Sjednocení procesů, metodik a zkvalitnění personálního řízení ve všech organizacích zřizovaných Zlínským krajem v oblasti zdravotnictví, sociálních služeb, dopravy, kultury a školství s dopadem na zvýšení úrovně kvality poskytovaných služeb. Tak by se daly shrnout hlavní cíle probíhajícího projektu, jehož ambicióznost je patrná už z toho, že se jedná o více než 140 různorodých organizací, které zaměstnávají celkem necelých 14 000 lidí.
V roce 2007 schválila Rada Zlínského kraje Personální strategii Krajského úřadu Zlínského kraje a skupiny Zlínského kraje, jejíž součástí bylo rozhodnutí zavést klíčové procesy řízení lidských zdrojů do všech zřizovaných organizací. „Jedním z našich cílů je alespoň částečně sjednotit procesy řízení lidských zdrojů v našich organizacích. Za tímto účelem pro organizace např. zpracováváme doporučené metodické materiály, nabídli jsme jim prostřednictvím aplikace E-poradny, která pracuje pod prostředím HelpDesku, pracovně právní poradenství apod.,“ vysvětluje vedoucí oddělení Řízení lidských zdrojů organizací Zlínského kraje PhDr. Julie Zaydlarová. „Zkvalitňováním práce v oblasti řízení lidských zdrojů bychom chtěli přispět k vyšší kvalitě služeb poskytovaných občanům kraje.“
O papíru ani neuvažovali
Jakým směrem činnosti nastavit částečně určila provedená analýza na jednotlivých organizacích. Provedla ji specializovaná konzultantská společnost, zaměřená na oblast řízení lidských zdrojů. Na základě těchto výstupů, kterým předcházela rozsáhlá dotazníková šetření, workshopy a osobní rozhovory s vedoucími pracovníky jednotlivých organizací, mohl být určen rámcový směr orientace případně realizovaných aktivit. Jedním ze stanovených cílů bylo zavedení personálního controllingu, založeného na sběru vydefinované struktury dat z personální oblasti a následném benchmarkingu. K tomu ve Zlínském kraji využívají několik datových zdrojů. Jedním z nich je ISP (Informační systém o platech), do něhož posílají data všechny neziskové organizace v republice a ze kterého jsou získávána data o odměňování, věkové a vzdělanostní struktuře apod. Portfólio sbíraných dat je rozšířeno o další strukturu údajů o vzdělávání, fluktuaci, nemocnosti, čerpání benefitů v jednotlivých strukturách apod. Tyto informace doplňují data získaná z ISP a jsou sbírána prostřednictvím tzv. elektronického inteligentního formuláře. Pro benchmarking jsou navíc využívána data, zpracovaná společností TREXIMA spol. s.r.o. Zlín. Ve Zlínském kraji sběry dat probíhají v souladu s periodicitou výstupů z ISP v pololetí a ke konci kalendářního roku.
„Vůbec jsme neuvažovali o tom, že bychom rozeslali papírové dotazníky nebo třeba excelové tabulky,“ říká informatik Zlínského kraje Pavel Kopecký. „Znamenalo by to řešit problémy s vytěžováním dat a odstraňováním chyb.“ I výběr technologie byl velmi rychlý. Inteligentní formuláře 602XML totiž využívají již několik let, v poslední době stále častěji i v personální oblasti.
Na základě stanovené struktury dat, kterou vydefinoval jako zadavatel Zlínský kraj, zpracovali v Software602 první verzi formulářů. Úpravy pro další sběr dat již provádí Bc.Pavel Kopecký. „Naší prioritou bylo udělat sběr co nejjednodušší pro uživatele. Proto jsme zapracovali připomínky na základě předchozího sběru,“ vysvětluje. Hojně je využito výběru z číselníků, některé kolonky se potom samy předvyplňují.
Inteligentní formulář opět potvrdil naše očekávání. Dotazník byl připraven během několika dnů, nenastaly žádné technické problémy, máme centrální přehled, kdo již údaje vyplnil. S uživateli jsme řešili pouze záležitosti související s běžným ovládáním PC.
Snadný sběr a důkladná analýza
Před vlastním sběrem dat vždy proběhla důsledná komunikace, při které byli všichni ředitelé organizací na svých poradách informováni o personálním controllingu jako takovém a seznamováni se způsobem sběru dat i s vlastním on-line formulářem. Pro vyplnění formuláře jsou stanoveny dostatečně dlouhé, ale závazné termíny, které se ne vždy podaří z nejrůznějších důvodů dodržet. Po vyplnění a odeslání formuláře se data automaticky uloží do datového úložiště 602XML Form Serveru, odkud se importují do Excelu, kde s nimi specialistka controllingu pracuje v prostředí kontingenčních tabulek. Součástí analýzy je i porovnání s údaji databáze společnosti TREXIMA. „Data z pilotního sběru, která ukazují, jak to ve sledovaných organizacích vypadalo v prvních šesti měsících loňského roku, již máme vyhodnocena. Všechny zúčastněné organizace dostaly k dispozici zpracované Závěrečné zprávy. Analýza odkryla některá zajímavá čísla, která se stala podnětem k dalšímu řešení,“ konstatuje Dr. Zaydlarová.
Do pilotního sběru, který proběhl k 30. červnu 2009, byly zapojeny 23 organizace působící v oblasti zdravotnictví, sociálních služeb a dopravy. Další sběr dat, který probíhá v současné době a zahrnuje sledované období za celý kalendářní rok 2009, byl rozšířen do organizací z oblasti kultury. Celkem je do controllingu zapojeno více než 30 organizací, které celkem zaměstnávají přes 2500 zaměstnanců.
Výhledově bude sběr dat rozšířen do nejpočetnější a nejrozsáhlejší oblasti, kterou je školství. Předpokládá se, že se bude vyvíjet i analytická část řešená pomocí datového skladu. Jak vysvětluje Bc. Pavel Kopecký, chtěl by z 602XML Form Serveru čerpat data do datového skladu, což by usnadnilo zpracování a hlavně analýzu dat. „Co se týče samotného sběru, inteligentní formulář opět potvrdil naše očekávání. Dotazník byl připraven během několika dnů, nenastaly žádné technické problémy, máme centrální přehled, kdo již údaje vyplnil. S uživateli jsme řešili pouze záležitosti související s běžným ovládáním PC,“ uzavírá.
Verze pro tisk
