Pomozte svým dodavatelům fakturovat správně!

Věříte tomu, že je možné, aby naprostá většina faktur chodila do podniku nejen ve správném formátu, ale i opatřená metadaty, která umožní zcela automatické zpracování? Jste-li podnik spolupracující s řadou drobných dodavatelů, může být dosažení takového stavu překvapivě snadné.


Co vše je k tomu zapotřebí udělat? Vlastně toho není až tolik. Chce to jen rozumnou strategii, dostatečnou komunikaci a pochopitelně nasazení správné technologie.

Nejde o novou či nevyzkoušenou myšlenku, ve veřejné správě se s konceptem ISDS ready formulářů pracuje již delší dobu.

Pro dosažení výše uvedených výhod stačí provést tři snadné kroky:

  1. Požádejte své partnery, aby si zřídili datovou schránku, pokud jí ještě nemají, jedná-li se o živnostníky. Firmám byla zřízena ze zákona.
  2. Zveřejněte na své internetové stránce interaktivní formulář pro vytvoření elektronické faktury, který bude řešit i zaslání dat ve vámi požadovaném formátu a odeslání datovou schránkou. Takové formuláře dále označujeme jako ISDSready formuláře.
  3. Oznamte svým dodavatelům, že od nich budete přijímat pouze faktury vytvořené pomocí tohoto formuláře. Pokud je to zapotřebí, doplňte obchodní podmínky, smlouvy o zastupování či jiné obdobné dokumenty.

Nástroje zdarma pro elektronickou fakturaci a objednávání zboží

Vyzkoušejte volně dostupnou formulářovou aplikaci pro vytváření faktur a odesílání datovou schránkou! Nepotřebujete k tomu ani elektronický podpis. Tato aplikace může být využita v jakémkoliv IT prostředí. 

Výhody pro uživatele na obou stranách

To je celé. Vytvoření faktury bude probíhat tak, že uživatel (třeba živnostník, který pro Vás pravidelně pracuje) si stáhne formulář do svého počítače a vyplní jej. Někteří možná budou zpočátku nedůvěřiví, ale  velmi rychle zjistí, že je taková fakturace pohodlná a rychlá. To proto, že některé kolonky ve faktuře jsou již předvyplněny, nikdo už nemusí hledat vaše IČO či obchodní adresu. DPH a další hodnoty se samozřejmě počítají automaticky, formulář kontroluje správnost zadaných údajů atd.

...interaktivní formulář pro vytvoření elektronické faktury, který bude řešit i zaslání dat ve vámi požadovaném formátu a odeslání datovou schránkou. Takové formuláře dále označujeme jako ISDSready formuláře.

Poté, co je faktura vytvořena, stačí kliknout na tlačítko „Odeslat do datové schránky“. Automaticky je vytvořena datová zpráva, faktura je do ní vložena jako příloha, uživatel je vyzván, aby zadal přístupové údaje do své schránky a to je celé. Vystavitel faktury má ve svém počítači uloženo, co odeslal. Dodatečně si ještě může archivovat celou datovou zprávu včetně doručenky) a platící organizace dostává nejen fakturu připravenou na automatické načtení, ale spolu s ní další data potřebná pro zpracování. Například pozici pracovníka, u nějž má začít schvalovací cesta. Nebo interní číslo projektu. Nebo přiřazení schvalovacího procesu.

Vyzkoušeno v životních situacích

Příjemné je i to, že pokud dojde k organizační změně v podniku, interaktivní vzor faktury může být přizpůsoben obratem. Součástí řešení, které firma Software602 dodává, je systém pro správu formulářů, který umožňuje nejen velmi snadné publikování nových verzí, ale také aktualizaci i těch formulářů, které již mají dodavatelé rozvyplněny.

...platící organizace dostává nejen fakturu připravenou na automatické načtení, ale spolu s ní další data potřebná pro zpracování. Například pozici pracovníka, u nějž má začít schvalovací cesta.

A jsou i další možnosti. Chcete-li například zvýšit komfort svých obchodních partnerů, umožníte jim sledovat, kdo právě schvaluje jejich fakturu. Případně může být pro vytváření faktury využit import z výkazů práce. Možností je celá řada – záleží na prioritách každého podniku a na tom, s jakými partnery pracuje.

 

Organizacím, které každý měsíc zpracovávají faktury od stovek obchodních zástupců, drobných výrobců nebo třeba školitelů, může znít takový popis utopicky. Ale nejde o novou či nevyzkoušenou myšlenku. Ve veřejné správě se s konceptem ISDS ready formulářů pracuje již delší dobu. Jediným rozdílem je, že občan úřadu nevystavuje fakturu, ale podává žádost či oznámení. A data pochopitelně nejsou načítána do účetního systému, ale do agendové aplikace a spisové služby.