pobočky, od začátku existovala jasná představa o funkcích, softwarový produkt přesně odpovídal požadavkům, nasazení proběhlo prakticky přes noc, uživatelé i šéf IT jsou velmi spokojení…
Společnost Peikko, což v překladu znamená Troll, se již více než 40 let zabývá vývojem a výrobou nejrůznějších prvků pro ocelové stavební konstrukce. Patří v tomto oboru k absolutní evropské špičce. Centrálu má ve Finsku, prodejní pobočky ve většině Evropy a výrobní podniky ve čtyřech zemích včetně Slovenska. Právě ve fabrikách na Slovensku se náš příběh odehrává.
Vlastní podpisy za pár hodin
Když přišel v roce 2008 čas úsporných opatření, byly nákupy zboží a služeb mezi prvními oblastmi k řešení. IT manažer Alexander Toth dostal na úkol sehnat řešení pro elektronizaci schvalování nákupních požadavků. „Vedení potřebuje nejen informaci o provedených nákupech, ale i o položkách, které jsou teprve ve stavu schvalování. Podstatné je i snadný centrální přehled, které oddělení kolik utrácí a za co,“ vysvětluje IT manažer. Jak pokračuje, elektronické řešení mělo dát také jistotu striktního dodržování pravidel.
Alexander Toth prošel internetové stránky různých IT firem a stáhl si ukázku produktu, který se mu jevil jako nejnadějnější – inteligentní formuláře 602XML. S ukázkou byl spokojen, takže „šestsetdvojku“ kontaktoval a dohodl pilotní nasazení. „Téměř okamžitě jsme viděli, že nám ty formuláře perfektně vyhovují. Ani jsme nečekali na konec pilotního provozu a rovnou jsme objednali,“ uvádí. K tomu, aby mohl uvést řešení v život, potřeboval také zprovoznit interní certifikační autoritu, ale ani to nebylo obtížné. Jak říká, postupoval přesně podle návodu, který mu v Software602 poskytli, a po pár hodinách mohl vydávat první elektronické podpisy.
Každé rozhodnutí se počítá
Dnes nákupní proces vypadá tak, že zaměstnanec žádající o koupi vyplní inteligentní formulář a elektronicky podepíše. V dalším kroku schválí jeho šéf, poté finanční manažer, pak ředitel pobočky a odsouhlasený požadavek putuje na nákupní oddělení nebo se vrací zaměstnanci, aby si mohl zboží objednat sám. Přibližně 80 zaměstnanců takto nakupuje nejrůznější položky, od kancelářského vybavení přes IT až po opravy aut. Od března bylo takto vybaveno asi 2000 objednávek. A co tomu zaměstnanci říkají? „Nikdo si nestěžoval. Ostatně, je to pohodlnější i pro ně. Vyplnění požadavku na nákup je možné zvládnout za 20 vteřin. Tam, kde dříve obíhal zaměstnanec, nyní obíhá elektronický formulář,“ pochvaluje si IT manažer. A doplňuje, že jsou patrné i určité změny v chování. Teď, když existuje centrální přehled, pracovníci projevují při schvalování větší opatrnost.
Pokrytí nákupních aktivit tedy skončilo jednoznačným úspěchem a proto Peikko na Slovensku připravuje pokrytí dalších procesů, tedy žádostí o dovolenou a služební cesty. A uvažuje se i o sběru objednávek na některé produkty, což by znamenalo využívání inteligentních formulářů v celé Evropě.
Verze pro tisk
