Mohou interní auditoři a šéfové kvality zbavit sebe a své kolegy zbytečného papírování, aniž by se tím vzdali možnost důsledně sledovat dodržování procesů? Očekávaná odpověď zní ano. Spolupracovnice serveru KnowledgeLeader Karen Titová ovšem upozorňuje na řadu okolností, které je důležité nepodcenit.
Jak uvádí, základní východisko je jednoduché. Před každou organizací, respektive jejím oddělením řízení kvality či interního auditu, stojí následující možnosti:
- Nedělat nic a zůstat u oběhu papírů
- Řešit elektronizaci vlastními silami
- Koupit řešení od externího dodavatele
Článek dále cituje experty, podle nichž ve většině velkých organizací převládají dvě situace.
- Vše se nadále řeší na papírech. „Elektronizace“ spočívá v tom, že na firemním intranetu jsou vzory dokumentů, které se tisknou a vyplňují ručně
- Organizace instalovala informační systém pro řízení kvality, ale tento systém se ve skutečnosti nepoužívá. K reálnému sledování průběhu procesů i nadále slouží papír. Problém je nejčastěji v tom, že systém je pro uživatele příliš komplikovaný.
Výzkumy přitom ukazují, že většina organizací si uvědomuje, že současný stav je neefektivní a potřebuje změnu. Přispělo k tomu zákon SOX (Sarbanes-Oxly) ,který dramaticky rozšiřuje povinnosti podniků, které alespoň část svých akcií obchodují na amerických burzách, sledovat různé ukazatele a pravidelně je vykazovat. Tento zákon výrazně zvýšil papírování v podnicích. Dalším impulzem je snižování počtu zaměstnanců, po němž v oddělení kvality zůstává zpravidla méně lidí, než je zapotřebí.
Pokud je už nějaké řešení nasazeno, většinou se jedná o některé z následujících tří kategorií.
- Soubor vzorů v kancelářských programech, hlavně ms Word a Excel
- Tytéž vzory, doplněné o databázi nebo systém pro oběh dokumentů, který byl naprogramován na míru organizaci
- Velké informační systémy třídy GRC (Governance Risk Compliance). V USA je řada firem, které takové systémy vyvíjí. Velmi často je ovšem dodávají poradenské společnosti a systémoví integrátoři.
Formulářová řešení vlastně nejsou výrazněji zastoupena. Ne proto, že by nebyla vhodná. Jde spíš o to, že organizace nevědí. Přitom právě k nim směřuje většina požadavků. Vedle prokazatelnosti (tedy elektronického podpisu) to je především flexibilita. „Potřebujete nástroj, který je skutečně flexibilní. Něco, se může snadno změnit, když se změní procesy nebo metodika. Další požadavek je, aby to pro uživatele bylo velmi jednoduché. A také možnost snadno měnit konfiguraci bez podpory dodavatele,“ cituje článek jednoho z ředitelů PriceWaterhouseCoopers Michaella Govella.
A jak konkrétně postupovat při výběru správného řešení? V prvním kroku by si firma měla ujasnit zadání a říci, co od elektronizace očekává. Jinak se stane, že koupí systém a po čase zjistí, že vlastně potřebovala něco jiného.
Podle Govella se má jednat o čtyři skupiny požadavků:
- ozsah současných i budoucích funkcí
- Orientační cena
- Místo v architektuře (s čím má být řešení v budoucnu integrováno)
- Které skupiny uživatelů mají mít přístup a odkud
Těchto požadavků by nemělo být příliš mnoho. Jen tolik, aby firma udržela přehled.
V dalším kroku článek radí identifikovat několik potenciálních dodavatelů. Nastupuje srovnání nabídek, ale ještě větší pozornost by měla být věnována dodavateli. Pokud se ukáže, že všichni jsou schopni dosáhnout přijatelných kritérií, je dobré vybírat, se kterým dodavatelem byste nejraději dlouhodobě spolupracovali. „Kdy byla firma založena? Kolik má zákazníků? Má reference z podobného typu organizace, jako je vaše? Komu patří? Kolik má zaměstnanců? Dokáže říci, jak bude vypadat další rozvoj produktu? A odpovídají ty záměry vašim plánům?,“ to jsou otázky, které by měly být v rámci rozhodovacího procesu položeny.
Celý text článku najdete zde.
Verze pro tisk
