Datová schránka jako rozhodující krok k elektronizaci

Po doplnění podnikového informačního systému SAP o inteligentní formuláře 602XML má mladoboleslavský energetický podnik k dispozici dostatečné technologické nástroje pro postupnou, ale důslednou elektronizaci provozních procesů. Obsluha datové schránky už je automatizována, nyní mají přijít na řadu schvalování investičních záměrů, likvidace faktur a provozní deníky.

Společnost ŠKO-ENERGO je společný podnik mladoboleslavské škodovky, společnosti VW Kraftwerk a tří největších dodavatelů energií působících v České republice (ČEZ, RWE, E.ON). Automobilce poskytuje různé utilitní služby: dodává ji elektřinu, plyn, teplo, průmyslovou, pitnou a chladicí vodu, stlačený vzduch, odvádí a čistí odpadní vody. Kromě toho zásobuje teplem většinu obyvatel města Mladá Boleslav. Aby mohlo ŠKO-ENERGO tyto služby spolehlivě zajistit, provozuje odpovídající infrastrukturu a zaměstnává zhruba 250 lidí. Pětina z nich jsou uživateli SAPu, který je hlavním ekonomickým informačním systémem podniku.

...hledali produkt, který nabídne špičkové funkce v obsluze datové schránky a zároveň bude použitelný i k jiným účelům.

Mezi rozvojové priority v oblasti správy a řízení společnosti patří v současné době elektronizace interních procesů, k čemuž chtějí využívat jednak již zmíněný SAP, ale i další technologii, kterou si pořídili v loňském roce – inteligentní formuláře 602XML.

Někde 602XML, jinde SAP

Procesem, do kterého se chtějí pustit v nejbližší době, je schvalování investičních záměrů, tedy povolení k nákupu např. technických zařízení potřebných pro zefektivnění činnosti, zvýšení bezpečnosti nebo splnění nového požadavku regulátora. Odpovídající správce zařízení jej iniciuje tím, že vytvoří žádanku, která se v dalších krocích schvaluje na čtyřech až pěti úrovních, aby mohla být předložena členům dozorčí rady. V současné době (červen 2010) je proces ještě realizován oběhem papíru, ale brzy by měly nastoupit inteligentní formuláře a elektronické podpisy.
Zároveň se dokončuje projekt elektronizace schvalovacího oběhu došlých faktur. V něm bude naopak hrát hlavní roli SAP.

Dalším „adeptem na elektronizaci“ s využitím 602XML jsou provozní deníky, tedy pravidelně vedené záznamy o stavu technického zařízení, včetně oprav, údržby, stavu počitadla apod., které jsou v současné době vedeny v klasických sešitech nebo vytištěných tabulkách. A hovoří se i o dalších možnostech.

Když už, tak už

Nebýt datových schránek, určitě by se elektronizace nerozběhla tak brzy a tak rychle. „Řekli jsme si, že když už řešíme datové schránky, chceme takový nástroj, abychom jím mohli pokrýt i další procesy,“ vysvětluje Ing. Jan Horák z útvaru Financování a informatika. Proto je s investicí do inteligentních formulářů spokojen, i když provoz v datové schránce zatím není příliš velký. Elektronické originály přicházejí většinou ze stavebního odboru a týkají se stavebních úprav, přeložek a uzavírek. Instalované řešení (602XML Form Server a ISDS konektor) pravidelně monitoruje obsah datové schránky a předává zprávy na sekretariát, kde rozhodují, komu má být která zpráva postoupena.

Obrovskou pomocí je mu databáze příkladů různých formulářů, ze které se dá inspirovat, jak řešit určité problémy.

Výběr dodavatele tohoto řešení úzce souvisel se způsobem využití. Jak Jan Horák vysvětluje, hledali produkt, který nabídne špičkové funkce v obsluze datové schránky a zároveň bude použitelný i k jiným účelům. Výsledkem bylo zjištění, že takovým požadavkům nejlépe odpovídají inteligentní formuláře 602XML. „Nebudu zastírat, že roli hrála i cena,“ vzpomíná s úsměvem.

S databází příkladů to jde snadno

Rozhodnutí padlo na konci léta 2009. Následovala instalace, školení uživatelů a všechno ostatní potřebné k tomu, aby byl systém zprovozněn včas, tedy k 1. listopadu. „Přístup lidí z 602 byl vstřícný a na vysoké úrovni,“ chválí Jan Horák. V dalším kroku si ŠKO-ENERGO koupilo nástroj na vytváření vlastních formulářů. Díky tomu si mohou vlastní elektronizaci provádět sami a jen s velmi obtížnými úkoly se obrací na experty ze Software602. Jak Jan Horák říká, zpočátku se mu vytváření formulářů zdálo velmi složité, ale po čase si práci v novém prostředí dokázal osvojit. Obrovskou pomocí je mu databáze příkladů různých formulářů, ze které se dá inspirovat, jak řešit určité problémy.
„Základem úspěchu je mít všechno dobře rozmyšlené. Procesy, způsoby, cesty. To platí nejen pro formuláře, ale každý IT projekt. Pokud má nějaká myšlenka jen neurčité obrysy, velmi těžko se hledá řešení. To je důvod, proč jsem přesvědčen, že se nám elektronizace povede. Dobře víme, čeho chceme dosáhnout a máme v tom podporu vedení,“ uzavírá Jan Horák.

Popis ISDS konektoru - produktu pro obsluhu datové schránky, najdete zde