V zásadě neomezeně mnoho. Jiná otázka ovšem je, práce s kolika systémy je ještě smysluplná a praktická. Pokud bude uživatel nucený otevírat pět nebo více aplikací, nejspíš se mu začne stýskat po papírových dobách, kdy všechny dokumenty ke schválení ležely na jedné hromádce. A stýskat se možná začne i informatikům, kteří řeší podporu takového uživatele. Zvláště pokud některé aplikace používá jen několikrát ročně.
Zkušenosti, legislativa, tipy a triky, možnosti technologií. Navštivte seminář pořádaný portálem bezpapiru.cz a firmou Software602!
Představte si manažera, který schvaluje v CRM, že zákazník může dostat slevu, v ERP proplacení faktury, v další aplikaci přístupová práva pro svého podřízeného a v nákupním systému požadavek na objednávku. Vedle toho občas musí schválit žádost o přístup k archivovaným dokumentům (DMS) a vyjádřit se k podkladům pro vedení organizace (speciální aplikace). A to ještě na elektronizaci čekají procesy pokryté čtyřmi různými aplikacemi.
Pokud nemá postupující elektronizace znamenat neúnosné nároky na schvalující manažery, existují jen dvě možnosti jak postupovat:
• Řešit všechny procesy a činnosti v jediném systému. Tedy nasadit například SAP se všemi moduly pro všechny uživatele v organizaci.
• Najít aplikaci, která bude se všemi systémy propojená, a která uživateli poslouží jako jednotné schvalovací rozhraní. Od té chvíle manažer neřeší, zda schvaluje v SAP, Oracle, výrobní aplikaci, agendovém systému nebo čemkoliv jiném. Otevře prostě schvalovací formulář, v němž budou uvedeny veškeré potřebné údaje (a odkazy, kde případně najít podrobnější informace) a v tomto schvalovacím formuláři připojí podpis. To je celé.
Jak elektronizovat schvalovací procesy tak, aby nebylo zapotřebí dodatečně podepisovat papíry. Jak archivovat elektronické originály dokumentů, které byly během schvalovacích procesů vytvořeny. Jaké možnosti dává legislativa. Co je možné, co je výhodné a co je praktické. Spojte se s expertem Software602.
Taková úloha je jako stvořená na míru pro formulářová řešení.
• Jejich standardní funkcí je schvalování s návazností na informační systémy. Data jsou importována ze systému do formuláře, proběhne schvalovací kolečko, data jsou exportována do systému a elektronický dokument s prokazatelnými podpisy je archivován.
• Výměna dat s informačním systémem nemusí probíhat jen na začátku a na konci schvalovacího procesu, ale je možná po každém kroku.
• Data z formuláře mohou být zapisována do více informačních systémů, aniž by hrozilo riziko, že vzniklé záznamy nebudou konsistentní.
• Přímo při elektronickém schvalování vzniká dokument s prokazatelnými podpisy, který bude vyhovovat auditorům a úřadům
• Organizace se vyhne nutnosti kupovat další licence informačních systémů, aby mohla do schvalovacích procesů zahrnout další uživatele.
Nasazení jednotného schvalovacího nástroje není důvodem k výměně toho, co již funguje. Ale měla by existovat dlouhodobá koncepce...
Využití inteligentních formulářů jako schvalovacího nástroje pro data v různých informačních systémech je již v řadě organizací běžnou záležitostí. Můžeme zmínit třeba Import Volkswagen Group, Viscofanu či magistrát města Děčín.
Nasazení jednotného schvalovacího nástroje není důvodem k výměně toho, co již funguje. Ale měla by existovat dlouhodobá koncepce, která zabrání nezvládnutelnému růstu počtu schvalovacích aplikací.
Převzato ze zákaznického newsletter společnosti Software602.
Verze pro tisk
