Každý nebo skoro každý, kdo už s nějakým podnikem prošel pokusem o přechod od více či méně intuitivního či zvykového přístupu k pevným procesům, ví, že to těžké není definovat procesy, postupy a vzory dokumentů. To těžké je přimět zaměstnance k jejich dodržování déle než pár týdnů. A v zásadě nezáleží, zda se jedná o snahu přimět obchodníky k důslednému sdílení kontaktů, servisní pracovníky k vytváření výkazů o jednotlivých případech nebo třeba projektové manažery k detailnímu dodržování stanovené metodiky.
Dozor se po čase unaví, na kampaň se zapomene a lidsky pochopitelná snaha zaměstnanců usnadnit si práci zůstává.
Aby se na to zaměstnanci ne…
Korporace to zpravidla řeší interními komunikačními kampaněmi, menší firmy zostřeným dozorem, ale máloco opravdu funguje. Dozor se po čase unaví, na kampaň se zapomene a lidsky pochopitelná snaha zaměstnanců usnadnit si práci zůstává. Pokud jim práci neusnadní neusnadní vedení organizace. „Věděli jsme, že pokud bychom po zaměstnancích chtěli, aby vyplňovali nějaké složité papírové výkazy, nebudou to prostě dělat. Mají dost jiné práce,“ uvedla před časem pro SWět602 představitelka České správy sociálního zabezpečení, kde zaváděli nový proces sledování rizik. Situaci vyřešili tak, že zaměstnancům poskytli inteligentní formuláře 602XML, které lze vyplnit převážně zaškrtáváním možností, takže výkaz je hotov za několik minut. Formulářové řešení navíc umožňuje pracovníkům úseku kvality, aby tyto škály ve formulářích neustále doplňovali, takže zaměstnanci nemusí sledovat žádné novinky a aktualizace. Prostě se občas proklikají formulářem.Ale to není jediný důvod, proč podniky tak často v takové situaci sahají po inteligentních formulářích. Ještě významnější je možnost inteligentního formuláře striktně trvat na dodržení pravidel. Formulář nepovolí odeslání, pokud vyplnění není úplné a správné. Celkem rozšířená praxe, kdy uživatel vzor dokumentu změní tak, jak mu vyhovuje, nasazením 602XML končí. Jak to před časem popsal představitel pro kvalitu Severočeských vodovodů a kanalizací Martin Frič, „Neexistuje možnost výjimky. Samozřejmě, mohli bychom mít šablony v kancelářském software a posílat je elektronickou poštou, ale takové případy otevírají příležitost pro ´kreativitu´ namísto stanoveného postupu. Ale my nepotřebujeme kreativitu tohoto typu. Potřebujeme rychlost, správné data a jasné hranice.“ O tom by mohli vyprávět i třeba v nástrojárně Flow Tech, kde dnem zavedení formulářů skončily problémy s nepřesnými výkazy práce.
Ke každému případu existuje dokument, který jasně a nepopiratelně dokládá, že stanovený postup byl dodržen (to je jedna z výhoda elektronického podpisu).
Jednoznačně a nepopiratelně
Ale to není všechno. Inteligentní formulář obsahuje schvalovací cestu, případně komplexnější schvalovací pravidla, které nikdo nemůže měnit. Pokud chcete při schvalování vynechat nepříjemného kolegu z interního auditu, s inteligentními formuláři 602XML na to zapomeňte. Nikdo z vedení nemusí ztrácet čas kontrolami a přesto má jistotu, že pravidla se dodržují. Ani si nemusí lámat hlavu s auditem či jakoukoliv jinou kontrolou. Ke každému případu existuje dokument, který jasně a nepopiratelně dokládá, že stanovený postup byl dodržen (to je jedna z výhoda elektronického podpisu).Není tedy divu, že jsou do projektů nasazování inteligentních formulářů 602XML tak často zapojeni firemní šéfové kvality, ať už se jedná o zavádění některé ISO normy nebo prostě o to, že je zapotřebí mít určitou skupinu procesů pod striktní kontrolou. Třeba proto, že tyto procesy jsou důležité, že jakákoliv chyba nebo opomenutí by mohla znamenat zhoršení vztahu s významným zákazníkem, únik dat, hrozbu finanční ztráty nebo růst jakéhokoliv jiného rizika. Může se jednat „jen“ o to, aby byla v průběhu procesu skutečně zaznamenána data potřebná pro další rozhodování. Může jít o prokazatelné dodržení nějaké metodiky požadované zákazníky nebo investory. Nebo prostě „jen“ o to, že pro vedení je důležité, aby v některých věcech byl pořádek.
Sdílejte tento článek:
Verze pro tisk
