Organizace řízené Ministerstvem práce a sociálních věcí zavádějí důkladný a promyšlený systém řízení rizik a realizace preventivních opatření. Klíčové osobnosti projektu se shodují v tom, že s papírovými dokumenty by nebylo možné přimět tisíce lidí, aby vyplňovaly nové výkazy. Nasazení inteligentních formulářů 602XML toto dilema pomohlo řešit.
Ohromnou výhodou se zde ukazuje flexibilita inteligentních formulářů. S tím, jak přibývá zkušeností, jsou do nich postupně zařazovány další skupiny rizik...
Vedení většiny komerčních organizací si je vědomo toho, že by mělo být připraveno na možnost nenadálé události – od velké katastrofy typu požáru či povodně, přes výpadky technologií a různá lidská pochybení až po zdánlivé maličkosti, které znemožní pokračovat v práci. Organizace by měla mít jistotu, že nedojde k nevratnému zničení cenných zdrojů a že provoz bude co nejrychleji obnoven, alespoň v dočasně omezené podobě. A zároveň je podstatné, aby na přípravu a realizaci preventivních opatření vynaložila jen tolik, kolik je opravdu zapotřebí.
Systematický přístup místo intuice
Stejný princip se týká i úřadů. Stačí si představit „jen“ situaci, kdy by nebylo možné několik týdnů nebo měsíců vyplácet důchodové dávky nebo vybírat pojistné. Proto patří k odpovědnostem každého manažera úřadu i to, že v případě nenadálé události budou nejcennější zdroje dostatečně chráněny nebo zálohovány a že budou existovat potřebné havarijní plány. Tento systém – závislý na konkrétních manažerech – je v současné době nahrazován systematickým přístupem, jaký se osvědčil například v bankách a energetických podnicích.
V ČSSZ berou zavádění systematického řízení rizik velmi vážně. Až bude plně zaveden, budou pověření zaměstnanci pravidelně vyplňovat elektronické formuláře s identifikací možných rizik, která zde budou ohodnocena podle předem stanovené stupnice a následně budou přijímána adekvátní opatření k pokrytí nejrizikovějších činností. Celý tento systém bude každé tři měsíce aktualizován a jednou ročně vznikne zpráva pro ministra práce a sociálních věcí.
Žádné papírování navíc
...narážela aktivita na zcela pochopitelné obavy z nárůstu administrativy. Proto v ČSSZ – stejně jako ve všech ostatních organizacích řízených MPSV – používají inteligentní formuláře 602XML.
Rozsah projektu nejlépe ilustruje skutečnost, že v konečné fázi by měly informace do formulářů zadávat přibližně 3 000 zaměstnanců. Proto se začalo pilotním projektem a řešení je postupně nasazováno do dalších organizačních jednotek. Když se v loňském roce začal pilotní projekt připravovat, narážela aktivita na zcela pochopitelné obavy z nárůstu administrativy. Proto v ČSSZ – stejně jako ve všech ostatních organizacích řízených MPSV – používají inteligentní formuláře 602XML. Vyplnit elektronický formulář je mnohem snadnější a rychlejší než jeho papírovou verzi, technologie navíc podporuje i další kroky – schválení zadaných dat nadřízeným nebo jeho vrácení k dopracování a následně pak centrální sběr dat.
Ohromnou výhodou se zde ukazuje flexibilita inteligentních formulářů. S tím, jak přibývá zkušeností, jsou do nich postupně zařazovány další skupiny rizik, takže jejich vyplňování je stále přesnější a více vypovídající. Vše je tedy na dobré cestě k tomu, aby systém řízení rizik byl zaveden v celé organizaci s mnoha tisíci zaměstnanci v plánovaném termínu, tj. do konce roku 2009.
Podrobnější případovou studii najdete zde.
Verze pro tisk
